檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

段士鴻

[摘 要]信息時代的來臨，為檔案管理工作帶來了新的思路與方法。但信息時代并不意味著檔案管理基礎工作不重要，如果檔案管理基礎工作沒有做好，將嚴重制約檔案管理的信息化、全面化發展。本文首先對當前檔案管理基礎工作存在的問題進行分析，通過檔案基礎管理工作流程、制度化建設等方面，分析檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用。

[關鍵詞]檔案管理；基礎工作；資料歸檔

許多檔案管理部門開始利用計算機網絡信息技術展開工作，在工作中不可否認，如果檔案管理基礎工作沒有做好，將嚴重制約檔案管理的信息化、全面化發展。本文就檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用加以分析，探討在現代檔案管理模式下，如何通過檔案管理基礎工作，以加強檔案管理。

一、檔案管理基礎工作存在的問題制約了檔案的現代化管理

檔案管理基礎工作是實現高效有序的檔案管理的關鍵所在，其中包括檔案統計、歸類、編號、排序、制定卷宗等。隨著現代信息的大量增加，檔案案卷種類增加，內容繁多，且部分檔案時間跨度大，造成檔案管理存在較大問題，這也是制約檔案現代化管理進程的重要的影響因素，對此主要分析有以下幾點：

（一）編號不規范

部分檔案沒有明確標出編號分類，尤其是時間較開的卷宗，更是由于時間及規范更改等原因，造成檔案號不規范，沒有目錄號，一卷多冊等問題。

（二）標題不規范

標題是反映案卷的主要內容，標題概述有誤，缺少必要的基本要示主，無法反應案卷內容，也是檔案管理中的重要問題之一。

（三）缺少卷內目錄

編冊時沒有按要求編寫案卷目錄，或編寫的目錄缺少信息，導致部分未被案卷標題涵蓋的內容無法被檢索到，降低了檔案的利用率，造成的資源的浪費。

（四）頁碼標注不清

部分檔案資料沒有標注頁碼或頁碼標注不清，如果發生案卷破損或缺頁少頁，將很難被發現，也會造降低檔案的利用價值。

（五）組卷混亂

案卷的組卷混亂，有的按時間組卷，有的按職能部門或管理權限組卷，還有的按文種組卷，這樣會造成部分信息被重復組卷，而有的信息無案卷歸檔，這樣不利于檔案的查找與使用。

（六）案卷厚薄不一

這個現象尤其表現在綜合性檔案館中，且建館時間越長，館藏量越大，這種問題就越突顯，不少檔案館內案卷有的多有的少，組卷隨意，有的一、二頁紙組成一卷，有的五六百頁一類一卷，缺乏系統性。

二、提高檔案基礎管理工作，加快現代化檔案管理步伐

（一）建立標準化工作流程，提高檔案管理基礎工作

提高檔案管理的基礎工作，必須建立標準的、規范的工作流程及方法，即在檔案資料的收集、整理、鑒定、歸檔、保管等環節上都應按照統一的標準執行，在編號、目錄編寫方面也應制定完整且統一的管理標準，以方便錄入及查詢。這也是檔案管理基礎工作的第一步。

1.文件的收發與整理、歸檔

文件的收發是檔案管理的“前期工作”文件收發也是避免重復勞動，提高檔案管理工作效率的關鍵所在，文件收發登記與檔案著錄標引在許多內容上是重復的，因此要實現計算機管理，必須將這些內容一一錄入內，著錄標引時減少部分工作量。

文件的收集是盡可能使符合條件的文件資料進行歸檔，保持檔案的歷史全貌，如果檔案資料收集不全，必將影響到錄入計算機系統后檔案資料的全面性；在這里，對文件的整理顯得尤其重要，整理檔案就是要將收集到的檔案進行分類、組卷等工作，剔除沒有保存價值的文件，使其達到資料完整、內容翔實、分類準確、整潔美觀等效果。

2.加強文件篩選，做好檔案歸檔

文件的篩選是要將一些保存意義不大的檔案資料定期銷毀，這樣可避免增加檔案保管負擔，提高檔案管理的工作效率。在另一方面，通過文件篩選還可檢索出重復性文件，尤其是綜合性檔案館，在文件提交、歸檔、錄入時不可避免出現重復性文件，或由于移交單位劃分不清，保管期限等問題造成的許多文件無從考證，因此在做檔案管理基礎工作時，首先要對原有的檔案材料進行系統性的清理，去除無用的文件，將有價值的資料重新整理。

對于組卷過厚，內容過于復雜的案卷要進行重新組卷，重新組卷時應注意盡可能按同一標準、同一方式進行編寫，要對那些無頁碼、無卷內目錄的檔案重新進行整理歸檔，以確保案卷全部都有據可查。重新普查、組卷將會對館藏文件通過采用科學保管的形式，提高案卷的可追查性。

（二）提高檔案管理工作標準化、制度化

檔案基礎工作的標準化與規范化是指，在檔案工作領域內，由檔案工作主管部門向相關部門針對檔案管理工作的原則、方法制定科學、統一的規則與操作規范，給予貫徹實施和修訂的全過程。檔案管理現代化不但要求檔案管理基礎工作的要求降低了，而是要求更高了，它要求檔案基礎管理工作必須建立在更為完善、規范的管理制度與標準之上。檔案管理基礎工作的標準化可以從檔案編號分類的統一性，可根據《檔案分類法》等相關管理規定，制定統一的管理標準，無論是手工檢索還是計算機檢索系統，都采用一套標準，方便用戶檢查。規范題名，著錄標注等，以保證檢索的查準率。如果說檔案分類號保證了檢索查全率，而題名準確則保證了檢索的查準率，僅保證查全率是不能滿足檢索需求的，查準就是要求著錄時給予統一規范的題名，在題名填寫過程中，應注意避免檢索進出現含混不清、文不對題、計算機無法識別等問題的發生，尤其是簡稱，要注意明確簡稱規范，防止混淆。

三、結語

可以說，檔案管理基礎工作是檔案現代化管理的基礎，統一、規范的檔案編號、著錄、題名等管理，是提高檔案工作效率、滿足當前社會對信息管理需求的關鍵所在。目前，檔案基礎管理工作雖然還存在一定問題，但相信通過對檔案流程化、規范化、制度化管理的推進，必將提高檔案管理現代化發展進程。

參考文獻：

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