崗位管理模式下的高校人事檔案管理

趙滟

[摘 要]高校人事檔案管理目前還存在重身份管理輕崗位管理的現象，這不利于人事檔案的管理和高校的改革發展，需要進行崗位管理條件下人事檔案管理的模式與方法變革。

[關鍵詞]高校；人事檔案；崗位管理

人事檔案是在人事檔案活動中形成，記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校人事檔案歷史地、全面地記載著高校人事干部及工勤人員的綜合信息，是學校考察、了解和正確選拔、使用高層次人才的重要依據，它具有現實性、真實性、動態性、權威性等特征。高校人事檔案在人事考核、聘用、管理中發揮著不可替代的作用，管理好高校人事檔案對于教職員工自身的成長和學校的發展至關重要，需要加強管理，提高管理水平和質量。

一、目前高校人事檔案管理中存在的主要問題

重身份管理、輕崗位管理是目前高校人事檔案管理模式中存在的主要問題。我國高等教育在十年來進行了重大改革，無論是教育規模還是教育質量都得到了很大的提升，但是在高校人事檔案管理的模式和方法上改革創新力度不大，不能很好適應高校的人事制度改革。目前大多數高校還是沿用以前的人事檔案管理模式，以身份管理為主，在人事檔案管理中以教職員工的身份來分類管理，建立干部檔案、工人檔案。這種管理模式是計劃經濟體制下的產物，對高校員工實行嚴格的身份管理，影響教職員工的年度考核和績效，阻礙人員效能的發揮，不能體現高校人事制度改革的成果。隨著高校人事制度的改革，對教職員工進行崗位管理已是人事管理發展的方向。一些高校在人事檔案管理中不能及時跟上改革步伐，管理方式陳舊，影響教職員工定期的考核、聘用、晉級，不能發揮人事檔案管理服務高校教學、科研的功能，不能成為人事和組織部門的助手，弱化檔案部門在高校中的作用。

另外一方面，在高校人事檔案管理中也存在過分強調崗位管理，忽視甚至摒棄其他管理方式，這是與高校人事檔案管理不相符的。高校人事制度的改革影響到人事檔案管理的改革，一些高校按照高校人事改革的要求，在檔案管理模式和方法中借用人事管理的經驗，創新檔案管理模式，但是一些檔案管理部門在管理中過分強調改革，忽視原有管理模式的經驗，造成檔案管理中的脫節和混亂。其他管理方式在人事檔案幾十年管理中發揮了重要功能，為上級組織部門對高校干部人才的考察和選拔起到了參謀和助手作用，為優秀人才的成長和發展起到了助推作用，一些好的做法和經驗仍有價值和意義。

二、高校人事檔案管理中實行崗位管理的意義

（一）實現檔案管理的科學化、精細化

高校人事檔案管理的科學化、精細化一直是人事檔案管理部門追求的目標，但傳統的身份管理模式則達不到相關要求。身份管理模式下的人事檔案管理一般是按照部門或者姓氏筆畫（拼音）進行，其中按照部門管理的方式居多，便于檔案材料的收集整理歸類，便于檔案的利用和查詢。但是，這種管理方式在人事制度改革背景下存許多不足，主要就是不能實現檔案管理的科學化、精細化。以部門歸檔、建檔雖然在搜集檔案材料時比較方便，但是不能很好體現出學校教職員工個體之間在德能勤績方面的差異，不能及時有效地為學校領導的決策和組織人事部門的選撥、考核提供參考依據。人事檔案管理如果按學校所設崗位系列和職級進行分類管理，則能及時梳理出學校教職員工的相關信息，能體現出教職員工個體之間在德能勤績方面的差異，使得專技、職員、工勤之間的比例，教授的數量和質量等信息直觀化，實現人才檔案管理的科學化、精細化，能及時為學校的重大決策等提供原始依據。

（二）有利于推進檔案信息公開

高校人事檔案在服務廣大師生、服務教學科研上的作用一直未得到充分發揮，主要原因是檔案管理的信息化水平不夠，從而導致人事檔案信息公開化、社會化程度不夠，影響利用效率。高校人事檔案管理的信息化依賴于檔案材料收集整理的標準化、格式化。標準化的材料通過計算機和相關的軟件系統對其信息進行分析處理，便于部門和個人的查詢利用。崗位管理模式下的人事檔案管理與高校的人事管理相呼應，使其收集的檔案材料按照崗位設置和考核的要求來進行，從而使檔案材料表格化、標準化，方便管理人員對檔案信息的錄入和分析統計。這種管理模式不僅降低了管理人員的工作強度，也提高了管理效率，使檔案管理部門能抽出更多的人力和物力用在檔案的信息化建設上，為學校職能部門的工作提供幫助，為教職員工對檔案信息的查詢利用提供方便，從而推進人事檔案信息的公開。

（三）有利于推進高校人事改革

在高校人事改革過程中，崗位管理改革是其核心。在人事檔案管理中實現從身份管理模式向崗位管理模式的轉變，與人事管理改革中的科學定編、按需設崗、崗責一致、按崗聘用和按績晉升的基本要求一致，也便于人事部門對教職員工的管理和考核。高校人事管理中的績效考核、年度考核、崗位考核關系教職員工的切身利益，影響到教職員工的職務、職級晉升，其考核結果往往受到大家的關注，需要檔案管理部門提供原始材料。如果實行傳統的身份管理模式，則影響到檔案材料的查詢利用服務，降低檔案的使用效能，同時在崗位人事管理背景下也不便于檔案材料的收集、添加和整理。崗位管理模式在人事檔案管理中的推行，則與高校人事改革的理念和路徑相一致，有利于推進高校的人事制度改革，有利于優化高校崗位設置，有利于增強崗位考核的實效性和針對性。

三、高校人事檔案管理實行崗位管理的措施

（一）按崗位設置系列編目

高校人事制度改革要求在人事檔案管理中也要按照崗位進行分類和管理，按照專業技術、職員、工勤進行系列分類編排目錄，并按同一系列的等級進行歸類管理。每種崗位系列可以分成不同的級別，如教師系列一級、二級等，其他專技系列三級、四級等，職員九級、八級等，工勤五級、六級等。這種打破原來按部門和姓氏筆畫編目的管理方式有利于高校干部人事檔案的精細化、科學化管理，便于人事和組織部門的考核，也有利于教職工對檔案信息的查詢。無論是檔案管理人員整理和添加材料，還是職能部門查詢員工信息，都不用像以前那樣隨著人員部門變化又進行重新編排和整理，也用不著像按姓氏筆畫查詢那樣費時費力，這種全新的管理方式從根本上提高了檔案的管理和利用效率。

（二）加強檔案信息標準化建設

高校檔案管理和服務水平低下，主要原因是在檔案管理方式上落后。大部分高校檔案館仍處于手工和紙質化階段，電子化、信息化管理水平較低，不少高校缺乏專業的人事檔案管理軟件，同時也缺乏高素質的技術和管理人才。在崗位管理模式下，高校人事檔案管理需要加強檔案信息標準化建設，提升管理效能。為了適應高校的人事管理改革，人事檔案管理也得實行崗位管理模式，這也要求在檔案信息的收集、整理、錄入上實行標準化。在人事檔案管理中，需要按照崗位設置系列設置不同的信息模塊，統一同一系列基本信息的格式和模板，實行模板化、格式化管理。在高校人事檔案管理中還需要加強硬件和軟件建設，為檔案管理部門配齊相關設備，如計算機、掃描儀、存儲器、專業的人事檔案管理軟件等，便于檔案信息的整理、錄入、統計和查詢。提高檔案信息標準化建設水平，有利于組織人事部門了解和掌握學校各類人員動態信息，為學校的科學決策和干部培養提供支持和保障。

（三）加強檔案管理人才隊伍建設

目前，高校的檔案管理部門在學校的機構設置和編制中大多處于弱勢地位，有的檔案管理部門掛靠在學校辦公室，有的檔案管理部門雖然有獨立的機構、獨立的編制，但是其行政級別要比其他管理部門低，這些就造成高水平、高素質的管理和專業技術人才不愿意到檔案部門工作。部分高校的檔案管理人員主要由大齡女性構成，其文化水平低、專業素質差，缺乏工作能力和熱情，一些檔案管理部門甚至沒有年輕人、沒有技術和業務骨干，沒有高級職稱人員。崗位管理模式下的高校人事檔案管理需要加強人才隊伍建設，需要引進和培養高學歷、高職稱技術人才，這就要求高校領導重視人事檔案管理工作，充分認識到人事檔案管理對教學、科研的促進作用，為檔案管理提供物質和人才支持，為檔案管理人員定編定崗，激發他們的工作熱情。只有充分發揮檔案管理人員的積極性，提高管理人員綜合素質，加強管理隊伍建設，人事檔案管理改革的措施才能得到落實，崗位管理模式的效能才能得到體現，改革才能取得實效。

參考文獻：

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