檔案保護工作相關技術問題及對策

于雪紅

[摘 要]檔案技術保護工作對任何單位都是非常重要的，關系到國家的安全和利益。隨著社會的高速發展，信息化程度不斷提高，檔案越來越呈現出多元化和開放性，相關檔案工作也呈現出現一些復雜的特點，傳統的檔案管理模式已逐漸被電子信息技術模式所取代。就目前檔案工作情況，筆者進行了詳細的闡述，并且提供了一些切實可行的建議。

[關鍵詞]檔案保護；問題；對策

隨著政治、經濟、科技和文化交流與合作的日益發展，在工作活動中形成的檔案越來越多、內容和形式越來越豐富；同時，檔案技術保護工作也出現了一些新情況、新問題，對檔案工作人員提出了新的要求和挑戰。目前，傳統檔案和新興的電子檔案都發揮著極其重要的作用。如何做好新時期檔案保護工作，是檔案管理工作者不能回避的重要課題。

1.檔案保護工作的特點及重要性

檔案作為記錄歷史、傳承文明的重要載體之一，是國家和民族的一筆巨大文化財富，是發展和繁榮社會主義文化的寶貴資源。因為檔案中包含著一些重要的資料、數據等，所以，檔案保密工作作為一項基礎性工作是非常重要的。做好檔案保密工作，可以為人才的發展營造一個公平、公正的環境，可以維護國家的安全和利益，其戰略意義不言而喻。

2.目前檔案保護工作遭遇的挑戰

2.1檔案管理人員素質較差

一些檔案工作人員專業知識技能達不到要求，思想覺悟不高。不能認真細致地整理、保管檔案資料，導致經常發生檔案丟失、損壞的情況，給正常工作帶來困難。另外，隨著電子檔案的普及，一些檔案工作人員漸漸放松了對保密工作的警惕性，不清楚自己崗位的保密要求。

2.2電子檔案的應用為保密工作增加難度

現代信息技術的高速發展對于檔案保密工作來說是一把“雙刃劍”，一方面，信息技術的廣泛應用大大提高了檔案工作的效率，方便了檔案的保管和利用；另一方面，現代信息技術也對檔案的保密工作提出了不小的挑戰，一些秘密檔案在傳輸的過程中極易被竊取，不法分子利用高科技手段在網上竊取機密的檔案信息，給檔案的保密工作構成了巨大的威脅。所以說，現代信息技術的發展為檔案保密工作增加了不小的技術難度。

2.3存放檔案的條件差

現在，一些單位檔案庫房設施差，管理不到位的問題尤為突出。不論什么單位，檔案庫房都應該單獨興建，以保證檔案的安全。但是在一些條件比較差或安全意識不到位的單位，檔案庫房就設在辦公樓內的儲藏室、地下室等偏僻的地方，既達不到檔案的保管環境要求，也常常出現管理不到位的情況，檔案損壞、流失、泄露等現象很容易發生，完全不能保證檔案的安全性，更提不上什么檔案的保密工作了。

3.檔案保護工作的改進方向和防護措施

3.1對傳統紙質檔案的保護措施

庫房建筑是檔案保護最基本的物質條件，檔案庫房的質量直接決定了檔案保護工作的好壞，所以要注意以下問題：一是選址要科學適當，即要選在地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通和環境安靜等等的地段；二是規劃設計要合理，庫房建設應以建設圍護結構為主，適當配以少量機械設備調節庫內溫濕度；三是建筑質量要好；四是杭拒自然災害的能力要強。只要在檔案館的選址方面遵循以上原則，檔案的安全就有了基本保障。此外，傳統檔案的載體主要是紙張，由于外界各種環境因素的作用，紙質檔案在保存和利用過程中會發生變脆、蟲蛀、霉爛、殘缺或相互粘結等毀損現象，嚴重時會無法利用，從而失去其應有的使用價值，造成不可挽回的損失。紙張的耐久性取決于其自身纖維素的性質，纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等條件下皆可發生水解和氧化反應。為此，要在做好檔案館室溫濕度和環境中各種理化參數的控制。具體方法是：按時測量、準確記錄庫內外溫濕度，適時開窗通風、密閉、除濕、升溫、降溫。利用破酸氫鎂去酸法、氫氧化鈣與碳酸氮鈣去酸法以及采用堿性金屬氣體二乙基鋅去酸法等能對檔案中的酸性有效地去除，防止紙張和字體因pH變化而出現變色。目前，很多的研究機構在研究除氧劑方面都在不斷的進行努力，主要是這種物質能夠更好的防止物品出現氧化的情況，關于蟲霉防治，放射性同位素是一種非常新的技術，主要是在工業和農業中得到了很好的試驗，這樣對能夠更好的解決檔案和圖書出現害蟲的問題。

3.2對新興電子檔案的保護措施

電子檔案是指在數字設備及環境中生成的，以數碼的形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體中，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。通常電子檔案信息與載體分離，因此磁性載體記錄的信息能夠毫無痕跡地被修改、增加和刪除。電腦病毒是電子文件信息保護面臨的一個不可忽視的問題，其是一種破壞程序，通過修改電腦文件中的其它程序，把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。電子檔案的加密和解密技術都在不斷地發展，保護電子文件信息的技術只能是相對的，建立“信息安全管理體系”是有效的途徑之一，通過風險評估，采取一系列的控制措施，盡可能地保證檔案信息的安全性。磁性載體檔案的再現依賴記錄和重現設備，因此維護磁性載體檔案錄放設備和磁性載體檔案的日常保管環境，是磁性載體檔案形成后的必要工作。

4.結語

綜上所述，檔案的保護工作非常重要，需要涉及很多具體的保護措施，具有重要的戰略意義。目前隨著檔案越來越呈現多元化和開放性，比如數字信息檔案的出現和普及就給檔案工作者帶來了不小的挑戰，我們要加強制度建設，完善監督體系，加大技術支持力度，相信我國未來的檔案工作會有長足進步，為社會的蓬勃發展貢獻力量。

參考文獻：

[1]金麗.如何做好檔案的保護工作.中小企業管理與科技（下旬刊），2011年第7期.

[2]李延杰.淺談印章檔案的收集和管理[J].理論觀察，2010（6）：177.