淺談檔案管理系統在信息化應用中的優勢

陳小群

[摘 要]通過介紹中石化檔案管理系統在企業中開發應用情況，分析該系統在信息管理中存在優勢，體現檔案管理系統在企業中應用的價值和推廣的意義。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；優勢

隨著全球信息化的快速發展，更多的企業認識到將信息化融入企業發展血液的重要性，中石化檔案管理系統在本企業應用就是其中之一。企業檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、網絡技術、通信技術充分運用于對檔案信息資源的處置、保存、管理、開發、提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。

本文談談中石化檔案管理系統在本企業應用中的優勢。

一、中石化檔案管理系統流程板塊設計合理，可操作性強

中石化檔案管理系統主要包括C/S端的檔案系統客戶端和B/S端的檔案系統網站；共有三個板塊，一是CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊，二是BS端網頁板塊——檔案網站。

檔案系統的業務流程分為6個，收集整編流程→檔案歸檔流程→檔案借閱流程→檔案共享流程→鑒定銷毀流程→年報統計流程。檔案系統功能設計18個，收集整編、歸檔審批、檔案檢索、共享管理、鑒定管理、專題編研、年報統計、運維系統、數據管理、提報管理、借閱管理、集團共享、檔案推送、歸檔批處理、庫房管理、續借管理、外部接口、溫濕度管理。

總的來說系統集檔案收集、存儲、統計、查詢利用等內容管理和電子文件歸檔接口六大主要管理功能于一身，確保了歸檔電子文件真實、完整可用和安全，在檔案管理中具有可操作性強，可進一步提升了茂名分公司檔案信息資源標準化規范化管理水平，為建立中國石化統一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺奠定了基礎。

二、中石化檔案管理系統各板塊功能明確齊全，系統性強。

1.中石化檔案管理系統檔案管理板塊

檔案管理主要具有業務數據處理，統計，查詢的功能，使用對象是檔案專兼職人員及系統關鍵用戶；檔案管理板塊突出點是能提供強大的數據導入導出功能，數據導入功能多樣可導出數據模板，進行數據整理后再導入系統相應的檔案類中，可以脫離系統進行數據的收集整理。

原文批量掛接方式多樣，為滿足數字化掃瞄工作的需求，系統還提供多案卷掛接電子原文的功能，為數字化工作提供強大的支持。打破原系統只具有的單一的錄入數據及電子原文掛接功能，為數據的收集整編及原文的掛接提供快速的途徑，大大提高工作效率；它還可定義個性化錄入界面，個性化設置比較強，檔案員可以根據自己的喜好對消息提示方式進行個性化的配置，從而滿足個人需要。

茂名分公司從去年12月開始業務重組后，業務量大大增加，人員卻不增，新人不進，舊員到齡退下，在人員緊張，業務量大增的情況下，檔案管理板塊的強大的數據導入導出功能及原文批量掛接方式多樣，給我們茂名分公司檔案員檔案數據錄入歸檔，電子原文上傳帶來了便利，提高工作效率。

2.中石化檔案管理系統檔案配置板塊

檔案配置主要是系統配置應用；使用對象是檔案領導及系統管理員；檔案配置板塊突出點是機構管理功能能讓系統管理員直觀了解現有的行政組織機構；可以對組織機構添加，刪除，有效和無效化處理，同時可以對組織機構做排序操作，方便管理。

用戶管理功能能對系統用戶進行統一管理，統一使用AD域賬戶作為系統賬戶有利于用戶的統一，為單點登錄的實現提供方便；視圖配置功能的可以添加、刪除視圖以及視圖目錄樹節點進行動態配置和管理；多視圖展示形式支持同一年度使用多個視圖展現形式；不同單位可制定不同的視圖顯示方式可對視圖進行權限控制，可限制視圖的使用范圍。

檔案配置板塊的機構管理功能、用戶管理功能及視圖配置功能；讓茂名分公司的檔案領導及系統管理員對茂名分公司的38個組織機構、5000人左右的用戶，18個檔案類的視圖目錄樹，一目了然，無論是從管理、還是查詢和使用都帶來了方便，節省工作時間。

3.中石化檔案管理系統檔案網站板塊

檔案網站主要是檔案查詢借閱、流程審批、檔案編研、推送；使用對象是普通用戶及檔案管理員；登錄后，進入查詢首頁。左側為功能區，右側為查詢區。功能區包括個人工作平臺、檔案檢索、檔案編研、檔案推送。查詢區提供所有檔案文件的查詢、原文的查詢、專題查詢、視圖查詢功能。其中檔案檢索功能包括分類檢索、全文檢索、跨庫目錄檢索、視圖檢索、目錄檢索；用戶可以根據這些檔案檢索功能在權限允許的情況下進行在線查閱，然后走在線借閱流程。

系統提供在線借閱功能，用戶可以通過“申請借閱”方式，來取得管理員的授權，只有審批流程通過后，才能有相應的瀏覽或下載權限。

檔案網站板塊的檔案檢索功能多形式化及在權限許可下、安全性保證的情況的在線借閱功能，解決了茂名分公司的38組織機構，不在同一地方辦公，對檔案利用困難；讓檔案利用人員來回跑檔案室查借閱的落后管理方式已成為過去；電子文件在線瀏覽、借閱等功能，讓茂名分公司檔案工作人員工作效率得到很大的提高，讓查閱者在網上輕松查閱，借閱，在線瀏覽，大大提高工作效率。還有就是此網站可以實現中石化查詢；建立中國石化統一的檔案共享平臺，通過統一的共享平臺，在權限允許的前提條件下最大限度的達到檔案資源共享。

三、中石化檔案管理系統與其它業務系統接口相容，兼容性強

建立標準系統歸檔接口通過標準的系統接口，可以接收各業務系統推送的數據。只要符合檔案業務規范，并遵循標準數據規范，即可實現數據的歸檔，方便本茂名分公司合同管理系統、本地公文管理系統的集成工作。

四、中石化檔案管理運維系統部署運維平臺健全，保障性強

運維系統部署一套健全的運維平臺，有一支技術水平高責任心強的運維隊伍，有明確的提報流程，項目上線試運行后，系統使用過程中產生的問題和疑問可通過運維系統網站提報，并進行流轉處理。茂名分公司檔案管理系統從2013年4月運行至今，檔案領導及系統管理員經電話、走運維系統提報流程等提交的問題有二三十個，運維組都一一及時的給予解決，為茂名分公司檔案管理系統的平穩運行提供保障。

五、結論

茂名分公司檔案管理系統是總部項目組從2012年10月開始實施，系統創建了檔案分類、管理應用視圖、相關報表、統一了茂名分公司檔案管理的收集、整理、歸檔、借閱、鑒定、共享等工程流程、規范茂名分公司的檔案管理系統元數據及著錄標準；規范系統用戶工作職能分配了相關權限；提供檔案資源在線利用服務，建立電子檔案在線利用管理規范；完成了合同管理系統及本地公文管理系統的集成工作；功能模塊設計合理、運行穩定、功能齊全、各項功能都能滿足茂名分公司檔案管理需求。從2013年4月開始正式上線運行，目前茂名分公司的檔案系統有18個檔案類，從1956年—2012年的案卷數有60多萬卷，文件數有100多萬，電子文件總量約1T的存儲容量，用戶人數為5000人左右。茂名分公司檔案管理系統的建立實現了與中石化其它企業之間的檔案信息資源共享與利用，規范茂名石化的檔案管理業務，使之達到流程一致，管理規范，效率提高，充分體現出檔案管理系統具有顯著的應用管理優勢，對檔案管理信息化進一步的提升和完善具較大促進作用，在檔案行業管理中也具有較大推廣意義。