高校電子文件移交方法淺析

王秀文

[摘 要]隨著大學校園計算機的普及和應用，電子文件的數量越來越多，電子文件在移交過程中的問題逐漸引起了相關領域部門的關心和重視，電子文件過程中的合理性逐漸顯得重要起來。本文主要論述了高校電子文件在移交過程中存在的問題，并通過論述提出了相應的解決對策，提高了電子文件移交的效率，希望本次研究對更好的開展高校電子文件移交方法有一定的助益。

[關鍵詞]高校電子文件；移交；移交工作

電子文件移交工作是電子文件管理的重要組成部門，其工作的好壞將直接影響到后期的檔案管理工作。我國的電子文件移交從本世紀初就開始了，主要由國家檔案局、中央檔案館進行管理，并采用十年審查制度。

1、高效電子文件以及過程中存在的問題

1.1觀念意識存在偏差

電子文件在傳輸過程中經常發生變化，特別不穩定，很容易受到外界的干擾，導致了電子文件的真實性一直備受爭議。相對于紙質的文件，不管是在法律保護力度上還是制度上都存于不利地位，則就使得高校的檔案管理人員不重視電子文件的移交工作甚至是不加強對電子文件的管理工作，更不愿意投入人力和物力對其進行管理。同時，學校的檔案管理人員對電子文件的移交工作認識不足，對文件中的一些數據認識不清楚，相關概念理解錯誤，文件移交過程中經常會出現很多錯誤。由于工作人員的專業知識不足，導致學校的檔案管理部門在接收電子文件時，說明只接收掃描文件。

1.2移交的電子文件存在不規范現象

今年來，雖然國家對電子文件管理方面的標準和規范進行了一定程度的關注，但是很多制度和措施都比較靈籠統，缺少對移交范圍、文件大小、格式以及移交方式的關注，這就導致了電子文件移交過程中出現很多不符合移交要求的電子文件。文件中出現很多原始數據的排版方式和編輯數據不清晰以及數據不完整的情況，這就使得電子文件的額真實性受到了嚴重的影響。此外，在工作過程中，學校對于電子文件格式的規定多種多樣，導致移交的電子文件的格式多種多樣，給后期的格式轉換以及后期的處理工作造成很大的影響，增加了工作人員的工作量，同時降低了工作的效率，這種不規范性影響電子文件后續一系列工作的開展，包括文件的整理、管理以及安全使用等。

1.3管理權責不明確

在對大學校園電子文件管理機構的調查中我們發現，大多數的學校都沒有建立明確的電子文件管理部門，缺乏合理的管理機制，權責分配存在明顯漏洞。電子文件移交工作涉及到檔案管理部門、管理部門以及行政部門等，這就很容易造成各個部門對于移交工作的權責不分，部門之間的協調不清楚、管理過程中存在無序管理的現象，對電子文件管理者的積極性造成了很大的影響，從而導致了應該移交的電子文件得不到及時的、規范的、有效的處理，影響了整個移交工作的進程。電子文件在其前期的準備工作尚未完成的情況之下倉促的交給檔案管理部門大大增加了以后檔案管理工作者的工作量。

2、電子文件規范化移交的建議

2.1糾正偏差觀念

電子文件是隨著社會信息技術的發展而產生的，并不斷地應用于不同的領域，是政治、經濟以及各種活動的真是記錄，是社會信息資源的重要組成部分，未來檔案管理的重要發展趨勢，應該受到全方位的重視。電子文件在校園中應該企業履行其應有的作用和職責。學校的檔案管理部門是永久性保存檔案的重要機構，具有保存檔案和開發信息資源的重要任務和責任，因此做好電子文件的接收與管理工作是其責任范圍內的首要工作，所以校園的檔案管理機構必須提高對電子文件接收工作的重視，增強接收電子文件的工作能力。移交電子文件既有利于降低各個部門的保管壓力，又能對電子文件在移交過程中存在的問題更好的進行解決。

2.2規范電子文件

電子文件移交部門和學校檔案的管理部門在開展電子文件移交工作時，必須對電子文件的準確性、完整性、安全性以及可行性進行仔細的檢查和判斷，對于不合格的電子文件要要求相關部門對其進行完善和改正，包括調整文件的格式、備注相關信息、補充其中不完善的數據等等。由于國家標準和行業標準對電子文件移交工作指導的不明確性和籠統性，學校應該針對學校的實際情況制定相應的規范和制度，以便適應學校電子文件移交工作的管理，規范電子文件的移交工作。

2.3明確管理機制

電子文件的移交與接收，不僅僅是檔案是實體和信息的移交，更是檔案管理責任主體的變更。電子文件在移交過程中，必須明確電子文件移交和接受雙方的權利和義務，同時，文件在移交前后由誰來負責等問題都需要在第一時間明確。電子文件的移交單位應該文件完成之前就制定出相應的規范，明確單位內相關部門的管理責任和義務，協調好各部門之間的關系，建立有效的合作機制。電子文件移交前主要有生成單位管理，移交之后有學校的檔案管理部門對其進行管理，同時文件在移交過程中還需要有單位的監督人員在場監督移交工作是否符合相關規范。

結語

面的未來的發展趨勢，大學校園的各個行政部門以及各個行政機關都應該及時的做好各種準備工作，從各個方面確保電子文件在移交過程中規范性和合理性，保證電子文件移交工作順利的開展，電子文件的移交工作需要我們上下一起努力，這樣才能更好的解決其中存在的問題

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基金項目：本文為2014年黑龍江省檔案科技項目《高校電子文件移交方法研究》（項目批準號HDK2014-8）的研究成果