地質(zhì)勘探檔案管理現(xiàn)代化的若干問(wèn)題分析

蘇曉萌

[摘 要]伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理在人們的生活中扮演著重要的角色。我國(guó)一些偏遠(yuǎn)地區(qū)或基層單位仍然在使用傳統(tǒng)的手工收集歸檔資料的方式，這種方式在具體實(shí)踐中暴漏出了較多問(wèn)題，建立數(shù)字化、信息化的地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。基于此，筆者通過(guò)分析檔案管理存在的問(wèn)題提出了幾條可行性意見(jiàn)和建議，希望能夠?yàn)閺氖碌刭|(zhì)勘探工作的人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]地質(zhì)勘探；檔案管理；弊端；發(fā)展趨勢(shì)；主要任務(wù)；解決策略

地質(zhì)勘探檔案的發(fā)展涉及到了工程、科研、交通等等方方面面，在人們的生活中扮演著重要的角色，存期越長(zhǎng)的檔案，對(duì)地質(zhì)勘探地區(qū)的影響越深刻。如何建立地質(zhì)勘探檔案綜合管理系統(tǒng)？筆者認(rèn)為，每個(gè)地區(qū)都可以創(chuàng)建先進(jìn)實(shí)用的地質(zhì)勘探檔案管理系統(tǒng)，因?yàn)椋壳拔覈?guó)大部分地區(qū)都實(shí)行的是手工建檔的方式，這種建檔方式查詢不方便，也比較慢，可見(jiàn)地質(zhì)檔案管理的落后現(xiàn)狀難以滿足地質(zhì)勘探先進(jìn)技術(shù)的要求，嚴(yán)重阻礙了地質(zhì)勘探事業(yè)的發(fā)展。因此，建立地質(zhì)勘探既能夠滿足信息技術(shù)的要求又可以促進(jìn)勘探事業(yè)的發(fā)展。

一、地勘檔案管理的弊端

為了存進(jìn)地質(zhì)勘探技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)由傳統(tǒng)模擬地質(zhì)勘探逐漸向數(shù)字勘探技術(shù)轉(zhuǎn)化，并努力的探索信息化勘探技術(shù)向著更加全面的方向發(fā)展。但是，并不是所有地區(qū)和單位都能夠給予同樣的重視，仍然有一些偏遠(yuǎn)地區(qū)或基層單位的地質(zhì)勘探管理相對(duì)落后，筆者根據(jù)資料整理了地質(zhì)勘探檔案管理存在的弊端：

1.傳統(tǒng)的地質(zhì)勘探科技檔案仍然是依靠手工管理，建立的檔案查找非常復(fù)雜，而且收集者必須通過(guò)上門的方式才能進(jìn)行收集，耗費(fèi)了大量的人力物力和財(cái)力。

2.由于手建檔導(dǎo)致歸檔的資料非常龐大，人工技術(shù)又相對(duì)較慢，長(zhǎng)時(shí)間的惡性循環(huán)，會(huì)造成地質(zhì)勘探技術(shù)檔案的數(shù)量和種類不清晰。

3.檔案的收集與應(yīng)用都需要手工辦理這些程序。

4.因?yàn)闄n案室手工錄入，因此，在查詢的時(shí)候依然需要手工查詢檢索，并且只有專門負(fù)責(zé)的工作人員才能夠清楚的檢索。

5.傳統(tǒng)手工收集檔案的統(tǒng)計(jì)方式比較落后，不能夠做到高效率、高標(biāo)準(zhǔn)的提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

6.資料在查用、檢索時(shí)仍然使用的是最初被手工歸檔的資料，資料被頻繁的利用，容易造成破損，減低了原件的儲(chǔ)存壽命，為檔案管理工作增加不必要的麻煩。

二、地勘檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

筆者認(rèn)為，未來(lái)地質(zhì)勘探檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)更傾向于自動(dòng)化。自動(dòng)化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案工作計(jì)算機(jī)化。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、管理等方面，如果與現(xiàn)代化通信技術(shù)相結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息。

2.現(xiàn)代化存儲(chǔ)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。隨著時(shí)代的發(fā)展、光盤(pán)、硬盤(pán)和磁盤(pán)的廣泛應(yīng)用極大方便了人們的生活，同時(shí)，我們也可以將這些存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)用到檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案全文圖像存貯、自動(dòng)檢索等功能，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)在檔案管理中時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

3.縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。縮微技術(shù)因?yàn)楸旧砭邆淞硕喾N特性被廣泛應(yīng)用，這些特性是指可以真實(shí)的反映檔案文件原貌、規(guī)格統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、壽命較長(zhǎng)、比較規(guī)范等特點(diǎn)。未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，微縮技術(shù)都是檔案管理中常用的手段，因?yàn)椋⒖s技術(shù)能夠大容量、高效率的保存檔案資料，并且查詢檢索都比較方便。

三、檔案的收集和利用

隨著時(shí)代的發(fā)展、科技水平的提高，人們?cè)絹?lái)越適應(yīng)自動(dòng)化、高效率的服務(wù)節(jié)奏，而傳統(tǒng)的地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們的需求。因此，地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)需要跟上時(shí)代的步伐，不斷的自我完善和發(fā)展，才能夠滿足勘探技術(shù)的要求，并更加高效地體現(xiàn)出地質(zhì)勘探檔案管理的存在價(jià)值。綜上所述，我國(guó)需要全面高效的建立地勘成果檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)快速查詢檢索，滿足用戶的需求。

四、當(dāng)前地勘檔案管理的發(fā)展目標(biāo)

當(dāng)前地質(zhì)勘探檔案管理的主要目標(biāo)和任務(wù)就是迅速建立數(shù)字化當(dāng)值勘探檔案資料室，這個(gè)目標(biāo)的達(dá)成實(shí)現(xiàn)快速檢索的需求，是地質(zhì)勘探檔案管理技術(shù)一次巨大的飛躍。筆者認(rèn)為，數(shù)字化檔案室應(yīng)具備如下特征：第一，檔案都應(yīng)具有模擬儲(chǔ)存形式和數(shù)字化存儲(chǔ)形式。第二，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實(shí)現(xiàn)全過(guò)程計(jì)算機(jī)管理。第三，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢及多媒體服務(wù)。概括起來(lái)包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內(nèi)容有室藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入。第四，數(shù)字化檔案能夠?qū)ζ茡p圖件進(jìn)行修復(fù)。第五，研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關(guān)的地勘檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第六，全面開(kāi)展室藏檔案資源數(shù)字化處理并建庫(kù)；開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢檢索系統(tǒng)等。

五、地勘檔案管理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型的解決策略

上文我們細(xì)致論述了傳統(tǒng)地質(zhì)勘探檔案管理存在的問(wèn)題，這些問(wèn)題讓我們充分認(rèn)識(shí)到了我國(guó)需要不斷的自我完善和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)建立高效、準(zhǔn)確的歸檔技術(shù)的發(fā)展目標(biāo)。總的目標(biāo)是：建設(shè)現(xiàn)代化的地勘科技檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)，改變目前地勘檔案的存儲(chǔ)形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與原件存儲(chǔ)并舉，改變傳統(tǒng)手工管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的、智能的自動(dòng)化管理，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行異地長(zhǎng)距離信息傳輸，不受時(shí)空和地域的限制，充分發(fā)揮地勘科技檔案的功能，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)關(guān)及社會(huì)各級(jí)提供快速、準(zhǔn)確、全方位的地理信息服務(wù)。要想實(shí)現(xiàn)高效快捷的歸檔工作，筆者認(rèn)為首先要做好檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)性工作，這些基礎(chǔ)性工作是做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)，因?yàn)橹挥胸S富的資料，科學(xué)合理的管理，才能為利用者提供快捷、準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，應(yīng)建立健全檔案管理制度，依靠科學(xué)的管理體系進(jìn)行檔案管理工作能夠節(jié)省很多人力、物力和財(cái)力還可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)，使檔案管理工作達(dá)到國(guó)家規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張艷霞.如何做好地質(zhì)檔案的全面管理工作[J].價(jià)值工程.2012（28）

[2]文紅燕.創(chuàng)新新時(shí)期地勘檔案管理與利用[J].檔案時(shí)空.2009（04）