圖書館人本管理語境下的時間管理

胡秋煦

[摘 要]時間管理是有目標地應用可靠的技巧，合理有效地利用可以支配的時間。時間管理的目的就是將時間投入與目標相關的工作，達到“三效”.即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。

[關鍵詞]圖書館；人本管理；時間管理

科學合理地使用時間是現代人社會性格的一個重要標志。時間是一種重要的資源，它具有不變性、無存貯性和無替代性，但卻可以對其進行有效管理和使用。時間管理理論到目前為止已經發展了五代：第一代傾向于備忘錄式，一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。這種管理的優點是：應變力強、壓力很小。但備忘錄式的時間管理沒有嚴整的組織框架，比較隨意，有時會處于應付狀況。第二代強調的是“規劃與被備”類型，特點是制定時間表。第三代強調的是價值，制定中、長、短期的目標以期實現一種價值觀。它的特點是以價值為導向的一種學習或工作方式，效率較高、井然有序，稱為效率式。第四代傾向于一切以自然法則為中心的羅盤理論。它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走得快是一回事，方向對才是最重要的。第四代時間管理的特點是以人為本，追求生活品質和健康快樂的人生。通過時間與人的互動以達到人與人的互動，從而產生工作效益的最大化。第四代時間管理與人本管理的理念相一致。

1、要有明確的目標，制定圖書館發展戰略

做正確的事情，勝于正確地做事情。先把事情做對，再把事情做好。這是每一位管理者，必須牢記的原則。把事情做對，是保持與組織目標一致的關鍵。而把事情做好，是實現組織目標的途徑。如果方向錯了，工作效率越高.偏離組織目標越遠。

圖書館一定要制定長、中、短期計劃與規劃，要制定發展戰略。制定戰略性長期規劃是管理的必要程序之一。此規劃通常也稱作戰略計劃，一般是對今后3至10年所他的長遠打算。它考慮的是機構將采取哪些步驟，如何取得預期的變化和效果。有專家給戰略計劃下的定義是：通過規劃在給定的一段時期內，機構將通過哪些行動步驟改變現狀，達到期望的目的。相比之下，短期計劃覆蓋的時間范圍比較小，比如今后一兩年。年度預算、設施更新計劃、某項特定業務的開發計劃——如網上搜索服務上馬計劃，都屬于短期計劃的例子。

制定戰略計劃的動機很多。它可以是尋求改變機構的發展方向；把資源（人力、經費等）轉移到更重要的項目上；獲取更佳的決策信息；優化內部部門之間的協調；更好地了解周遭環境變化；制定現實的、可能實現的、或是更高的目標；刺激一個“疲軟”的機構等等。通過制定戰略計劃，機構希望明確自身的意圖，確定方向和發展重點，提供一個制定政策和決策的框架，幫助實現資源的有效分配和利用，識別關鍵問題和局限因素，收集關鍵性的決策信息。圖書館則可以更緊密地和機構的使命及各項業務相結合，通過服務用戶和機構，展示信息帶來的優勢相對生產力的促進.使自己成為重要的團隊成員。

在美國，圖書館之所以要制定戰略計劃，很大一個原因是出于當前經濟形勢帶來的壓力。圖書館必須努力證明自身的存在價值。上級部門在做戰略性檢視時，也會對圖書館加壓。戰略計劃有助于圖書館在各組織部門中保持戰術性優勢。越來越多的專業文獻開始探論圖書館的規劃、組織戰略、戰略管理和戰略計劃等命題。

知識、信息與通訊技術革命給世界帶來前所未有的變化。作為圖書館管理者，制定圖書館發展戰略顯得十分重要與緊迫。而目前有些圖書館的現狀卻是管理者在上任之初總是要做出一些形象工程，在圖書館的發展、服務、競爭及人才的素質結構定位方面出現錯位和偏離，盲目發展、忽視長期規劃。由于缺乏發展戰略及方向所造成的時間浪費是圖書館在時間管理上的最大失誤。

2、要忙于其它事務而偏離組織目標

有些圖書館管理者和館員，長期從事與圖書館無關的業務和事務，偏離了圖書館的目標。在參加這些活動之后，在圖書館管理和工作方面會顯得力不從心，出現個人目標與組織目標的錯位，最終造成個人目標與組織目標難以雙贏。

3、要合理安排，勞逸結合

圖書館要合理安排館員的作息時間，要勞逸結合。在辛苦工作的情況下，要保證館員的休息時間。要給館員提供體育鍛煉、休閑娛樂的空間和時間。如果只是一味地要求館員工作，不重視館員的健康，將會引發嚴重的后果。這種以犧牲健康為代價來換取事業的發展，并不是一個量完美的選擇。

4、認識和把握時間的價值性

在管理當中時間是有成本的。館員在圖書館的工作時間，是圖書館以支付工資和各種福利的方式換來的。館員把自己的時間以上述方式交換給圖書館，在規定的上班時間內，不可能再同時在另一個單位的另一個崗位工作。即使館員在圖書館做的是極其平凡的工作，因為他放棄了可以從事更好的職業或更多賺錢的機會，圖書館也應該尊重他的勞動和奉獻。而不應該因為他的平凡的崗位和有時微不足道的業績，而輕視甚至蔑視他。

5、要掌握溝通的技巧，善于管理情緒

從某種意義上說，管理時間就是管理情緒。因為良好的情緒會產生正確的行為，導致正確的結果，也最節省時間。反之，不良情緒產生錯誤的行為，導致錯誤的結果，也就浪費了時間。聰明的管理者，應該世事洞明，人情練達，善解人意。及時溝通，及時解決，不留后患。館員情緒好了，才有好的服務態度，才有好的工作質量，才會節省時間。

6、圖書館時間管理的方式

管理者要熟練掌握時間管理的不同方式，才能成為時間的主人，才能立于不敗之地。時間的浪費是最大的浪費，消磨時間是最無聊的行為。時間就像海綿里的水，需要合理地安排和利用。用積極樂觀的心態去迎接每一天，安排好工作和休息，這樣不僅會增加我們生命的廣度，也會增加生命的長度，同時為社會、為圖書館、為家庭做出更大的貢獻，帶來更多的歡樂。

7、設置并管好圖書館自由時間

所謂自由時間，是指容許員工在上班時間段以內，抽出一定的時間自由支配。自由時間又叫“自控時間”。所謂圖書館“自由時間”管理，是指圖書館領導拿出一部分工作時間完全交給圖書館員自己自由支配。

圖書館管理者總是想充分利用圖書館員的工作時間，但實際上圖書館員的一部分工作時間總是會損失掉。聰明的圖書館管理者應該知道，即使不給圖書館員自由時間，他們也會想辦法偷懶，與其偷偷摸摸，弄得兩邊都不災，何不讓圖書館員公開地、自由地支配一小段時間？變“偷懶時間”為“自由時間”，這是對圖書館員的尊重和信任，同時更彰顯了圖書館管理者的管理智慧，可以很好地體現其人性化、柔性化管理的人文情懷。

自由時間制度，一般來說在采編等不接觸讀者的部門比較容易實行。大不了到了一定的時間段，宣布休息一會兒就是了。流通閱覽等部門接觸讀者的工作崗位，一般很難設置自由時間。因為工作性質所決定，館員要面對并服務讀者，是不允許脫離崗位的。也就是說所謂守攤的，離不開。譬如閱覽室看門人，就須臾不能離開。流通辦借還書手續的，注意力始終集中在這方面。這就要采取靈活的辦法，在作息制度安排上想辦法，使其更加合理、更加人性化。或者，多安排一些人手，大家輪流休息一些時段。在休息時段，可以自由支配。還可以獎勵一定的時間，讓其休假，或進修、學習等等。還有些工作崗位，譬如說在書庫取書的崗位，在沒有讀者要求取書的時段，在完成了圖書上架、整架和衛生工作以后，與其聊天說閑話、眼睛看天花板，倒不如允許他們學習一會兒來得劃算。特別是搞參考咨詢的崗位，在沒有咨詢的時段，你不讓他看書，把時間浪費掉，下班回到家里洗衣做飯帶孩子，累了休息看電視，還哪有時間學習啊。不學習提高不了，拿什么為讀者參考咨詢。只能是敷衍了事，得過且過。結果是節省不了讀者的時間，反而浪費。

圖書館在為用戶服務時，一定要快、要搶時間。要高速度、高效率，幫助用戶搶占先機，立于不敗之地。反之，磨磨蹭蹭，拖拖拉拉，提供信息遲到、過時，就會使圖書館的價值大打折扣。圖書館的內部工作也要講求速度和效率。一項工作與其曠日持久耗時間，不如速戰速決省時間。與其搞疲勞戰，不如在提前完成任務之后，拿出一點時間用于休息和學習。

圖書館人本管理語境下的時間管理，崇尚以人為本的理念，關注館員的學習和健康，關懷館員的成長和全面發展。只有擁有了一流的館員團隊，才能辦成一流的圖書館。只有一流的時間管理，才能取得一流的業績。這是再簡單不過的道理，毋庸置疑。

參考文獻：

[1]陳婉儀.關于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學刊.2011（02）