淺談學校檔案保護工作存在的問題及對策

鄒麗瓊

[摘 要]學校的檔案管理是學校的基礎性工作之一。強化學校的檔案管理，努力維護學校檔案的真實、系統和完整，能夠有效地提高教育質量和學校的管理水平，對促進教學質量提高具有很大的作用。目前，學校的檔案管理依然存在著很多問題，這些問題嚴重影響著學校的運作。本文將對學校檔案管理問題進行分析，并探討可行的方案，確保學校檔案管理能夠更加完善，促進學校的發展。

[關鍵詞]學校檔案保護；問題；對策

一、學校檔案保護工作存在的主要問題

（一）對學校檔案保護工作缺乏全面、正確的認識。不少學校檔案管理部門和工作人員片面地認為，學校檔案保護就是檔案槍救，檔案槍救就是修整。學校檔案搶救工作沒有經過充分的科學論證，缺乏總體計劃，因而呈現出一定的盲目性和隨意性。

（二）經過搶救后的檔案，病案依然存在。由于目前的檔案搶救方法主要是修核，方法單一，檔案酸化、字跡褪變、粉化、腐蝕、污染、霉變等導致檔案損毀的病害沒有得到徹底根除，只是被修核一新的檔案所掩蓋，仍然存在著嚴重的隱患。

（三）修復材料、修復方法沒有經過嚴格、反復的科學試驗，導致學校檔案修復效果不理想。例如，利用絲網加固檔案，經過十多年之后絲網便斷裂了，令修復工作徒勞無功，失去實際意義。

（四）學校檔案行政管理機關內部沒有設置專門的檔案保護機構。目前，學校檔案行政管理部門一般沒有“檔案保護處”之類的內設機構，這樣不利于對基層單位檔案保護工作的指導，基層單位遇到困難和問題時也不知道該找哪一個機構來解決，只好向檔案科學研究機構求助，但是，檔案科學研究機構的答復沒有行政效力，不便于貫徹執行。

（五）缺乏檔案保護專門人員。從事學校檔案保護工作，尤其是修核檔案，經常接觸粉塵和化學物品，又臟又累，非常辛苦，并且難以做出重大的科研成果，是一項默默無聞的工作，因此，很多人都不安心長期干下去，只要一有機會便另謀高就，造成了學校檔案保護人才的嚴重流失。為了應對繁重的檔案搶救任務，很多單位只好招聘非專業人員。但是，這些人員缺乏必要的專業知識和技能經驗，修復學校檔案的質量得不到有效保證，不時出現這樣或者那樣的錯誤。

（六）重搶救，輕預防。一般地，學校檔案在各種不利因素的作用下會慢慢受損。但是，這種受損的過程是非常緩慢的，并不會在短時間內就表現出嚴重的后果，所以往往不會引起人們足夠的重視。只有當學校檔案嚴重受損時，才會引起領導的重視，投入人力和物力進行事后補救。

二、解決存在問題的對策

目前檔案管理存在著很多問題，要解決這些問題，提高檔案管理質量是必須的。下面本文將對學校檔案管理提出幾點合理的建議：

（一）學校檔案管理應該要制度化和科學化

制度化、科學化、規范化是目前學校檔案管理的主要原則。學校應該以檔案評估為主要指南，通過建立各方面內容的檔案，如：教學、學籍、業務、聲響等各方面的檔案，不斷豐富檔案管理的內容。另外，還必須要建立專職的檔案管理人員，在檔案管理的過程中應該進行各項培訓工作。還要建立檔案的管理制度以及管理細節，并對檔案的管理范圍、歸檔日期等方面進行詳細的規定。在管理的過程中要對檔案管理著提出明確的要求，保證檔案的管理工作能夠有序地進行。

（二）學校的領導一定要對檔案工作加以重視

學校領導的觀念是檔案管理、使用是否得到保障的關鍵。因此，學校管理好檔案，學校的領導就必須要重視檔案建設，并善于利用檔案資料對學校的各方面進行管理。為此，檔案管理人員應該要主動向學校領導進行檔案管理工作的講解，爭取獲得領導對工作的支持和配合，讓他們意識到檔案工作的重要性，并將其納入發展規劃當中，同時增加檔案管理費用的支出，不斷改善檔案工作的條件。此外，通過對檔案管理工作的進一步認識，學校領導應該對檔案管理人員進行合理分配，讓檔案管理工作能夠真正落實好。例如，某學校的檔案管理主要分成兩個階段：第一，是檔案進入庫房之前的保管工作。第二，是進入庫房之后的保管工作。該學校對于學生的檔案管理工作非常嚴謹，學校的領導意識較強，對于檔案管理工作的態度認真負責。因此，致力給予學校檔案管理人員良好的工作環境和工作待遇。此外，學校還明確規定要求檔案管理做到以下幾點：首先，學生的學籍檔案管理資料填寫一定要使用藍黑墨水筆或者鋼筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。檔案的書寫要求規范，字跡工整，不得有涂改的現象出現。其次，對于學生和老師的檔案要進行嚴格檢查，檢查資料是否齊全。進行了認真仔細的檢查之后，并給予安全保護工作，以維護檔案的真實性。最后，由于學校的檔案具有一定的特殊性，因此，在進行入庫的時候一定要給予良好的保管環境，避免檔案受到損壞。由于該學校領導對于檔案管理工作的重視，讓學校的檔案管理工作有序進行，為檔案管理工作作出了很大的貢獻。

（三）不斷強化檔案管理人員的服務意識

檔案管理是一種管理和知識服務的工作。隨著社會的不斷發展，管理人員應該不斷加強這種服務意識。要提高檔案管理人員服務意識主要包括以下幾點：第一，檔案工作人員要建立不斷學習方針、政策，樹立正確的人生觀和價值觀。第二，要求檔案管理人員認真學習與檔案有關的法律法規，了解學校檔案的真實面貌。第三，一定要熟練掌握學籍檔案管理方面的工作，掌握專業技能，如計算機等管理工具。不斷優化自身的專業性。第四，要適當的提高學校檔案管理人員的待遇，激發他們工作的積極性。

三、結論

做好學校檔案的管理和利用，不僅僅利于學校的教學建設、還有利于學生的學習。為此，檔案工作者應該加強對檔案管理工作的研究，在不斷摸索的過程中總結經驗，確保檔案的管理工作能夠實現制度化和科學化，讓學校檔案的管理工作為學校職工提供更加及時、準確和有效的服務。

參考文獻：

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