淺談檔案服務工作

劉學軍

[摘 要]檔案是一個社會時代的寶貴信息和文化精神財富。檔案利用服務既是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作生存、發展的前提和基礎。隨著時代的進步，人們對檔案的利用需求越來越多，對服務要求越來越高，以往傳統的檔案服務工作已難以滿足當今社會發展的需要。檔案部門和檔案工作者應當與時俱進，積極創新檔案服務工作機制，才能使檔案事業煥發出新的生命活力，實現可持續發展。

[關鍵詞]檔案服務；工作探析

一、傳統檔案服務存在的主要問題

傳統檔案服務存在的主要問題大致表現在以下幾個方面：一是服務觀念差，服務意識淡漠。對館藏資源偏重于保管而輕于利用，甚至是藏而不用，把自身等同于機關衙門，對于普通檔案利用者一副居高臨下的姿態；二是坐等上門，被動服務。“體現在為讀者服務上就是坐等讀者上門，讀者問什么就答什么，館里有什么就提供什么。”缺乏服務的主動性和積極性；三是館藏檔案門類單一，利用率、查全率和查準率不高。館藏檔案大多是歷史資料和機關公文檔案，民生檔案、科技檔案、特色檔案等資源少，影響到檔案資源的有效利用；四是服務內容、服務形式和服務手段單調落后。傳統檔案館大多在服務上提供的是：一間用于查閱的閱覽室，一套流水賬本似的案卷目錄，一種你查我調、不冷不熱的服務流程；五是服務對象單一，服務面狹窄。各級檔案館的利用服務對象大多僅限于黨政機關及其工作人員，滿足其工作查考之需。中小單位、私營企業和普通百姓能走進其中的很少，基本不在其服務之列。

以上情況嚴重制約著檔案事業的發展，使得檔案工作與時代的要求差距較大。如果說這樣的服務在計劃經濟條件下還可以維持的話，在市場經濟條件下，特別是當今信息時代就很難適應了。創新服務機制，必須打破這種看家守攤的傳統服務方式。

二、創新檔案服務機制的必然性

首先，就事物發展上來講，歷史在前進，社會在發展。當今21世紀，是一個快速發展的知識經濟和信息時代的社會。就我國來說，特別是改革開放以來，國家政治、經濟、文化等各個方面都發生了前所未有的新變化。在知識經濟和信息化時代的大背景下，我國實施了以經濟建設為中心工作的戰略轉移，提出了依靠科學發展建設小康社會、和諧社會的奮斗目標。由于檔案是重要的信息資源，在當前信息化時代這一大背景下，無論是國家領導、政府機關還是單位集體、普通公民，都對檔案服務表現出前所未有的渴求與需要。面對新的形勢，檔案工作者必須解放思想，與時俱進，注重檔案資源的開發利用，全面創新服務機制。

其次，就檔案服務本身來講，社會對檔案的利用服務也隨著客觀變化了的生活需求、環境和物質條件而出現新的變化。“時代的發展要求檔案在內容上越來越多，在利用頻率上越來越高，在服務領域上越來越廣，在服務方式上越來越活”。具體說來，一是對檔案資源內容的需求，不再僅限歷史研究資料，而是更多地轉向與經濟建設和日常生活緊密相關的材料；二是檔案利用群體的變化和擴大。隨著計算機的普及和網絡技術的廣泛應用，傳統簡單的進館查閱、手工檢索等形式已不能滿足用戶的要求，需要引入新的技術手段，依托電腦和網絡信息技術，實現利用服務上的數字化、自動化、現代化和網絡化。

由此可見，創新檔案服務機制是應對時代變革，推進檔案工作開創新局面的必由之路和必然選擇。“檔案服務機制的創新和實踐是科學發展檔案事業的內在要求，也是檔案工作適應改革發展，更好地實踐檔案經濟社會作用的根本保證”。

三、創新檔案服務機制的基本切入點

首先，就廣義上來說，應當包括以下幾個方面：一是政策法規上的創新。檔案服務工作要加強法律、法規和制度上的建設，使檔案利用服務做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究。二是工作理論上的創新。隨著我國市場經濟體制的確立和發展，以及現代信息技術的廣泛應用，以新型信息數碼技術為特征的新型電子檔案的出現，帶來了對傳統檔案理論的沖擊與挑戰，有待檔案理論工作者做大膽的理論創新，以適應和指導檔案服務工作的新實踐。三是管理體制上的創新。檔案工作的基本業務內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和開發利用，是一套緊密相連的工作流程。要創新，必須有健全、完善的工作機制來保證，以克服和防止工作中的隨意性、盲目性。要有一個系統完整的程序來約束和規范，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉靈活的工作機制。

其次，從狹義上講應包括以下幾點：一是服務思想和服務意識的創新。要解放思想，更新重藏輕用的傳統觀念，革除看攤守店的習慣思維，打破坐等上門、被動服務的陳舊思想，增強服務的主動性、積極性。要“大力弘揚緊跟時代、開拓創新的精神，進一步樹立改革意識、競爭意識、服務意識、超前意識、文化意識、科技意識、效益意識、法律意識和開放意識，為創新服務機制打下良好的思想基礎。”努力做到黨和政府的工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務到哪里；社會事業發展到哪里，檔案工作就保障到哪里；人民群眾需要什么服務，檔案工作就提供什么服務。二是服務內容與形式的創新。既要注重圍繞黨和政府的中心工作為各級領導決策服務，又要注重為建設和諧小康社會滿足廣大人民群眾的需要服務。加強科技檔案、專業檔案和特色檔案的建設，提高服務的主動性、針對性和及時性。既提供查簡單閱服務，又提供深層次編研服務，逐步擴大特色服務和上門服務，舉辦“檔案下鄉”、“檔案進萬家”等活動。

總的來說，創新檔案服務機制就是要緊緊圍繞黨的中心工作，圍繞全面建設小康社會奮斗目標，落實科學發展觀，堅持解放思想、與時俱進，努力使檔案工作更加貼近社會經濟發展，貼近群眾生活需要，滿足社會多方面的服務要求。最終實現檔案管理主體由封閉型向開放型的根本轉變，管理職能由保管型向利用型的根本轉變，服務理念由被動的要我服務向主動的我要服務的根本轉變。

參考文獻：

[1]陳偉國.檔案利用服務就在百姓身邊[N].中國檔案報，2011年.

[2]馬小凡.民生檔案利用服務實踐中的問題反思[A].檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C]，2011年.