人事檔案管理工作探析

胡春麗

[摘 要]檔案作為社會文明發(fā)展的產物，有著深刻的社會影響，是社會發(fā)展進步的標志之一。人事檔案的有效管理是人事工作的基礎，提高人事檔案的管理效率對人事工作的開展有著重要意義。所有我們要用科學的眼光來分析人事檔案的問題，逐步提升人事檔案管理的效能。在現(xiàn)階段中人事檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關系到未來人事制度的深化和改革，我們應該認識人事檔案管理中的問題并對這些問題進行有效的處理，從而大大提高人事檔案管理的效能。本文主要分析了人事檔案管理的重要性，人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題，提升人事檔案管理效能的途徑等內容，希望有一定的借鑒意義。

[關鍵詞]人事檔案；管理；工作探析

一、提升人事檔案管理效能的重要性

隨著改革開放的不斷發(fā)展，人事檔案管理不僅在國家機關中發(fā)揮的重要的作用，在其他社會組織中也有著重要的作用和影響。企業(yè)的快速發(fā)展，帶動著人事檔案管理的進步，對其提出了更好的要求。管理專家西蒙曾說過，管理就是決策。不管是在國家機關還是社會上其他的組織，在進行決策的時候都要依據(jù)人事檔案中的個人工作生活及工作經歷，日常工作情況和生活思想作風等方面進行抉擇。在進行人事決策的時候，人事檔案就提供了大量客觀，真實，可靠的信息。特別在社會市場經濟高速發(fā)展的過程里，由于企業(yè)的迅猛發(fā)展，人事檔案管理的效能逐漸得到重視和認可，成為企業(yè)不斷發(fā)展的動力之一。提高人事檔案管理的效能有助于減少企業(yè)發(fā)展的阻力，促進企業(yè)決策的優(yōu)化選擇，提高企業(yè)的管理績效。同時，人事檔案管理水平的提升也有助于促進企業(yè)的生產效率，提高市場競爭力，對人事資源管理的發(fā)展也有著深刻的影響，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)秀的服務。所以不管是國家機關還是企業(yè)，都應加強對人事管理工作的重視，加強人事檔案管理的效能，做到科學的進行人事管理。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）缺乏檔案規(guī)范指導性。要提高人事檔案管理的效能，首先應提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要缺乏對人事檔案管理工作的檢查指導，并沒有形成科學有效的規(guī)范管理方法。此外，也沒有建立相關的領導小組，存在業(yè)務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀指導。加上一些單位缺乏對于人事檔案管理人員的重視，沒有給這些員工進行有效的工作培訓，也是導致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（二）檔案管理意識淡薄。企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)活動中最基本的工作之一，但許多基礎事業(yè)單位對于人事檔案管理的認識不足，一些領導對人事檔案管理的重視不夠，存在落實不到位，應付了事，檢查隨意，監(jiān)督不及時等現(xiàn)象。還有一些工作人員認為現(xiàn)在提升干部只重視能力的德行，至于人事檔案沒什么用處。這些都顯示現(xiàn)在許多企業(yè)單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，管理的意識不夠強烈。此外還有許多畢業(yè)生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，棄檔的現(xiàn)象非常多，導致人事檔案管理工作一直處在被動的狀態(tài)，很難高效的開展人事工作。

（三）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項需要耐心，細心的專業(yè)人事來負責的工作，有著機密性，政治性，專業(yè)性等特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現(xiàn)在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數(shù)職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理的培訓。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個計算機十分普及的時代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無紙化辦公還沒實現(xiàn)，缺少適合人事管理檔案的計算機系統(tǒng)。就是因為人事檔案管理信息化低下導致了企業(yè)檔案管理水平和行業(yè)要求相差甚遠，與科學的管理要求也不符合。

（四）人事檔案管理缺乏時效性。在目前很多企業(yè)的人事檔案管理過程中，存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現(xiàn)信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料只是走個過場，沒有進行真正有效的管理，對真實人事現(xiàn)狀和工作情況反映較少，阻礙了人力資源部門的工作進展。

三、提升人事檔案管理效能的辦法

（一）建立規(guī)范化、信息化的人事檔案管理制度。高質量、高水平的人事檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的效能。

（二）充實認識檔案管理的內容。從企業(yè)科學用人的角度來看，企業(yè)為了能在激烈的競爭環(huán)境下脫穎而出，需要對自身員工有充分的了解，知人善任，才能有針對性，更有效的給員工安排適合的工作。為了提高企業(yè)人力資源部門的工作質量，在編寫和記錄人事檔案內容的時候就要盡量把個人工作經驗，工作經歷，專業(yè)特長，性格優(yōu)勢，道德水平等都記錄在檔案內，提高人事檔案的價值，為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以適當加一些更具個人特色的內容在里面，作為參考。

（三）完善監(jiān)督機制。人事檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來維護，用管理來保證工作質量，需要定期對人事管理工作進行監(jiān)督指導，成立人事檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況，提出有效的改進建議，進一步提升檔案工作的管理效能。

除了制度手段上的改進，企業(yè)檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。在信息化的時代中，計算機軟件已經逐漸深入到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應擅于利用新技術，有效提高人事檔案管理的效能，為企業(yè)更好的發(fā)展鋪平道路。

參考文獻：

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