淺談如何加強企業的基建檔案管理工作

孫雪楊

[摘 要]基建檔案是企業檔案的重要組成部分，它記錄了工程建設的全過程，在企業的發展中發揮著積極作用。本文先就其重要性做了簡要的分析，其次，著重闡述企業基建檔案管理工作存在的問題，針對問題提出解決措施。做好檔案管理工作，為企業的長遠發展打基礎。

[關鍵詞]企業；基建檔案；管理

基建檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表和聲像等各種形式的歷史記錄。它既是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要條件，也是對工程進行維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。隨著檔案法律、法規的不斷健全，企業基建檔案的管理更加有章可循。因此，如何加強企業基建檔案管理工作，已成為我們必須深入思考的課題。

一、企業基建檔案的重要性

基建檔案是一種特殊的信息資源，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為企業規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對企業總體發展發揮著重要作用。還為歷史查找、產權查證、經濟糾紛等提供依據。同時，它對推動企業可持續發展具有十分重要的意義。企業基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料。這些檔案為企業的建設、維修、管理、改建和擴建服務。所以，做好基建檔案管理工作，對推動企業可持續發展具有十分重要的意義。

二、企業基建檔案的管理現狀

從目前企業基建檔案管理的情況來看。雖然基建檔案由綜合檔案室統一收集、整理、保管.但仍存在—些問題：

（一）基建檔案收集不齊全

基建檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、不系統等問題，特別是隨著人員變動和機構調整，造成基建檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了基建檔案的長久保護和開發利用。這些問題的存在使基建檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平。因此，采取有效措施，加強基建檔案管理工作刻不容緩。

（二）基建檔案管理標推不統一

目前，在企業基建檔案的管理上沒有統一的標準，各單位在收集范圍、期限劃分、案卷組合等方面都不一致。比如：收集歸檔中，竣工圖紙都劃歸在基建檔案門類之內，但有些文字材料、有關批文以及部分合同等，由于歷史原因卻歸在文書檔案內，割裂了基建檔案的自然形成規律。在保管期限劃分上，也沒有按其重要程度劃分保管期限，所有基建檔案都是永久保管，管理缺乏科學性。在組卷問題上，各單位也是自己摸索經驗，有些單位學習城建檔案的組卷方法，將竣工圖紙裝訂成冊，整齊、美觀，便于保管，但不太便于利用，查閱一張圖紙，要將整卷借出，有時會造成損壞，歸還后又要重新整理裝訂。有些單位將圖紙編號折疊，裝盒保管。

（三）基建檔案管理業務較為生疏

現在企業檔案管理人員，一般對文書檔案管理還較為熟悉，但對基建檔案的管理則缺乏學習和培訓，對現有的基建檔案的收集、組卷、編目、統計等工作也都是邊干邊學，摸索經驗，他們不甚了解基建檔案的形成特點，缺乏對基建部門在檔案資料形成積累過程中的檢查指導，工作往往處于被動局面.檔案編研和信息開發利用也較欠缺，沒有通過分析、歸納，使原始資料轉化為更高層次的二次信息。因而使整個基建檔案管理處在較低水平。

三、加強基建檔案管理工作的措施

（一）提高意識，加強宣傳

近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動一般是針對檔案法規及檔案工作自身而展開的，對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。另外，我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識，從而影響到社會對檔案館的認知程度。

（二）加強領導及部門的重視

近幾年根據基建檔案工作的實踐證明，搞好基建檔案工作，需要領導的重視。領導實實在在的支持，是搞好基建檔案工作的關鍵。把檔案的形成、積累、整理、立卷歸擋工作納入基建規劃、計劃、管理制度中，在基建工程的招標中，提出對檔案工作的要求，并將其納入基建管理人員職責范圍之中。檔案行政管理部門在規范單位總體歸檔要求時，也應對特殊載體的檔案給予更多的監督力度，以增加歸檔部門的重視程度。

（三）加強基建檔案的收集工作.提高歸檔率

首先，要深入學習宜傳檔案法規，加強建設單位和施工單位的檔案意識和守法意識。其次，要根據本單位的實際，制定可行的制度.還可與基建部門簽訂歸檔責任書，把基建檔案管理納入崗位責任之中.使基建檔案的收集、歸檔有章可循、有法可依；第三.檔案人員要積極理順收集渠道。基建項目由于工程期長，檔案資料要逐步形成積累和收集，在這期間，檔案人員還應深入施工現場進行宣傳、檢查、指導，隨時了解工程進度和現場施工文件材料的形成積累情況，發現問題及時解決，做到基建工程開始與資料收集整理同步進行，工程前期準備之時，就是基建檔案資料收集的開始.工程竣工驗收之日，就是基建檔案資料歸檔之日。

（四）建立和完善基建檔案管理的有效機制

檔案的收集、整理應該是建設活動的各方主體共同的責任，同時明確各方主體應負的責任。建立檔案管理不善責任追究制，對責任人要嚴肅追究責任。另一方面，在招標投標與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂有關合同、協議時，在合同、協議內明確有關工程檔案管理的具體要求，即同時簽訂負責建設工程檔案的收集、整理和報送內容、時間和履約承諾。對檔案工作不合格的單位除督促整改外，嚴格按合同進行經濟處罰。

檔案管理員是檔案的形成者和管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識。加強基建檔案管理人員在基建管理和檔案管理兩方面專業知識的培訓，不斷提高管理人員的業務水平，使之適應社會的需要。

參考文件：

[1]張智麗.企業基建項目檔案管理工作中存在問題及對策探討[J].昆明冶金高等專科學校學報，2011（04）.

[2]張莉.如何加強基建工程檔案管理[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2009（05）.