大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑優化研究

鄧鈞陽

（齊齊哈爾市碾子山區財政局國庫支付中心，黑龍江 齊齊哈爾 161046）

對于運營發展中的單位來說，會計原始憑證、會計賬簿信息、記賬憑證以及財務報告記錄等會計檔案能夠反映出單位經濟發展情況，也是相關單位業務處理的重要依據，對于單位整體管理與發展都具有重要意義。隨著現代電子技術與計算機技術的發展，傳統手工檔案管理逐漸被電子化作業所取代，管理人員可以根據實際需求隨時調取會計檔案歷史信息，這極大地提升了會計檔案信息檢索效率。因此相關單位應注重會計檔案信息化管理系統的構建，并且不斷增加檔案模塊功能，實現更大化信息存儲目標，在保障檔案信息安全的情況下，最大程度提升會計檔案管理效率與質量。

1 會計檔案電子化管理常見問題與優勢

1.1 會計檔案電子化管理優勢分析

相對于傳統會計檔案管理方式來說，電子化檔案管理具有絕對優勢。首先會計電子化檔案管理能夠有效實現信息共享功能，在大數據時代背景下，會計電子檔案能夠通過計算機技術采集、處理數據信息，具有速度快、耗時短、遠距離傳輸、多人同時查詢檔案等特點，并且電子檔案在網絡上具有較高的共享性能、協調性能。其次會計電子化檔案管理簡化了工作流程，在實際工作期間會計人員通過網絡技術不僅可以完成采購作業，還能夠實現會計電子發票開具與領取等一系列功能，這有效解決了傳統會計發票容易流失的問題，并且電子化會計檔案管理更加規范化，能夠減輕管理人員勞動量。與此同時如果電子檔案出現誤差，那么管理人員可以線上糾錯、修改，具有較強的可操作性，但是在管理過程中我們應注意，要及時對會計數據進行備份保存，以防數據丟失給相關單位造成無法彌補的損失[1]。

1.2 會計檔案電子化管理常見問題分析

首先在開展會計檔案管理過程中，部分單位認為電子化檔案政策只是為了應付上級領導檢查，沒有實質意義，從而導致會計檔案電子化管理流于形式化，在日常工作期間仍采用紙質檔案管理。與此同時由于會計檔案電子化管理工作重視程度不夠，因此檔案管理工作期間一些細節被忽略，各個流程開展不夠規范，沒能將會計數據信息及時存儲備份到計算機系統當中，電子檔案數據收集、處理、保存、備份等功能的作用沒有得到充分發揮，在這樣的前提下不僅檔案保管經費隨之增加，工作效率還大打折扣，不利于電子財務管理技術的發展。其次由于目前會計電子檔案管理體系不夠健全，因此管理風險依舊存在，在工作人員無法明確自身職責的前提下，各項管理流程也無法規范化實施，在管理過程中丟失、泄露以及隨意修改數據信息的現象屢見不鮮，與此同時文件資料在相關管理平臺中額存放也存在混亂問題，保管期限劃分不夠明確，導致移交手續不齊、檔案銷毀不及時等問題發生，給后期檔案處理工作帶來了消極影響。除此之外在大數據背景下，會計檔案電子化管理要求檔案管理人員具備相應綜合素質，這樣才能夠勝任檔案電子化管理工作，但是現階段即了解電子檔案數據收集、處理、存儲知識，又能夠掌握軟件系統安全功能、計算機網絡維護專業技術的人才較為匱乏，從而無法保障電子檔案傳輸使用過程中數據信息安全、真實性[2]。

2 會計檔案電子化管理優化路徑分析

2.1 會計檔案電子化管理制度的構建與完善

為了保障會計檔案電子化管理的安全、規范性，相關單位需要進一步建設與健全電子檔案管理制度，根據《會計檔案管理辦法》要求，將單位相關會計報表、現金記賬、記賬憑證以及銀行存款信息納入電子檔案管理平臺當中，并且做好打印及立卷歸檔工作。如果開展會計檔案電子化管理工作，那么單位應結合自身實際情況，具有針對性構建保管制度，盡量選擇高品質磁盤介質存儲與備份會計檔案信息，采取備用盤與存儲盤共同保管、分離存放的方式進行管理，與此同時對不同類別的檔案進行編號，以便于管理人員查找檔案[3]。在這樣的前提下管理人員還應注重節約手續制度的完善，由專人負責檔案的查閱批準工作，在出示相應證件辦理借閱手續后才能夠查詢相關檔案，以防會計檔案丟失或泄露的現象發生。

2.2 會計檔案電子化管理風險防控體系的構建

大數據環境下會計檔案電子化管理存在較多風險，要想實現安全有效的電子化管理，相關單位就應強化自身檔案風險防控工作。從電子數據、計算機系統以及人為管理等多方面考慮，及時發現與消除系統漏洞，以防安全隱患問題的遺留，與此同時在會計電子檔案使用過程中，需要針對管理者與使用者，授予不同的操作、管理權限，不得越權使用檔案，從而保障檔案使用各個環節的安全性。在安裝相應軟件過程中，后臺操作人員需具有針對性的設置安全參數，根據實際情況設置不同模式的安全參數，能夠實現數據修改、刪除風險的有效預防，如在會計電子檔案形成、處理與保存傳輸期間，管理人員可以將系統參數設置為可下載模式、可讀模式、禁止拷貝模式等等，促進會計檔案電子化管理質量、安全性的提高[4]。

2.3 會計檔案電子化管理人員專業素質的培養

大數據背景下，我們對于會計檔案電子化管理人員提出了更高的要求，從業人員不僅要具備良好的職業道德，還應熟練掌握相關會計專業及計算機專業知識，具備計算機操作技能，在招聘、崗前培訓階段相關單位應注重工作人員各項能力的培養，可以定期組織工作人員開展座談會活動，讓管理人員互相交流工作經驗，從而實現共同進步的目標，也可以邀請專業講師，為電子檔案管理人員傳授相關知識，從而加深管理人員對于會計電子檔案重要性的理解，并且積極主動參與到培訓活動當中。在開展會計電子檔案管理崗前培訓工作過程中，可以采取理論與實際操作相結合的培訓方式，使管理人員在理解電子化管理莫斯的同時，加強自身計算機操作技能熟練度，更好的服務于電子檔案需求人員，促進會計檔案管理效率與質量的提升。

3 總結語

綜上所述，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，具有監督職能、會計核算與強化審計等作用，在大數據背景下傳統會計檔案管理模式無法滿足社會發展需求，而信息技術逐漸與會計檔案管理相結合，通過實踐調查可以發現，這種會計電子檔案方式更具優勢，不僅與社會發展相適應，還有利于檔案管理效率與質量的提升，因此本文我們對大數據背景下，會計檔案電子化管理優化路徑進行了分析，以期保障會計檔案管理的安全性與有效性。