信息化環(huán)境對(duì)高校檔案館的影響

賴(lài)麗芳

[摘 要]檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，隨著社會(huì)技術(shù)的發(fā)展必然呈現(xiàn)不同的管理方式，21世紀(jì)最大的技術(shù)發(fā)展莫過(guò)于信息化革命，筆者將以信息化為背景，研究信息化環(huán)境給高校檔案館（室）帶來(lái)的影響。

[關(guān)鍵詞]信息化；高校檔案；服務(wù)

進(jìn)入21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及，不僅為人類(lèi)社會(huì)帶來(lái)了史無(wú)前例的信息化革命，也大大提高了人類(lèi)社會(huì)的信息生產(chǎn)能力，各種不同載體類(lèi)型的檔案層出不窮，信息的存儲(chǔ)方式不斷變化，傳輸利用要求不斷提高，使得不僅信息成為了管理的內(nèi)容，同時(shí)也為檔案利用提供了新手段新方法，信息化已給檔案工作帶來(lái)了極大的變化，甚至根本性的變革。

高校檔案是高校活動(dòng)的主要記錄載體，是高校教學(xué)和科研及其它日常管理活動(dòng)的資源儲(chǔ)備和信息來(lái)源，是高校歷史及文化的直接傳承者，為高校事業(yè)的發(fā)展起到了非常重要的作用。同時(shí)，高校作為科學(xué)技術(shù)的主要研究基地，是社會(huì)技術(shù)發(fā)展的主要推動(dòng)者和實(shí)踐者，而反過(guò)來(lái)，高校也是比較徹底地能受到技術(shù)影響的社會(huì)組織，全球范圍內(nèi)掀起的信息化革命，必然對(duì)高校組織各個(gè)方面的影響都是巨大的，在信息化環(huán)境下，高校的檔案事業(yè)必然跟高校其他工作一樣顯示出信息化的烙印，而呈現(xiàn)出與以往極大不同的特點(diǎn)，甚至出現(xiàn)服務(wù)理念、服務(wù)方式的轉(zhuǎn)型。作為高校檔案管理者，怎樣認(rèn)識(shí)信息化給檔案工作帶來(lái)的影響，是我們做好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)工作。

一、信息化環(huán)境對(duì)傳統(tǒng)檔案管理和服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)高校檔案基本以紙質(zhì)檔案為主，輔之以一定的照片檔案和實(shí)物檔案，這些實(shí)體檔案由檔案室集中管理，檔案管理者的工作主要是收集檔案材料，按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行編碼和歸檔，檔案利用服務(wù)在工作中所占的比重不會(huì)太大，而在檔案利用服務(wù)工作中，檔案管理者也是被動(dòng)者，檔案管理者只有在利用者有需求了找上門(mén)了，才會(huì)為其提供檔案利用服務(wù)，基本不會(huì)主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)。同時(shí)，檔案利用服務(wù)對(duì)象基本以高校所有基層部門(mén)為主，對(duì)象單一狹窄，利用目的非常明確，而在信息化環(huán)境下，檔案載體不再是以單純的紙質(zhì)為主，出現(xiàn)了視頻、音頻、電子文件等諸多檔案類(lèi)型，使得檔案管理所體現(xiàn)的技術(shù)性大大增強(qiáng)，檔案工作者不僅需要熟悉信息化環(huán)境下的各種操作平臺(tái)，甚至也需要能對(duì)這些檔案材料進(jìn)行二次加工，這就對(duì)檔案管理者的技術(shù)能力和知識(shí)架構(gòu)提出了非常大的要求，甚至需要專(zhuān)門(mén)的信息化技術(shù)人才。

而在檔案利用方面，傳統(tǒng)的檔案以手編目錄為主，20世紀(jì)90年代末開(kāi)始嘗試錄入機(jī)讀目錄，所以這個(gè)時(shí)期的檔案利用主要是以利用者提出利用要求，檔案館（室）才會(huì)提供檔案利用服務(wù)，這就要求檔案利用者必須知道自己需要什么，甚至需要利用者給出相應(yīng)的文號(hào)或者題名，最低要求也必須提供準(zhǔn)確的關(guān)鍵字，再由檔案管理者進(jìn)行手工查找或者進(jìn)行機(jī)讀目錄檢索查找，找出相應(yīng)的檔號(hào)后進(jìn)入庫(kù)房調(diào)出檔案材料進(jìn)行查閱利用，這種查閱方式對(duì)于只有紙質(zhì)跟實(shí)物等實(shí)體檔案的傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境里雖然也會(huì)存在一些不方便，但總體還是跟當(dāng)時(shí)的環(huán)境適應(yīng)的，但在信息化環(huán)境下，大量電子文件產(chǎn)生，各種載體形式的檔案層出不窮，數(shù)字化的檔案已經(jīng)基本取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。在這種形式下，傳統(tǒng)的檔案利用模式肯定不能適應(yīng)多層次的檔案利用要求。

二、信息化環(huán)境下高校檔案館的服務(wù)特征

21世紀(jì)的信息化革命帶來(lái)的改變是徹底的，對(duì)社會(huì)很多方面的影響基本都是顛覆性的，就高校檔案事業(yè)來(lái)講，受到的影響也是非常之大，它顛覆了傳統(tǒng)的檔案利用模式，帶來(lái)了檔案利用服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，下面筆者將嘗試分析信息化對(duì)檔案利用服務(wù)模式帶來(lái)的轉(zhuǎn)變。

主動(dòng)型。傳統(tǒng)的檔案工作主要提供憑證作用，是一種被動(dòng)的管理模式，檔案管理人員坐在辦公室等著檔案利用者上門(mén)，有上門(mén)才有服務(wù)，沒(méi)有上門(mén)則不提供服務(wù)，檔案管理者不會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案利用需求，更不會(huì)主動(dòng)提出沒(méi)有要求的服務(wù)，這在之前相對(duì)封閉的高校體系里基本算是合適的。但隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息成為最重要的資源，誰(shuí)最先掌握準(zhǔn)確信息，誰(shuí)將在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，企業(yè)如此，高校也如此。因此各高校各部門(mén)都非常重視信息的準(zhǔn)確度，對(duì)信息提供的速度要求越來(lái)越高，此種環(huán)境之下，高校檔案館（室）必須改變被動(dòng)的服務(wù)模式，改變坐等上門(mén)的服務(wù)理念，主動(dòng)關(guān)心利用者的需求，創(chuàng)造快速便捷的檔案利用條件，為檔案利用者提供最方便最快捷的檔案利用服務(wù)。

服務(wù)性。傳統(tǒng)的高校檔案利用模式，還采用機(jī)械式的檔案管理模式，檔案工作的最主要關(guān)注點(diǎn)是對(duì)檔案的管理，而不是服務(wù)，檔案館（室）關(guān)注自己有什么，關(guān)注檔案館（室）對(duì)檔案材料起到怎樣的保護(hù)作用，而不大關(guān)注利用者需要什么，較少關(guān)注檔案的利用效果，檔案提供者和利用者之間缺乏回饋性的交流，這跟被動(dòng)式的工作方式有關(guān)，但隨著社會(huì)要求政府等機(jī)構(gòu)向服務(wù)性機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變的大環(huán)境，高校也只能加入向服務(wù)性高校轉(zhuǎn)型的大潮流，隨著高校職能的轉(zhuǎn)變，高校檔案工作自然也受到高校轉(zhuǎn)型帶來(lái)的影響，注重服務(wù)，關(guān)注服務(wù)質(zhì)量和效果，關(guān)注檔案館（室）在高校事業(yè)發(fā)展中所起的作用。

多樣性。在傳統(tǒng)的檔案利用過(guò)程中，檔案服務(wù)簡(jiǎn)單單一，檔案館（室）只需要提供基本的檔案查閱服務(wù)即可，檔案管理者只協(xié)助不查閱，能幫助其找到其所需的檔案材料即可，而不會(huì)參與到具體的“閱”中去。但隨著信息化時(shí)代的帶來(lái)，信息爆炸式地增長(zhǎng)，一方面利用者經(jīng)常不大能確定需要什么，另一方面面對(duì)海量的數(shù)據(jù)也極大地增加其選擇的困難。高校檔案館（室）作為專(zhuān)業(yè)保管高校檔案資料的部門(mén)，對(duì)館藏信息最為熟悉，這就要求高校檔案館（室）不僅需要幫助利用者查閱，還需要針對(duì)性地開(kāi)發(fā)出有利用價(jià)值的資源，提供多樣性的檔案利用服務(wù)。

知識(shí)型。過(guò)去的檔案管理水平較低，檔案利用服務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，對(duì)檔案管理者的知識(shí)和技術(shù)要求較低。過(guò)去的檔案管理工作，主要是將收集回來(lái)的檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，按照既定檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，并進(jìn)行整理裝訂入庫(kù)保管，在這過(guò)程里面，對(duì)檔案管理者的知識(shí)和技術(shù)要求不高，后來(lái)雖然由于計(jì)算機(jī)的普及，高校檔案館（室）大多實(shí)行了機(jī)讀目錄管理，這也只要求檔案管理者懂得基本的計(jì)算機(jī)操作即可，懂得將檔案材料的題名等信息錄入計(jì)算機(jī)就能完成工作任務(wù)。但在信息化環(huán)境下，大量的電子文件產(chǎn)生，檔案管理者需要對(duì)不同載體類(lèi)型的檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編輯管理，這要求其必須懂得一定的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，同時(shí)信息化環(huán)境下編研工作尤其網(wǎng)上編研工作不斷得到重視，這就要求檔案管理者必須能使用不同的軟件對(duì)檔案材料進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)，這些都要求檔案管理者必須具有非常高的知識(shí)和技術(shù)儲(chǔ)備，要求檔案管理者不僅需要懂得檔案管理的基本知識(shí)，還需具備較強(qiáng)的編研開(kāi)發(fā)能力和計(jì)算機(jī)技術(shù)。

三、信息化環(huán)境下高校檔案館服務(wù)方式

（一）建立檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)

信息化很重要的一個(gè)方面，就是對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，建立館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。傳統(tǒng)的檔案都以紙質(zhì)為主，在信息化條件下，檔案館（室）必須對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化是指高校檔案館（室）將館藏所有檔案的案卷文件信息、題名信息、文件全文內(nèi)容及相關(guān)管理信息進(jìn)行數(shù)字化處理。就當(dāng)前來(lái)講，大多高?；緦?shí)現(xiàn)了機(jī)讀目錄管理，但普遍尚未對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化掃描，但在信息化環(huán)境下的檔案管理，文件全文掃描是基礎(chǔ)性工作，它決定了與檔案利用有關(guān)的幾乎所有工作，是直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行網(wǎng)上編研開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)性工作。此外需要注意的是，由于信息化的普及，高校普遍都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，因此建立館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，還要求高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)必須能夠接收來(lái)自高校網(wǎng)上辦公（OA）系統(tǒng)下生成的大量電子原文及文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)，這就要求檔案館（室）的信息化建設(shè)必須與高校的信息化管理結(jié)合在一起，形成一個(gè)良好的生態(tài)系統(tǒng)。

（二）開(kāi)展網(wǎng)上檢索服務(wù)

高校很早就建有完善的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，一直對(duì)在線利用檔案具有較為強(qiáng)烈的要求，現(xiàn)在由于無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸對(duì)檔案進(jìn)行利用的頻率將越來(lái)越高，這就要求高校檔案館（室）必須建立一個(gè)完善的多功能檢索系統(tǒng)?，F(xiàn)在的高校越來(lái)越成為一個(gè)開(kāi)放系統(tǒng)，高校不再關(guān)起門(mén)來(lái)搞發(fā)展，而是與社會(huì)的聯(lián)系越來(lái)越緊密，這就決定了高校的檔案管理工作也越來(lái)越開(kāi)放化，作為高校檔案館（室），館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)最大的功用在于利用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的在線化利用是最快捷的方式，也是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，這要求檔案館（室）必須建立完善的館藏?cái)?shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，開(kāi)展網(wǎng)上檢索服務(wù)。這有一個(gè)問(wèn)題需要注意的是：建立完善的網(wǎng)上檢索系統(tǒng)應(yīng)該遵循檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源入庫(kù)后的科學(xué)性和規(guī)范性，優(yōu)化檢索查詢(xún)質(zhì)量，創(chuàng)造良好的網(wǎng)上檢索界面，人機(jī)對(duì)話必須簡(jiǎn)捷方便，同時(shí)必須具有足夠多的檢索點(diǎn)，如題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞、文件日期、文件編號(hào)、索引號(hào)等，優(yōu)化組合型檢索方式及模糊檢索方式，保證利用者能快速檢索到其所需要的資源。

（三）加強(qiáng)高效檔案網(wǎng)上編研工作

如上面所述，在信息化時(shí)代，信息是最重要的資源，高校檔案館（室）保管著與高校有關(guān)的所有資源，對(duì)高校來(lái)說(shuō)是個(gè)重要的資源寶庫(kù)，對(duì)社會(huì)來(lái)講，也是重要的信息來(lái)源，所以檔案館（室）必須充分挖掘其資源優(yōu)勢(shì)，為高校的事業(yè)發(fā)展和社會(huì)做出貢獻(xiàn)，在這點(diǎn)上講，開(kāi)展網(wǎng)上編研開(kāi)發(fā)是最好也是最有效的方式之一。高校檔案編研，是以高校的館藏檔案文獻(xiàn)為主要對(duì)象，在深入研究其內(nèi)容的基礎(chǔ)上，以滿(mǎn)足高校教學(xué)及其他工作利用為目的，按專(zhuān)題對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一種專(zhuān)業(yè)工作。而網(wǎng)上編研開(kāi)發(fā)則是數(shù)字化的信息為主，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，開(kāi)發(fā)出能夠直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)臄?shù)字化編研材料，是增加高校檔案館（室）資源價(jià)值的有效手段。

（四）建立檔案館網(wǎng)站

建立檔案網(wǎng)站對(duì)檔案館（室）來(lái)說(shuō)是投入小收獲大的工作，檔案管理工作本身相對(duì)沉寂，檔案管理者自收集齊檔案材料后，剩下的工作基本不與外界接觸（檔案利用例外），對(duì)其他部門(mén)和外界來(lái)說(shuō)，是相對(duì)神秘的部門(mén)。因此正確地宣傳檔案館（室），展示檔案管理工作，讓高校各部門(mén)及社會(huì)了解檔案館（室）是非常重要的，檔案網(wǎng)站的建設(shè)較好地解決了這個(gè)問(wèn)題，通過(guò)檔案網(wǎng)站，公眾可以隨時(shí)了解檔案工作了解檔案館動(dòng)態(tài)，有利于各部門(mén)及外界重視檔案工作，以助檔案資料的完整收集。

建立檔案網(wǎng)站需要注意幾點(diǎn)：第一，檔案網(wǎng)站是對(duì)外服務(wù)平臺(tái)，必須涵蓋所有數(shù)字化檔案信息資源。這就要求檔案館在建立網(wǎng)站之時(shí)必須把檔案館的所有資源都融合在這一平臺(tái)，包括館藏?cái)?shù)據(jù)及網(wǎng)上編研等所有可能對(duì)利用者有用的信息，都必須在此能找到，同時(shí)，此網(wǎng)站平臺(tái)還應(yīng)充分考慮方便查找的原則，讓利用者能有一個(gè)輕松、方便快捷的使用體驗(yàn)。第二，檔案網(wǎng)站是檔案管理者與利用者的交互平臺(tái)，檔案管理者可以通過(guò)網(wǎng)站了解利用者的檔案利用需求及變化，并對(duì)其需求做出快速反應(yīng)（比如進(jìn)行專(zhuān)題的編研），同時(shí)利用者在利用館藏?cái)?shù)字信息資源中，也可以把他們的利用體驗(yàn)及意見(jiàn)、建議和要求反饋給檔案管理者，讓檔案管理者不斷完善檔案利用服務(wù)，這是一個(gè)不斷來(lái)回溝通相互了解的過(guò)程。第三，檔案網(wǎng)站還是一個(gè)宣傳平臺(tái)，高校檔案館（室）在建立網(wǎng)站之時(shí)必須考慮到網(wǎng)站的宣傳功能，建設(shè)好的網(wǎng)站必須體現(xiàn)實(shí)用性與美觀性，必須能作為檔案館（室）的形象展示平臺(tái)和工作對(duì)外展示窗口。

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