淺談水利勘測檔案規范化管理

顏世忠

[摘 要]水利勘測檔案是水利勘測的原始記錄，是指導水利勘測勘探的重要參考資料，在水利工程的建設和建成后的運行過程中起著至關重要的作用。本文論述了水利勘測檔案管理工作中存在的問題及解決對策。

[關鍵詞]水利勘測； 檔案管理； 規范化

水利勘測檔案資料是水利勘測工作歷史的最直接、最真實的反映，是各個歷史時期水利勘測工作的系統性的總結和查閱資料，同時也是水利勘測勘探科技成果的最集中的反映。加強水利勘測檔案規范化管理是水利勘測管理部門重要的一項基本任務，確保水利勘測檔案的準確、完整及系統性才能夠為水利勘測勘探機構提供更加有效和可靠的服務。本文主要探討在水利勘測檔案規范化管理工作中存在的問題，并就這些問題提出一些相應的解決對策，以期對更好地開展水利勘測檔案管理工作有所借鑒。

一、當前水利勘測檔案規范化管理中存在的問題

1.水利勘測檔案的儲存設備不完善。由于對水利勘測檔案規范化管理的重要性缺乏必要的認識，使得水利勘測檔案的相關管理部門不能夠以國家規定的水利勘測檔案管理標準來執行管理配套設施的購置，造成了現實中水利勘測檔案儲存設備的不到位。

2.水利勘測檔案在歸檔過程中出現檔案立卷不明、分類不詳細、準確的現象。由于水利勘測檔案屬于水利勘測科技檔案范疇，依據《檔案法》規定，檔案工作實行統一領導，分級管理的工作原則，以維護檔案的安全和穩定，使得社會各方面能夠平等的利用檔案資料。但是在現實的水利勘測檔案管理過程中由于具體的檔案管理人員缺乏必要的水利勘測學科知識和檔案管理知識，使得水利勘測檔案由于人為因索出現了立卷不明、分類不詳細、不準確的現象，影響了檔案的查閱與使用效率。

3.水利勘測檔案在信息采集方面采集手段落后、領域不廣泛。水利勘測檔案在信息采集方面存在著較為嚴重的問題，由于不能夠及時地使用較為先進的技術采集手段，而僅僅是依靠傳統的信息資料抄錄等手段進行信息資料的整編與匯集，導致信息存在著嚴重的滯后性、采集面單一、應用領域不寬泛。

4.水利勘測檔案管理服務工作整體服務質量水平較低。水利勘測檔案的管理是為了給相關的人員提供更好的服務，以滿足使用者工作、研究、學習的需要。但是，在實際的水利勘測檔案管理過程中這一服務理念并沒有被很好的貫徹與實施，相反，水利勘測檔案管理服務工作質量嚴重下降，管理人員的服務意識不足；另外，管理手段也有待提升，當前的水利勘測檔案管理仍然以傳統的手工管理模式為主，管理中現代技術手段未被充分接納和采用。

5.水利勘測檔案管理工作人員責任意識不強。水利勘測檔案管理工作由于尚未充分的采用現代管理理念，導致工作人員對于其所從事的工作責任意識不足，工作缺乏積極主動性，人員的流動性較大。

二、做好水利勘測檔案規范化管理的有效對策

1.加大對水利勘測檔案儲存設備的投入，改善水利勘測檔案保管的環境和條件。水利勘測檔案管理部門可以增加對子檔案儲存室的修繕預算，保障足夠的檔案室修整與完善資金。定期對檔案存儲室進行檢查和維修，以及時發現問題，擬定相應的解決對策。對于不適于現代檔案保管的設備進行果斷淘汰，及時增購技術含量高的現代檔案存儲設備，以為更好地保管檔案創造良好的條件。

2.加強對水利勘測檔案管理工作的重視程度，形成良好的檔案分類管理機制。實現水利勘測檔案規范化管理必須以水利勘測檔案管理重要性認識程度的提高為基礎，并加強對檔案分類管理機制的建設與完善工作，制定統一的分類管理標準，嚴格執行《檔案法》的相關管理規定，建立起檔案管理人員崗位責任制，在檔案管理工作中堅持統一管理與分級管理相結合的管理機制。

3.注重原始水利勘測檔案的歸檔管理，保障水利勘測檔案的準確性和有效性。原始水利勘測檔案的完整性和準確有效性是水利勘測檔案管理的基礎和依據，否則，水利勘測檔案管理的價值將不復存在。原始水利勘測檔案的形成貫穿于整個水利勘測勘查工作的全過程，它包括具體的水利勘測勘探立項、設計、實地野外勘探作業及最終的勘探成果報告、審查驗收等環節，這些階段所獲取的水利勘測檔案是第一手的、最原始、最重要的檔案，對于以后的具體的施工建設具有引導和糾偏作用，因此保證原始水利勘測檔案的完整性和準確性是做好水利勘測襠案規范化管理的基礎。

4.建立水利勘測檔案數據庫，實現水利勘測檔案管理信息化。實現水利勘測檔案規范化管理的關鍵是實現水利勘測檔案管理信息化。具體來講可以建立水利勘測檔案數據庫，以進行水利勘測檔案資料的全文數據庫檢索。水利勘測檔案管理部門可以將現存的水利勘測檔案資料進行圖文數字化，將紙質的檔案資料進行計算機的電子掃描、編輯，從而將水利勘測檔案資料以數據的形式進行保存，為水利勘測檔案的保存與管理提供了更多一層的選擇；并且，進行水利勘測檔案數據庫的建設可以取消水利勘測檔案資料的使用時空限制，用戶可以借助網絡平臺進行水利勘測檔案資料的隨時調取與查閱，大大的提高了水利勘測檔案資料的利用效率。

5.加強水利勘測檔案管理人員的業務培訓，提升其工作質量和服務水平。水利勘測檔案規范化管理必須注重對于管理人員的業務素質培訓，以提高其工作質量和服務水平。要對檔案管理人員進行現代管理理念的灌輸與培訓，提高其對于管理工作重要性與價值的認識，將現代的先進的管理理念融入到水利勘測檔案規范化管理工作中，將管理知識與技能的提高作為工作人員的績效考核標準，從硬性角度來強化管理人員的業務技能，從而在整體上提升水利勘測檔案管理隊伍的素質。

參考文獻：

[1]喬道偉；如何加強檔案的保管工作[J]；經營管理者；2011年17期

[2]鄔澤蘭；基層檔案室的檔案保護工作不可忽視[J]；辦公室業務；2012年14期