老師業務檔案網絡化管理探析

韓黎霞

[摘 要]老師業務檔案管理應該是一個老師教學、科研和相關的工作學術成就的展示，學術評價信息的收集、整理、加工、存儲、識別的過程，其中潛在的最重要的變化是，檔案的利用已經取代了檔案館館藏檔案成為最終的目標管理。這一理論的突破，使計算機和網絡廣泛應用于檔案管理現代化的信息技術手段，已成為學校檔案管理發展的必然趨勢。

[關鍵詞]業務檔案；網絡化管理；分析

一、老師業務檔案管理中存在的問題

近年來，隨著學校人事制度改革，人員流動頻繁，老師檔案動態性進一步加大，需要反映相關信息增多。手工管理模式已難以滿足要求，對老師業務檔案的收集、管理和使用帶來了很多問題。

（一）管理體制不規范

老師業務檔案是學校檔案管理的一個重要組成部分，由學校統一管理。但是一些老師業務檔案管理是根據歸屬不同的職能部門來管理，即人事檔案歸人事部門管理，教學檔案歸教學部門管理，科研檔案貴科研部門管理，這不僅容易造成老師業務檔案資料零散、不完整、不系統、甚至丟失，當提取，利用老師業務檔案資料時，必須分別對不同的部門咨詢、提取，老師業務信息的提取和利用帶來很大的麻煩，直接影響工作效率，給使用造成麻煩。同時，分散管理的狀況，使教師業務檔案載體、排列，編目等規格不規范、不統一，影響歸檔質量，成為管理的“短板”。

（二）管理制度的不完善

老師業務檔案是學校加強師資隊伍建設、教學評價能力和學術水平的重要內容，而且是老師年度考核、晉升、選擇的重要依據，還是衡量一所學校教學質量和學術水平的重要標尺。目前，由于老師檔案管理制度的不完善，管理機制不完善，造成廣大老師和管理人員的檔案意識薄弱，甚至一些檔案資料被作為自己獨特的成果，不愿向學校移交，給檔案采集帶來困難，更有可能造成不可估量的損失。

（三）管理手段較為落后

老師業務檔案信息內容涉及面廣，科學研究和學術含量高，需要建立一個快速、高效現代化的管理模式與其相適應。然而，目前大多數老師業務檔案管理還停留在手工或半手工操作狀態，所以老師業務檔案信息的收集、整理、歸檔，技術嚴重滯后，影響使用、編研和開放。

二、措施

為了改變老師業務檔案的現狀，充分發揮檔案的作用，使我們的教育教學能夠科學合理的發展，提升教學改革的推進速度和質量。我們應采取積極有效的措施，規范化建設老師業務檔案。

（一）加強教師業務檔案管理意識

一方面，必須由學校具體領導負責，部門選派負責人和專職管理人員對老師業務檔案進行專門化管理。另一方面，對教師和教學、科研單位宣傳教師業務檔案的重要性，提高教師業務檔案的全面認識，了解檔案的管理，讓每個人都能積極協助管理。

（二）做好材料收集和編制管理

數據采集是檔案管理的基礎工作，是收集的資料向檔案轉化的重要一步。這是一個固定的工作。管理者應通過各種手段真實、完整、及時、全面地將存入檔案材料進行收集、定義、分類，按照管理機構的檔案分類、編目、登記、統計和必要的處理。同時，在整理過程中，總結出更多的規律性、實用性和科學性的結論，發揮老師業務檔案的功能及價值，提高老師業務檔案管理的社會地位。

（三）建立健全檔案管理機制

檔案管理人員應該根據老師檔案的內容、特點、目的等方面采用合理的檔案分類方法、整理形式及應用手段對檔案材料進行編目；同時應選擇有效的管理及調控手段，制定檔案查閱及維護制度，使得管理工作能夠做到有章可循、有法可依，建立健全檔案整體的管理機制。

（四）注重培養及提高老師業務檔案管理人員專業能力及水平

老師業務檔案管理工作者不僅要全面了解所在學校的基本情況、特點及教學管理方式、目的，還要具有一定的檔案專業知識，熟悉檔案管理各項業務工作的原則和方法；因此各學校應加強老師業務檔案管理人員的培訓教育工作，同時給予他們相互交流思想、經驗的平臺，提高他們鉆研檔案專業知識及編研教師業務檔案的能力。

（五）積極采用信息化管理手段

現代信息技術優越性及發展普及速度，決定了信息化管理是老師業務檔案建設管理的必需手段。計算機對檔案材料進行的簡單信息整理、數據統計、運算及儲存，管理軟件及網絡技術對教師業務檔案進行的專業管理和使用，給教師業務檔案的管理工作帶來極大的方便。因此，充分運用計算機和網絡等現代信息技術手段，發揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點，建立起符合學校基本教師業務檔案信息的管理系統，對全校師資及教師個人實行全方位、多角度的綜合管理巳成為老師業務檔案管理工作發展的必然趨勢。

三、老師業務網絡化管理的重要

（一）為學校師資隊伍管理的定量化和科學化創造了條件

其真實地記錄、反映了老師的完整業績情況，在職稱評定、崗位聘任、評優評獎、各項評估中都有了可靠的依據和對教師情況動態的、相對完整的反映，有利于進行科學管理，保證客觀全面評價教師，減少評價主體的主觀性，進而避免評價者因為掌握信息不完全或偶然從非正式渠道接受錯誤信息而引起的評價偏差。

（二）有利于促成一種擇優激勵機制下的良性競爭

在客觀、公正、延續記錄的前提下，網絡化的老師業務檔案管理，更利于隨時隨地進行相同條件下的同學科老師之間的比較，有利于優秀人才的脫穎而出以及學術隊伍的汰弱留強，從而促成一種擇優激勵機制下的良性競爭。

（三）有利于建立更為科學的用人新機制

網絡化管理教師業務檔案，可以為新的用人機制提供詳細、全面的教師個人工作業績和學術水平情況，以及基礎理論的深度和廣度以及專業理論知識的應用能力。

（四）有利于人力資源管理過程的優化

在相關人群中讓老師的業務資料進行公示和公開，有利于盡早發現學術道德失范的現象，加強學術監督，重樹老師社會信用。

參考文獻：

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