談檔案管理理論與檔案數據庫建設

王艷

[摘 要]隨著科學技術的不斷發展，人們為了使得檔案管理工作的質量和效率得到進一步的提高，將信息技術、計算機技術等應用到其中，這樣就使得檔案管理的質量和效率得到有效的保障。而在檔案管理中，其數據庫的建設作為其中主要內容之一，我們為了使得檔案管理的效果得到有效的提升，人們也對檔案數據庫建設工作予以重視，本文首先對檔案管理理論在檔案數據庫建設中的作用進行分析，討論了檔案數據庫建設的相關內容，以供參考。

[關鍵詞]檔案管理；數據庫；管理理念

近年來，在我國社會主義市場經濟發展的過程中，人們對檔案管理工作十分的重視，而且為了使得檔案管理的質量和效果得到進一步的提升，也將許多的先進的科學技術引入刀片其中，這就使得檔案管理工作的質量得到有效的保障。而檔案數據庫作為其中重要的組成部分，它在整個檔案管理工作中有著十分重要的意義。因此我們在對其進行建設的過程中，就要將一些新型的管理理念和技術方法引入到其中，從而保障檔案數據庫建設的質量。下面我們就對檔案管理理論和檔案數據庫建設的相關內容進行介紹。

一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

在人類社會發展的過程中，檔案管理工作的出現，主要是為了對其相關的數據信息進行管理，從實現數據檔案的有序化，以確保現代化社會經濟的穩定發展。而且隨著科學技術的不斷發展，人們也將許多先進的技術手段引入到其中，則就使得檔案管理的方法逐漸向著多樣化、智能化的方向發展。這樣不僅很好的滿足了現代化社會經濟發展的相關要求，還有效的保障了檔案管理工作的質量和效果。另外，從當前我國檔案管理的實際情況來看，隨著其信息數量的不斷增加，其內容結構日益復雜，我們為了使其檔案管理活動的各方面作用得到充分的發揮，我們對其不同的檔案管理理論進行分類，進而為檔案數據管理工作的正常運作，提供了前提條件。

二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

在現階段檔案管理的過程中，人們已經將計算機技術應用到了其中，這樣不僅使得檔案管理工作的質量和效率得到進一步的提高，還很好的滿足了現代化檔案建設工作的質量。不過，由于在不同的檔案管理工作其中，其計算機管理技術的應用方法存在著一定的局限性，因此這就容易導致檔案管理存在著許多的問題。為此我們在檔案管理理論發展當中，就必須將全宗原則引入到其中，進而為檔案數據可建設管理工作起到一個良好的指導作用。

第一，全宗原則作為檔案分類管理中的基本理論之一，它在檔案管理工作中不僅有利于數據可的建設，還保障了數據信息的可靠性和有效性。這和普通的邏輯分類方法相比，全宗原則的應用還進一步的提高了檔案信息管理的質量，滿足了現代化檔案數據庫建設的相關要求。

第二，我們在現代化數據庫建設的過程中，全宗原則的應用除了有著良好的指導作用以外，還可以對相關的檔案信息數據進行記錄維護，從而使得數據信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我們在檔案信息管理的過程中，數據庫的建設在其中有著十分重要，為此我們在對數據庫進行建設施工的過程中，我們將全宗原則的相關內容進行相應的控制管理，滿足現代化檔案數據管理的相關要求。

第三，從當前我國檔案管理工作的實際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對現代化數據管理工作有著嚴重的影響。而全宗理論的應用，不僅使得數據庫建設的質量和效益得到保障，還很好的滿足了現代化檔案信息管理的相關要求，讓檔案數據信息的可靠性和真實性得到有效的保障。

三、全宗原則在檔案管理中的實際應用

目前在檔案管理工作的過程中，全宗原則作為其基本原則，已經成為了現代化檔案管理工作的重要部分，并且將其應用在各種檔案管理工作當中。但是，這種原則在實際應用的過程中，無法對其中存在的問題進行很好的解決，這就使得人們在檔案數據庫建設的過程中，要面臨著許多的挑戰。

第一，全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫。雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內就有可能出現紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設置專門機構，提供專門的庫房和設備，雖然可以在編號系統中設置它們與全宗的關系，但在實體管理層面上已經不具有嚴格的不可分散性。

第二，自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎。自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發展。像許多行業性、專業性很強的檔案就要求打破傳統全宗范圍的限制，而按照行業或專業系統進行集中統一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數情況下保證后者的完整性具有更為重要的現實意義。

四、結束語

總而言之，在現代化社會經濟發展的過程中，檔案數據庫的建設和檔案管理理論有著密切的關系，這不僅使得檔案管理工作的質量和效益得到很好的保障，還使得檔案信息管理的可靠性和真實性得到進一步的提高。而且隨著社會的不斷發展，人們也將許多先進的檔案管理理論應用到其中，這就使得檔案管理工作的性能得到全面的提升，滿足了現代化社會發展的相關要求。

參考文獻：

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