從雙元價值的視角看當前人事檔案價值的實現

肖艷

[摘 要]人事檔案的利用率并不高，其價值越來越被忽視，本文將從檔案雙元價值的視角，將具體案例與檔案人事價值實現與橢圓理論相結合，使人們對人事檔案的價值有更深層次的理解，以期指導業務實踐，使人事檔案工作能進一步改進和發展。

[關鍵詞]人事檔案；雙元價值；橢圓現象

人事檔案是人生歷程的寫照，從入學到入職，從加薪到提干，人事檔案都記錄著點滴細節。筆者在機關人事檔案工作實踐中發現，雖然人事檔案有一定的含金量，它的利用率并不高。究其原因，是我國檔案管理上存在一定的問題，使人事價值難以實現；本文將從檔案雙元價值的視角，將具體案例與檔案人事價值實現與橢圓理論相結合，使人們對人事檔案的價值有更深層次的理解和把握。

一、檔案雙元價值觀的提出、價值實現與橢圓現象

1、檔案雙元價值觀的提出

“檔案雙元價值觀”是湖北大學歷史文化學院覃兆劌教授于2003年出版的《中國檔案事業的傳統與現代化》一書中提出的。他認為檔案始終可以作兩個層面的理解：一是它作為一種行為方式，人類的初衷在于借助它的結構形式所賦予的功能，稱為“工具價值”；一是作為記錄或者文獻歸屬的實體（或結構對象實體），其內容負載的價值，稱之為“信息價值”。前者是一普遍意義的價值，后者是一種個性價值；前者由檔案的自然屬性賦予，后者由檔案的社會屬性賦予。在我看來一切對檔案價值的分析都可以包括其中。

人事檔案具有檔案的一般屬性，具有雙重屬性，是工具價值和信息價值的統一體。人事檔案的工具價值首先體現為一種控制方式和維護手段，是對人事信息的合目的保存，是對檔案信息憑證性的賦予和維系；信息價值則是在人事檔案的工具價值得以確認的同時產生的。

2、檔案雙元價值實現與“橢圓現象”

（1）檔案價值實現

“檔案價值實現是檔案潛在價值（本體意義）向現實價值的轉換”（1）。也就是說，檔案價值實現是檔案價值的外化或外在表現，是通過利用行為所達成的對檔案價值本身的反映。

（2）個別利用行為的“橢圓現象”

“橢圓現象”是以“雙元價值”視角解析檔案價值本體與檔案價值實現之間關系的模型。“橢圓現象”是基于個別利用行為所反映的檔案價值本體與檔案價值實現之間的關系，這是“橢圓現象”的微觀基礎。

在具體的利用環境中，“雙元價值”集合的呈現量是不同的，其呈現的規律符合“橢圓現象”。在圖1中，TV表示檔案工具價值取向的反映量大小，IV表示檔案信息價值取向的反映量大小，檔案價值量等于TV與IV之總和。如圖2，在該次檔案利用時，其工具價值的實現大于信息價值的實現（TV>IV），就檔案價值的本次利用總體實現程度來看，并沒有達到最大（其所在“點”高度未及短軸端點）。很顯然，當TV=IV時（見圖2），檔案在某次利用時價值實現程度達到最大化。這表明本次檔案利用是同時注重了工具價值與信息價值的實現。

二、檔案雙元價值實現與“橢圓現象”結合案例分析

檔案雙元價值實現與“橢圓現象”從字面上理解有些抽象和費解，但若與具體案例結合會發現其理論上的先進性和應用上的實操性。

案例一：棄檔族

2002年，武漢市人才服務中心的數據表明，其所代理的5萬余檔案就有1.5萬份被遺棄。根據記者對人事部全國人才流動中心、北京市人才服務中心、中國上海人才市場、中國北方人才市場、中國南方人才市場以及四川、貴州等省人才交流服務中心的不完全統計，全國至少有60萬“棄檔族”。僅成都市人才中心代管的檔案中，就有五分之一的檔案成為沒人要的“死檔”，存放時間最長的已達15年，四川省有關部門估計，全省的人才“死檔”已超過20萬份。（2）來自南京大學公共事務與政策研究所的調查顯示：有66%和68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。（3）

盡管上述數據是多年前的，統計方式也有待考證，但從一個側面反映了人事檔案越來越不受重視的事實。具體到圖1橢圓理論中，O點到縱軸的距離過短，小于人們的期望，人事檔案價值沒能實現，“棄檔族”隊伍越來越龐大。

案例二：湯國基案件

湯國基，知名青年作家，在海內外發表作品三百多萬字，1983年畢業于湖南益陽師范專科學校。在那個急需人才的年代，湯國基并沒有順利地找到工作，而是多次被拒絕。20多年來，湯國基一直以自由撰稿為生，沒有正式的工作單位。直到兩年多前確認人事檔案里有“嚴重的神經官能癥”等評語后，湯國基才最終明白自己20年來找不到工作，談不到對象，處處碰壁的原因。最終他一紙訴狀將母校益陽師專和原工作單位寧鄉縣教育局告上了法庭。

這個案件中，體現了典型的我國人事檔案管理體制的特點“組織上壟斷，個人利用隔絕”。具體到圖1橢圓理論中，OM過于偏向F1區，過分強調工具價值，忽視信息價值，使人事檔案價值實現不完全。

案例三：無錫市開放人事檔案

《無錫市檔案管理條例實施辦法》2013年6月15日起施行，其中提到公民對本人人事檔案有知情權、對歸檔內容有補充權，目的就是增強管理人事檔案的部門的責任意識、完善管理制度，主動做好檔案管理。知情權、參與權的含義是公民在需要時，可向有關檔案機構了解其個人范圍內的檔案構成情況，自己在工作學習成長過程中形成的應當歸檔的材料，可向檔案機構提供補充。（4）經過近兩個月的開發、測試、完善，全新的無錫市人事檔案綜合管理分析決策系統已正式上線投入使用，市民在無錫公共就業和人才服務網上進行檔案查詢時，不僅可以查詢到檔案是否在無錫市人才服務中心檔案庫保管，還可以查詢檔案于何時由何地轉入以及檔案于何時轉出到何地。新系統的另一個亮點是二維碼檔案標簽系統。今后，每份人才服務中心庫存檔案均有相對應的二維碼檔案標簽，內含個人的八項基本信息（包括姓名、身份證信息、畢業學校、學歷、專業、家庭住址、聯系電話、戶口情況等）。新的檔案標簽系統的使用將進一步方便檔案管理部門對于檔案信息的查詢更新，提高工作效率。（5）

這個案例是我國人事檔案開放利用的實質性嘗試，也是人事檔案突破傳統與信息技術結合的產物。具體到圖1橢圓理論中，就是OM逐步向F2區靠近，更加注重檔案信息價值的發揮，更加注重檔案利用手段的革新。

案例四：美國人事檔案利用

在美國，所有任職或離職的雇員都可以在正常工作日，出于合理的要求，申請查閱本人的人事檔案（鑒定、考核、錄用等材料除外）。如果檔案保管部門拒絕雇員查閱檔案的合理要求，雇員可以向法庭或者有關部門申請法律援助。如果雇員對人事檔案的部分內容產生質疑，可以向主管部門提出，如判定確實有錯誤，可將其剔除或由本人提交一份澄清事實的備忘錄，放入人事檔案中。所有的人事檔案只對本人或他授權的人開放，不向公眾提供利用。在美國的某些州，讓未經人事檔案主體授權的人看他的檔案是違法的，對執法部門也不例外。如果聯邦調查局或當地警察想要查看某人的檔案，他們必須向法庭提出申請，得到搜查證后才可查閱。如果人事檔案的主體已經死亡，在查閱他的檔案前需提交他的死亡證明。

這個案例體現了美國人事檔案“積極利用”與“審慎開放”的有機結合，實質上是美國“以人為本、立檔為民”理念的具體體現。具體到圖1橢圓理論中，即M點越來越向縱軸靠近，最大限度地發揮人事檔案的作用，也就更高地提升了人事檔案的價值。

通過以上案例與檔案雙元價值與橢圓現象的結合，讓我們形象具體的認識到了人事檔案是工具價值和信息價值的統一體，只有兩者完美的結合才能充分實現人事檔案的價值。覃教授指出“人事檔案應成為人事部門和被記錄對象個人共同擁有的信息，個人和管理部門成為一種共建、互認的新模式中的契約關系，個人對記錄自己信息的檔案擁有知情權、糾錯權、利用權、隱私權、個人應有的權利在人事檔案的管理中應得到充分尊重”。希望我們能用雙元價值的視角，重新審視我國人事檔案管理工作，使其能健康快速的發展。

參考文獻：

[1]覃兆劌.《雙元價值觀的視野：中國檔案事業的傳統與現代化—兼論過渡時期的檔案思想》[M].中國檔案出版社，2003年6月版

[2]覃兆劌、范磊等：橢圓現象：關于檔案價值實現的一個發現[J].檔案學研究，2009，（5）

[3]黃艷敏.人事檔案的價值構成與雙元價值觀研究[J].云南檔案，2007，（1）

[4]王尹芹.“雙元價值”視閾的企業檔案工作[J].湖北檔案，2011，（10）

[5]李蕙名.關于我國人事檔案信息公開的思考———從“湯國基檔案事件”說起[J].北京檔案，2009，（5）

[6]黃霄羽.國外人事檔案管理的特點及啟示[J].北京檔案，2006，（1）.

[7]王紅敏.美國的人事檔案管理[J].中國檔案，2003，（4）

注釋：

（1）張斌：《檔案價值論》，中央文獻出版社.2000年，第137頁

（2）新華網2002年11月4日http：//www.hicourt.gov.cn/news/news_detail.asp？newsid=2002-11-14-9-19-13

（3）新華網2006年1月4日http：//www.ah.xinhuanet.com/news2005/2006-01/04/content_5961332.htm

（4）無錫傳媒新聞網，2013年6月14日，http：//www.wxrb.com/node/kandian/2013-6-14/16AI1EEDG454924.html

（5）江南晚報，2014年3月19日，http：//www.zgdazxw.com.cn/NewsView.asp？ID=28656