基于信息技術背景下的中學檔案管理研究

吳薇

[摘 要]隨著現代信息技術的發展，學校的教育和管理正經歷著前所未有的變化，特別是檔案管理的改革。本文以信息技術為背景，闡述了在中學實施檔案管理信息化建設的必要性和對策，并提出了在建設數字化檔案系統的過程中應該注意的事項。

[關鍵詞]信息技術；中學；檔案管理

隨著我國社會的發展與科技的進步，信息系統應用已經越來越廣泛。同時，由于國內教育的改革進一步加大了教學活動中的信息需求，傳統的檔案管理方式已經難以滿足發展的需要。因此，越來越多的人開始關注與重視檔案管理信息化的建設。

一、中學檔案管理應用信息技術的必要性

江澤民同志指出：“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。”傳統檔案管理主要包括檔案庫房設置、檔類排架、檢索工作編制、檔案保護、檔案調查和檔案利用等方面。但是，隨著檔案范圍的擴大，文件大幅增加，檔案管理技術急需改革以適應信息管理的需求。學校檔案管理是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準之一，是辦好學校的重要基礎工作之一。因此，中學作為向高校培育新生、為社會培養人才的基地，急需在教學過程、學生教師管理等方面更多地引用信息技術成果，將信息技術與檔案管理有機結合，從而提高學校的工作效率與效果。具體如下三方面所示：

1.中學檔案管理應用信息技術是中學發展的必然要求

隨著信息技術的發展、網絡的普及，中學教育管理大量運用了計算機技術，建立了數字化檔案以保存大量的數字化文件。越來越多的中學開通了校園網，與國際互聯網和國內教育網站相連接，從而為教學和管理提供先進的技術手段和網絡環境。另外，由于相對于傳統的以紙質為載體的檔案信息對象，計算機管理檔案以光盤或移動硬盤等形式更易保存與查詢，從而具有長期保管、方便利用的優勢。

2.中學檔案管理應用信息技術是提升中學教學質量和管理水平的重要保障

有別于傳統的以紙質為載體的檔案信息對象共享性低等劣勢，實行中學檔案管理信息化一方面能更好的提升學校管理水平與質量，另一方面能夠充分挖掘中學教學資料檔案信息的價值，提高整體的教學水平。

3.中學檔案管理應用信息技術是提高教學檔案價值的重要手段

通過對中學檔案管理的信息化建設，不斷開發并利用現有的教學檔案信息資源，為學校提供更加優質的教學資料，從而為中學教學、管理等工作提供依據。因此，加強對中學檔案管理信息化的建設能夠提升中學的教學及服務水平，提高學校的工作效率和效果。

二、中學檔案管理運用信息技術的對策

1.樹立正確的觀念，全員參與

根據2011年廣州市教育委員會負責人介紹，雖然廣州市屬省一級學校的綜合檔案室已經達到標準，但是不少市一級的學校還處于標準以下。很多校領導及大多數的教職工都缺乏檔案管理意識，將檔案管理等同于傳統的人事檔案工作。很多人都認為檔案管理與教學工作沒有關系，從而在心里不重視學校的檔案管理。由于缺少對檔案管理必要的認知，很多學校平時并不收集整理應歸檔的資料，造成資料流失、損壞等問題。因此，需要從根本上提高中學教職工對檔案管理的重視，樹立正確的檔案意識，轉變固有的思想，從而實現檔案管理的創新。中學領導更應該帶頭提倡檔案管理信息化，樹立檔案管理意識，將教學資料檔案管理工作作為中學改革的重點。另外，由于學校每一位教職工都會產生檔案資料，是集體智慧的產物，比如上級頒發的文件、各類會議資料等。因此，需要全員參與，共同攜手進行檔案管理，主動積極進行資料歸檔。

2.統一標準，嚴格執行檔案管理制度，獎罰分明

首先，基于中學檔案管理的實際情況，制定統一的教學資料檔案管理標準，從而保證資料的完整性與規范性，這也有利于對檔案進行規范化的管理，實現資源的共享。其次，要嚴格執行中學的檔案管理制度，獎罰分明。對按規按時按量上交檔案資料的老師進行獎勵，包括物質和精神兩方面；對違反規定的老師則給予一定的處罰，從而保證檔案管理人員工作的積極性，促進檔案工作的發展。最后，在注重檔案標準化的同時，也要關注資料的安全性，加強中學檔案資料的保密意識，積極實行安全保密制度。

3.對紙質和電子檔案嚴格把關，拒收不符要求的檔案

檔案都有統一的標準，比如案卷必須正確反映教學內容，手續完整并有利于長期保存；書面整潔，用統一鋼筆或簽字筆填寫等。因此，在實進行紙質文件與電子檔案的歸檔工作時，需要對紙質和電子檔案的質量嚴格把關，對不符合歸檔要求的文件要求相應的人員修改至符合要求后才可歸檔。

4.提升檔案管理的服務功能

由于中學的工作氛圍兩大類：教育和管理。其中教育工作時學校的一線工作，為學生提供教學服務；管理工作則是對教育工作的組織、調控、服務以及支持。管理工作面向教育過程，以教學為中心，促進學生全方位發展。因此，為檔案管理的工作更多地是服務于教師，從而為學生提供優質的教育。為了便于收集、保存和利用檔案資料，提升檔案管理的服務功能，可以形成新的科組、教師和班主任工作手冊，以替代分散的科組、教師業務和班主任檔案項目。即改變原來的教師業務檔案不同時不同段分開發放的方式，取而代之的變為合并的手冊，從而使得教師了解自己的業務檔案，知曉業務的流程，提高教學的質量。

三、中學檔案管理運用信息技術應注意的事項

1.注意對數字化檔案的收集，改變舊思維

由于過去的紙質化檔案只需要工作人員把握好歸檔接收的環節即可，而很少參與到紙質文件的生成管理。但是，由于數字化文件的特殊性，如果照搬紙質化檔案的管理方式，則極有可能造成文件丟失、損壞等難以彌補的后果，所以要注意對數字化文件及檔案的收集。如今中學都建立了校園網，學校內部各部門可以通過互聯網平臺將文件以郵件形式發送給檔案管理人員，大大提高了文件搜集的效率。另外，檔案管理人員在搜集檔案資料的同時，要注意嚴格把關資料的質量，拒收不符合要求的資料。比如案卷必須能夠準確、真實地反映學校的教學活動，文件材料必須注明題目、責任者、時間等要求。

2.注意對數字化檔案的保管，兼顧安全性和保密性

有別于傳統的以紙質為媒介的檔案管理，數字檔案的存放媒介通常是光盤、移動硬盤等空間小、存儲量大的物品。所以，在考慮數字化檔案的保管時需要注重數字化檔案設備的安全以及信息安全兩方面。一方面，需要保證光盤或移動硬盤的安全，避免損壞、潮濕等外界影響。另一方面，則需要采取一系列的措施以保證信息的安全。比如更改可讀性、設置口令、加密等。

3.注意對檔案人員隊伍的管理，提升檔案管理人員的質量

中學在建立信息化檔案管理的同時要注意提高檔案管理人員的水平，打造高素質的檔案人員隊伍。由于建立信息化的檔案管理需要精通檔案理論與計算機知識的復合型人才，所以檔案管理人員必須具備較高的知識水平和職業操守，具備較強的責任心和良好的服務意識。另外，由于各學校還在積極實施檔案管理信息化的進程中，學校更應該為檔案管理人員創造良好的學習條件比如自學或者進修培訓，督促檔案管理人員提高知識和技能水平。

總之，中學建立數字化檔案管理系統是一項長期而系統的任務。要想學校的檔案管理工作處于領先地位，提高學校的教學與管理水平，必須引進先進的信息技術，逐步推進教學資料檔案信息化建設，從而完善學校的教育改革，進一步推動我國教育事業的發展。

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