以信息化促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化

陳雷

[摘 要]作為醫(yī)院資料重要來(lái)源的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)科學(xué)存檔、快速檢索、聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用等科學(xué)化、規(guī)范化操作，現(xiàn)代信息技術(shù)軟硬件和信息化管理手段的完美應(yīng)用無(wú)疑是最好的解決方案，檔案管理信息化必將成為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的重要組成部分。本文闡述了當(dāng)前信息化手段對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要作用，分析了當(dāng)前存在的主要問(wèn)題，提出了通過(guò)信息化手段提高醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化的意見(jiàn)和建議。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案管理；信息化；重要性；問(wèn)題；建議

一、信息化是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇

1、醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是信息社會(huì)發(fā)展需求和現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)步帶來(lái)的必然變革。信息社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)本身對(duì)醫(yī)院檔案信息的需求量劇增，對(duì)醫(yī)院檔案在存儲(chǔ)、檢索、周轉(zhuǎn)、共享等在時(shí)效性、實(shí)用性等方面提出了更高要求。現(xiàn)代信息技術(shù)成果在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)等也迫切需要醫(yī)院檔案管理工作加快信息化建設(shè)和管理步伐。然而由于社會(huì)歷史帶來(lái)的傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣、經(jīng)濟(jì)條件制約、人員素質(zhì)差異等多種原因，使大部分醫(yī)院出現(xiàn)檔案管理工作的信息化滯后于其他工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式、方法和手段越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，急需變革。

2、醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提升醫(yī)院整體建設(shè)水平的有效途徑。為提高各級(jí)醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院、現(xiàn)代化醫(yī)院已經(jīng)形成共識(shí)，而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不僅僅包含醫(yī)療設(shè)備先進(jìn)程度的提高，高精尖醫(yī)護(hù)人員的培養(yǎng)和引進(jìn)，還應(yīng)該包括管理手段、運(yùn)行管理模式的有效保證。以手工存取、人工查詢、人員傳送為主的傳統(tǒng)檔案管理方式耗時(shí)低效，無(wú)法達(dá)到隨時(shí)查詢、網(wǎng)絡(luò)傳遞、資源共享等現(xiàn)代需求。解決的辦法，只能是更新管理意識(shí)，改善管理手段，改進(jìn)管理方法，通過(guò)信息化管理滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要。

3、醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是確保醫(yī)院自身發(fā)展和整個(gè)醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。比如，人事檔案的規(guī)范與否，直接關(guān)系到醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中最重要的醫(yī)護(hù)人員的發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)、交流和重用，信息化的應(yīng)用，無(wú)疑為提高效率性、保證真實(shí)性、實(shí)現(xiàn)快速共享提供了管理手段和平臺(tái)，為確保醫(yī)院和整個(gè)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。再如，病歷檔案在醫(yī)療診斷和救治本身發(fā)揮著重要作用，同時(shí)在醫(yī)保審批、最低保障審核等社會(huì)事物中發(fā)揮的作用也越來(lái)越大。而現(xiàn)代信息技術(shù)硬件支持、軟件管理和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)耐昝澜Y(jié)合，對(duì)于延長(zhǎng)檔案的保留壽命、醫(yī)生快速了解病、遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)診斷、醫(yī)保網(wǎng)上審批、因病申請(qǐng)低保資格審查等成為了現(xiàn)實(shí)，也是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這些工作順利完成的基礎(chǔ)是以檔案管理人員通過(guò)規(guī)范的信息化管理作為基礎(chǔ)的。

二、通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的建議

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理存在諸多問(wèn)題，如：多部門(mén)管理，影響了管理標(biāo)準(zhǔn)的建立和管理職責(zé)的界定；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資料本身和檔案信息化管理重要性認(rèn)識(shí)的不足，降低了檔案信息化管理的關(guān)注和投入；兼容性好、可以多系統(tǒng)互聯(lián)互通的檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)明顯落后于硬件的研制，導(dǎo)致管理的統(tǒng)一性和共享性不理想；適應(yīng)信息化管理的檔案人員的匱乏，等等。面對(duì)存在的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析和思考，對(duì)于如何通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化提出如下建議：

1、強(qiáng)化醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理信息化重要意義的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)支持和各部門(mén)積極配合是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的認(rèn)同。作為醫(yī)院主管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，更要深入檔案管理實(shí)踐，聽(tīng)取多方意見(jiàn)，學(xué)習(xí)外部先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和成功做法，從內(nèi)心對(duì)檔案管理信息化的重要性有深刻領(lǐng)會(huì)和認(rèn)可，才能夠向領(lǐng)導(dǎo)諫言，工作中才能對(duì)此項(xiàng)工作抓實(shí)，抓深入，抓出特色。上級(jí)檔案管理部門(mén)，醫(yī)療衛(wèi)生主管單位也要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)。要使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)站在全局高度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化，全面提高工作效率的重要組成部分。

2、增強(qiáng)對(duì)檔案管理員責(zé)任意識(shí)和信息操作能力的培養(yǎng)。很多醫(yī)院的檔案管理人員年齡老化，人員素質(zhì)參差不齊，現(xiàn)代技術(shù)手段應(yīng)用能力不高，甚至很多人身兼多職，往往出現(xiàn)沒(méi)能力鉆研業(yè)務(wù)，沒(méi)心思鉆研業(yè)務(wù)的尷尬局面，一定程度上妨礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。改變這種狀況，首先要通過(guò)人事改革改變?nèi)藛T結(jié)構(gòu)，通過(guò)崗位培訓(xùn)提高人員素質(zhì)，通過(guò)提高待遇鼓勵(lì)在崗優(yōu)秀人員安心工作。其次，要制定檔案管理信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，其中要對(duì)人才吸引、檔案管理專業(yè)型人才培養(yǎng)做明確規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行。第三，鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員積極鉆研業(yè)務(wù)，掌握現(xiàn)代化信息手段管理的實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵，在規(guī)范化、制度化、程序化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)上，不斷提高創(chuàng)新能力，努力在檔案管理信息化上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

3、增加對(duì)檔案信息化管理所需的硬件和軟件的投入。硬件、軟件、人是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不可或缺的三要素。計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等是必不可少的硬件。同時(shí)，專門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，必要的操作軟件是使硬件發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)信息化錄入、管理、檢索、傳輸?shù)南到y(tǒng)要素和介質(zhì)。連同檔案管理人員和信息需求人的熟練、規(guī)范操作，才能使硬件發(fā)揮應(yīng)有作用，實(shí)現(xiàn)節(jié)省空間、查詢便捷、傳輸迅速，應(yīng)用廣泛的預(yù)期效果，大大提高檔案價(jià)值利用率，提高工作效率。所以醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)造條件，增加預(yù)算和支出，保證信息化各要素的投入與建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。

4、強(qiáng)化以標(biāo)準(zhǔn)化管理促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)步伐。檔案管理的信息化，硬件、軟件和人是基礎(chǔ)，科學(xué)規(guī)范的管理方式是保障。只有實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能在歸檔和檢索、傳輸和其他管理等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，這樣才能在保證完整性、真實(shí)性、時(shí)效性基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案為醫(yī)院各項(xiàng)工作，特別是為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)。這一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)，需要加大宣傳，達(dá)成共識(shí)，同時(shí)要由專門(mén)部分負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、組織實(shí)施，以使各項(xiàng)具體工作在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要求下有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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