如何做好照片檔案收集工作的探討

劉麗梅

隨著檔案管理工作現(xiàn)代化程度的提高，照片檔案技術(shù)得到廣泛的重視和普遍應(yīng)用。因此，照片檔案的收集內(nèi)容、手段、利用和管理，直接涉及到照片檔案的質(zhì)量問題。就此談以下幾點看法：

一、照片檔案工作的重要性

照片檔案是國家機(jī)關(guān)，社會組織以及個人從事各種活動形成的，對國家和社會有保存價值的，并按一定原則和方法經(jīng)過加工、整理、集中保管起來的各種照片（包括底片和文字說明材料）的總稱。照片檔案是以感光材料為載體，以形象反映方式為主線，由底片、照片和文字說明三部分組成的歷史真實記錄、是國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有著十分重要的保存價值。實現(xiàn)照片檔案管理現(xiàn)代化，才能更好適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展需要。照片檔案

二、照片檔案工作的特點

照片檔案的歷史雖比文字記載晚了幾千年，但它卻以形色齊全的姿態(tài)給檔案家族增添了新的光彩，給人類生活開辟了一個新領(lǐng)域。在社會生活中照片是攝影技術(shù)的結(jié)晶，是一種形象性的表現(xiàn)藝術(shù)，既是時代形象化的記錄，而且具有紀(jì)實性、可靠性和真實性的特點。

三、照片檔案的收集范圍

1.反映本單位主要職能活動工作成果和存在問題的資料；

2.各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本單位有關(guān)的重大活動的資料；

3.本單位有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的資料。

4.涉及本單位權(quán)益的資料。

5.其它單位形成的與本單位有關(guān)的重要資料。

6.其它具有保存價值的資料。

四、照片檔案收集工作內(nèi)容和來源

照片檔案從藝術(shù)范疇來說，表現(xiàn)形式和內(nèi)容極為廣泛，伴隨著科學(xué)發(fā)展和攝影技術(shù)的進(jìn)步，大到宇宙，人類社會，小到一絲一線的微生物都可以通過照片表現(xiàn)出來。照片的時空感強(qiáng)烈，它不同于文學(xué)、圖表、音響，具有獨特的功能、可以把一瞬即逝的“容貌”記錄下來，予以再現(xiàn)，還可把多年積累下來的照片檔案，永久保存，具有很強(qiáng)的生命力。照片檔案收集主要來源于通訊社、報社、電視臺、圖書館等專業(yè)部門，還來源于黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體和企事業(yè)。具體有以下幾個方面：

一是新聞單位記者在國內(nèi)外采訪拍攝的；二是通過使用傳真直接收來的，并通過國內(nèi)外通訊社發(fā)表的新聞?wù)掌Ｈ菑膱D書館、紀(jì)念館征集的。四是通訊員和其他人員寄來的。五是從各類報刊、雜志、書籍上翻版的。六是從展覽會上接收的。七是從攝影部門征集得來的。八是從有關(guān)單位、家庭和個人那里收集的。但由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，攝影技術(shù)發(fā)展廣泛運(yùn)用，照片檔案的形成渠道要迅速增多，所以，做好照片檔案的收集工作，是管理好照片檔案的前提。

五、照片檔案的編號

照片檔案分為二類，一類為工程類，一類為綜合類。兩類檔案檔號構(gòu)成方式不同。

1.綜合類排列編號方法：按照形成年度、張?zhí)柗謩e排列裝冊，一年一個流水號。

檔號由聲像檔案代碼、檔案類別代號、年度、張?zhí)柦M成。

2.工程類由一級類目代號、二級類目代號、項目代號、張?zhí)柦M成，用“-”連接。

3.同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。

4.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

5.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。

六、照片檔案的收集手段、利用和管理

照片的檔案收集，過去并沒有引起我們的足夠重視。有些珍貴的照片長期存放在各單位或個人手里，由于保管條件差，出現(xiàn)發(fā)黃等現(xiàn)象，因此，及時搶救照片檔案，加強(qiáng)照片檔案的收集工作，必須納入各級檔案館（室）工作的議事日程，使之得到科學(xué)的妥善管理和利用。二十一世紀(jì)是個嶄新的世紀(jì)，照片檔案工作為必須重新確定其價值取向，那就是確定照片檔案工作的新思維和工作方法。更新觀念以迎接照片檔案工作的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，認(rèn)定新的工作方位，以利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，全面、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集、整理反映21世紀(jì)有本質(zhì)特征的檔案材料，為推進(jìn)社會的發(fā)展服務(wù)。

1.加強(qiáng)對照片檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高對照片檔案工作的認(rèn)識。首先要正確認(rèn)識照片檔案在社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中的作用。正確處理檔案與其他檔案的關(guān)系，擺正照片檔案在館藏檔案的位置。其次，各級檔案館領(lǐng)導(dǎo)要把照片檔案工作納入日事議程，統(tǒng)一布置，定期研究和檢查督促，使照片檔案和文書檔案、科技檔案一樣，得到健康的發(fā)展。

2.堅定不移的貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理照片檔案的原則，這是保證照片檔案材料齊全完整的關(guān)鍵，檔案部門要廣泛深入地宣傳照片檔案的收集工作，使照片檔案達(dá)到齊全、完整、系統(tǒng)，最大限度的滿足社會各層次的需求和利用。

3.照片檔案的收集、整理、保管和提供利用，都是依據(jù)國家有關(guān)檔案工作的政策，以法管理，凡是編進(jìn)了檔案的底片和照片，一般不得隨便抽出，任何單位和個人都沒有權(quán)利銷毀任何一張照片檔案。

4.建立照片檔案目錄體系，嚴(yán)格照片檔案歸檔制度。照片檔案的歸檔范圍包括原版底片、翻版底片、照片及完整的文字說明，其中原版底片最為珍貴，必須重點保存。歸檔的應(yīng)按一定的順序排列好，全宗號、底片號、照片號應(yīng)一致，填寫卷內(nèi)目錄，注明保管期限，歸檔要排列整齊有序，編號并編制卷內(nèi)目錄，完整照片檔案的整體功能。

5.檔案館（室）要把照片檔案的收集工作列為自己的一項重要任務(wù)。照片檔案和其它類檔案一樣，它屬于國家檔案全宗的組成部分，它是國家的寶貴財富，它將做為珍貴的文件遺產(chǎn)傳給子孫后代。全面、完整、系統(tǒng)地收集照片檔案，是檔案部門義不容辭的責(zé)任。

6.檔案部門要積極搞好照片檔案的提供利用，以促進(jìn)照片檔案的收集工作。要有對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，積極熱情的服務(wù)態(tài)度，科學(xué)多樣的服務(wù)手段，從多方面滿足不同層次的需要，以擴(kuò)大影響，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和群眾的支持。

7.在照片檔案工作中應(yīng)采取多種途徑廣泛收集。由于各種復(fù)雜因素，有些很珍貴的照片檔案長期分散在各個部門或個人手中，依靠先正常的收集途徑和方法是很難辦到的，因此，必須廣門路，通過各種渠道各種方法廣泛征集。檔案部門要廣泛宣傳并采取有效措施和恰當(dāng)?shù)霓k法，使人們認(rèn)識照片檔案集中保管的重大意義，主動配合搞好照片檔案的收集工作。