新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化問題分析

秦濤

[摘 要]隨著社會發(fā)展和科技進步，信息化在社會各個方面得到了深入廣泛的應用。但是在我國的事業(yè)單位中，由于受體制機制所限，檔案管理工作的信息化還存在著重視程度不夠、基礎薄弱、人員素質偏低等問題。本文對這些問題進行分析，并對加強檔案管理的實踐信息化工作提出提高認識、加強軟硬件建設、加強人才建設三方面的建議。

[關鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化；對策

事業(yè)單位檔案因為包含了各方面工作運行的數據和資料，因此檔案管理工作成為各項工作中的重中之重。隨著社會的不斷發(fā)展進步，信息化、數字化已經成為不可阻擋的趨勢，檔案管理工作也必須緊跟這一時代潮流。事業(yè)單位中的傳統(tǒng)檔案，在管理上存在著占用空間大、不易保存、不易查閱、紙張浪費等問題，而檔案管理的信息化能有效解決這些問題，大大提升檔案管理工作的效率，因此檔案管理信息化勢在必行。

一、我國事業(yè)單位檔案管理的信息化過程中存在的問題

（一）管理者對檔案管理的信息化重視程度不夠

當前，有些事業(yè)單位的管理者對檔案管理工作不夠重視，不能夠清醒認識到檔案工作的重要性和有利性，對檔案管理制度的了解不完善、不系統(tǒng)，甚至不主抓檔案管理工作，對于檔案管理的信息化建設更是不聞不問，或者以經費不足等各種原因推遲甚至擱置檔案管理的信息化建設。但事實上，檔案管理關系單位的每一位員工，關系單位的整體發(fā)展，甚至關系國家的經濟發(fā)展。這種認識上的不到位極大的阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)。并且由于對檔案管理的信息化認識程度不夠，導致在很多單位缺乏對這項工作的長遠規(guī)劃，即使進行信息化改革，也是推一下走一步，不能主動作為；有的更新添置了一些新設備卻不能有效利用，成為擺設，造成浪費，工作效率不能得到有效的提高。

（二）檔案管理信息化的基礎條件不足

一是硬件條件不足。很多單位在建設檔案室的時候，由于缺乏長期規(guī)劃，沒有充分考慮到要對檔案進行電子化管理的新形勢，導致沒有提前更新設備，在使用時發(fā)現(xiàn)缺乏特定的存儲設備，單獨更新存儲設備又與原有的設備不匹配，影響了信息化進程。二是軟件功能落后。有的單位雖然檔案信息化建設起步較早，在收文和歸檔工作中已經使用了專門軟件，但是僅停留在對檔案的搜索階段，整體檔案管理未形成系統(tǒng)化，效果不理想。三是信息化后的檔案存在安全隱患。有些單位對檔案信息的保護意識比較薄弱，存儲設備沒有及時更新，也沒有引進高科技設備對檔案數據進行管理與維護，造成檔案數據的丟失、損壞；另外隨著網絡技術的發(fā)展，單位檔案也越來越多的受到各種網絡威脅，網絡風險時刻存在。

（三）能夠勝任檔案管理信息化的人才不足

檔案管理的信息化，要求工作人員不僅要對傳統(tǒng)的檔案業(yè)務精通熟悉，還要掌握信息網絡技術。但實際狀況并不容樂觀，一方面，目前的從業(yè)人員大部分非檔案專業(yè)出身，在實際工作中也少有機會深入學習專業(yè)知識，缺乏培訓交流的機會，對新出臺的政策法規(guī)難以做到全面準確的把握。另一方面，檔案管理的信息化需要工作人員比較熟練的掌握信息技術、網絡技術，目前在整個政府機關都缺乏精通信息技術的工作人員，不適應當前迅速發(fā)展的網絡環(huán)境。此外，人才的培養(yǎng)是一個長期系統(tǒng)計劃，檔案管理工作的性質決定自愿投身檔案管理工作的人員并不多，因此人才培養(yǎng)也是檔案管理工作面臨的一個難題。

二、解決事業(yè)單位檔案管理信息化問題的對策和建議

（一）檔案管理的信息化要有管理者的清醒認識為基礎

管理者的信息化意識，決定著一個單位檔案管理信息化建設的進程。管理者必須將檔案管理的信息化當做一項核心工作來抓。管理者要及時給自己充電，從思想和認識上深刻意識到檔案管理信息化建設的重要性，要意識到檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然要求，是推動事業(yè)發(fā)展的最佳途徑。單位管理者要從人員、資金上加大對檔案管理信息化的投入，給予充分支持，將檔案管理信息化建設提到重要日程上來。“凡是預則立，不預則廢”，管理者要對本單位檔案管理信息化工作制定總體規(guī)劃，分析單位自身的特點與發(fā)展目標，深入調查分析研究，制定出能夠服務于單位長遠發(fā)展的戰(zhàn)略，推動檔案管理信息化的順利發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化要有堅實的軟硬件基礎為保障

一方面，要做好硬件建設工作。選用一些國內外實力雄厚的公司或廠家的標準化設備，保證升級換代，節(jié)約重新開發(fā)的成本；要考慮單位長遠發(fā)展需要，兼顧網絡吞吐能力、響應時間和傳遞速度等因素，選擇一些當前甚至未來的主流產品，避免短期內硬件的落伍。另一方面要做好軟件建設工作。要選擇具有升級能力和后續(xù)開發(fā)能力的管理系統(tǒng)，隨時更新升級；檔案管理人員要跟上信息變化的步伐，及時收集新的檔案信息，不斷充實完善檔案數據庫。此外，還要加強檔案管理制度建設，提高防范意識，加強對電子文檔的監(jiān)督、檢查，做好內部局域網與外網的隔離，防止信息泄露。

（三）檔案管理的信息化要有高素質的人才為推動

檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。首先，事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的培訓工作，使其認識到工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，提升專業(yè)技能；其次，事業(yè)單位要加強檔案管理信息化的人才招聘工作，引進具有專業(yè)背景和專業(yè)技能的人才，提高單位檔案管理信息化的整體水平，使本單位的檔案管理工作能夠跟上信息化時代的步伐；第三，作為檔案管理人員要保持積極學習的心態(tài)，努力掌握網絡知識和技術，提高對檔案進行標引、分類和管理的能力，充分發(fā)揮檔案的作用。

三、結束語

綜上所述，目前我國事業(yè)單位中檔案管理的信息化進程還存在著一些問題和困難，需要從思想認識、基礎建設、人員素質等各方面加強工作。檔案管理的信息化這一歷史趨勢是不可逆轉的，它將大大提升事業(yè)單位的工作效率，推動為人民服務、為現(xiàn)代化事業(yè)建設做貢獻目標的實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]王茹麗，呂雪峰，王永輝.立足本職不斷創(chuàng)新——全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平[J].吉林農業(yè).2010（12）.