現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理相關(guān)問題的思考

魏艷

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展以及計算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，電子檔案應(yīng)運而生。它是現(xiàn)代科技發(fā)展與檔案工作相結(jié)合的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)打破了檔案載體單一的格局，滿足了人們對檔案利用的需求和實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理的需要，是檔案事業(yè)中的新生事物。如何加強(qiáng)電子檔案管理，規(guī)避其管理風(fēng)險是我們每一位檔案工作者義不容辭的職責(zé)和使命。

一、電子檔案管理面臨的主要風(fēng)險

1、技術(shù)風(fēng)險。由于電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)具有極強(qiáng)的依賴性，所以當(dāng)計算機(jī)系統(tǒng)存在問題時，將可能導(dǎo)致一系列嚴(yán)重后果，如軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足電子檔案工作的需要或達(dá)不到預(yù)期的使用目的；載體穩(wěn)定性差、物理壽命短、容易損壞；與本單位其他軟件不兼容，影響檔案工作效率；所選擇的技術(shù)方案落后，容易被淘汰；系統(tǒng)有缺陷，給病毒、蠕蟲、木馬等惡意程序的傳播和入侵提供機(jī)會；在文件傳輸時出現(xiàn)錯碼、亂碼、無法識別等現(xiàn)象。這些都會給電子檔案的交換、共享、長期保存帶來難度。

2、自然環(huán)境風(fēng)險。產(chǎn)生這一風(fēng)險的主要因素有三：一是保管場所因素，包括溫度、濕度、光線、電磁場等，不適宜的保管條件會導(dǎo)致電子檔案質(zhì)量缺損，如高溫、高濕會縮短信息載體的壽命，強(qiáng)磁場則可能導(dǎo)致磁帶消磁等；二是自然災(zāi)害，如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然環(huán)境災(zāi)難；自然災(zāi)害帶有一定的地域特征，如雷電多發(fā)區(qū)可能發(fā)生雷電擊毀電腦芯片的現(xiàn)象；三是不可抵抗的人為災(zāi)難，如恐怖襲擊、縱火等。上述情況給電子檔案帶來的損失往往是毀滅性的。

3、管理風(fēng)險。電子檔案管理是一種新的檔案形式，目前，電子檔案的管理還有許多不盡如人意的地方，如資金投入不足、機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員配備不到位、沒有明確主管部門、沿用或照搬紙質(zhì)檔案的管理方法、缺乏科學(xué)適用的管理制度化管理標(biāo)準(zhǔn)等，這些因素加大了電子檔案管理的風(fēng)險程度。

4、數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險。即由于數(shù)據(jù)存取不當(dāng)對電子檔案的真實性、完整性所造成的風(fēng)險，這一風(fēng)險基本上來源于本單位內(nèi)部。主要表現(xiàn)為：一是電子檔案形成過程中數(shù)據(jù)采集不準(zhǔn)確或有缺損；二是數(shù)據(jù)存取權(quán)限未加密或加密方法簡單；三是檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高或風(fēng)險意識不強(qiáng)等原因所引起的操作失誤；四是未經(jīng)授權(quán)的人員擅自進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫篡改、增刪、復(fù)制或使用數(shù)據(jù)；五是數(shù)據(jù)備份不及時。

二、加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險管理的對策

1、保證電子檔案載體的安全。要根據(jù)不同的載體介質(zhì)，建立一個適合與電磁介質(zhì)、電光介質(zhì)的保存環(huán)境，做到恒溫恒濕、避光、防塵、防蟲、防磁場、防機(jī)械磨損等。此外，還要避免某些人為的使用不當(dāng)而造成載體的損壞。

2、確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。由于電子檔案是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提供利用的，所以要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，建立強(qiáng)大有效地防火墻系統(tǒng)，嚴(yán)防因黑客與計算機(jī)病毒的入侵而造成電子檔案的失真和損壞。

3、確保電子檔案管理的保密性。電子檔案利用涉及的人群較多，有檔案載體的保管人員、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理人員、數(shù)據(jù)維護(hù)操作人員等，因其工作職責(zé)不同，對電子檔案的使用權(quán)限也應(yīng)有所不同，因此，要根據(jù)電子檔案的密級確定利用范圍，并進(jìn)行不同的加密處理，所用密碼要定期更換，對所利用的電子檔案要進(jìn)行全程監(jiān)控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

4、確保支持電子檔案形成與利用的計算機(jī)軟硬件設(shè)備的準(zhǔn)確對應(yīng)存放。不同的軟硬件環(huán)境形成的電子檔案有時難以互換，這就要求我們不但要保存當(dāng)時的系統(tǒng)軟件，還要保存相關(guān)的計算機(jī)或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，以確保電子檔案在任意系統(tǒng)環(huán)境下都能讀取和利用。

三、建立現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理運行機(jī)制的思考

1、建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度既是一種檔案管理制度，又是一種管理思想與方式的體現(xiàn)。它不是指一種固定的管理模式，而是指與現(xiàn)代企業(yè)相適應(yīng)的、個性化的檔案管理模式的總稱。管理科學(xué)要求企業(yè)檔案部門要按檔案形成規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要和企業(yè)檔案工作一般規(guī)律的檔案管理制度，其含義一是指具體檔案管理規(guī)章制度；二是指檔案工作管理制度，在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立一套檔案管理責(zé)任保障體系和管理網(wǎng)絡(luò)，把本企業(yè)檔案工作有效組織起來；三是指企業(yè)內(nèi)部檔案工作管理體制，各企業(yè)在確立檔案工作管理機(jī)制時要符合本企業(yè)的實際。

2、人員素質(zhì)對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理運行機(jī)制影響。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)條件下，大力開發(fā)利用電子檔案信息資源，關(guān)鍵是提高電子檔案人員的素質(zhì)。受傳統(tǒng)管理體制影響，以往我國檔案部門對檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)，而忽略了綜合素質(zhì)，特別是專業(yè)素質(zhì)，而且檔案管理隊伍年齡偏大、知識結(jié)構(gòu)不合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，直接影響了電算化檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，如何大力提高電子檔案管理人員素質(zhì)，合理安排與使用人員，激發(fā)其主動性創(chuàng)造性，以適應(yīng)電子檔案信息資源開發(fā)利用工作的需要，是檔案部門必須深入思考的問題。

3、現(xiàn)代企業(yè)制度對建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機(jī)制的有益啟示。經(jīng)濟(jì)體制決定企業(yè)檔案工作運行機(jī)制的特性。一個現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作運行機(jī)制能否持久良好地運行是由“成本”“效益”原理決定的。將“成本”“效益”觀念引入現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機(jī)制。從經(jīng)濟(jì)的角度看，開展企業(yè)檔案工作所需的要素是稀缺的。企業(yè)檔案工作需要人、財、物的投入，企業(yè)之所以對檔案工作有所投入，是為了獲取企業(yè)檔案工作可能給企業(yè)帶來的收益，這種對“成本”“收益”的計算是企業(yè)決策的基本準(zhǔn)則。只有當(dāng)企業(yè)檔案工作帶來的效益達(dá)到企業(yè)的預(yù)期目的，投入的成本有所回報，并且企業(yè)在檔案工作上的投入所產(chǎn)生的機(jī)會成本很小時，企業(yè)才會不斷給予投入，企業(yè)檔案工作運行機(jī)制才能持續(xù)運行，以有形的效益產(chǎn)出刺激企業(yè)對檔案工作的投入。從這一經(jīng)營管理理念出發(fā)，企業(yè)檔案管理部門只有不斷強(qiáng)化和拓展自己的功能，為企業(yè)經(jīng)營做出更大貢獻(xiàn)，才能得到企業(yè)的重視，才能得到更多的資源。