對檔案實施以“件”為單位歸檔的探討

龐靜

[摘 要]結(jié)合檔案管理工作的特點，積極探討了檔案以“件”為單位進行歸檔的方法。實踐表明，檔案以“件”為保管單位進行整理、保管、利用是一種切實可行的方法，也是一種先進的管理模式。

[關(guān)鍵詞]檔案歸檔；可行性；具體做法

國家檔案局于2000年12月6日頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，并自2001年1月1日起正式實施，這是我國檔案工作改革的一項重大舉措。提出了破卷為件的文書歸檔方法，這是新形勢下實現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。以件管理的文書檔案，不僅遵循了文件的形成自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，還有利于區(qū)分不同文件的價值，從而更加有利于文件的保管和利用，是文書檔案歸檔工作朝著更加符合自然規(guī)律和接近客觀規(guī)律的一次改革。

一、以“件“為單位歸檔的可行性分析

與傳統(tǒng)的文書立卷所暴露的繁瑣、復(fù)雜和效率低的弱點相比，傳統(tǒng)立卷整理程序、整理方法及檢索利用等方面與當(dāng)今社會的發(fā)展已經(jīng)格格不入，采取以“件”為保管單位進行整理則可以解決這些問題，這種新歸檔文件整理方法的優(yōu)點表現(xiàn)在：

1.適應(yīng)計算機管理檔案的需要。隨著現(xiàn)代化程度的提高，計算機技術(shù)在管理中日益普及。傳統(tǒng)的案卷級加文件級手工檢索方式不僅增加了數(shù)據(jù)錄入量，還影響檢索速度，不能滿足經(jīng)濟社會高速運作的要求。同時，繁瑣的立卷程序使檔案管理軟件的設(shè)計過于復(fù)雜，計算

機輔助管理難以實現(xiàn)，影響了計算機在檔案部門的使用，所以在實施以“件”為保管單位的歸檔辦法有利于檔案工作的計算機管理，為檔案信息化的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

2.減輕了檔案人員的勞動強度。由于發(fā)展的目標(biāo)是以增加經(jīng)濟效益為目的，以最低的人員投入獲得較高的經(jīng)濟效益，因而多數(shù)企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，工作繁忙。實行新《規(guī)則》后歸檔文件是隨辦隨歸檔，將整理工作化整為零，減輕了集中整理的壓力，從而大大減輕了立卷人員的工作強度。

3.降低了檔案人員的業(yè)務(wù)“門檻”。檔案大部分采用裝訂形式，檔案人員在具體立卷工作中不僅要考慮文件的類別劃分，照顧案卷厚度等問題，還要擬寫出反映卷內(nèi)文件內(nèi)容的案卷標(biāo)題，這就要求立卷人員既要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要熟悉本單位的業(yè)務(wù)，同時更要具備一定的檔案專業(yè)知識、具有一定的文化素養(yǎng)和一定的實際操作能力。而實施以“件”為保管單位的歸檔方法，則不需要訂卷及擬寫案卷標(biāo)題.并便于拾遺補漏。據(jù)調(diào)查，每年需要拾遺補漏文件有時高達20余份，從而降低了立卷人員的實際操作難度。

4.解決了檔案利用時的保密問題。傳統(tǒng)的立卷方法所產(chǎn)生的案卷都是由較多文件組成，在提供利用時，有時利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，檔案部門只能整卷提供，極易造成泄密事件的發(fā)生。實施以“件”為保管單位的歸檔方法，就會解決檔案利用時的保密問題。

5..檔案部門在提供利用或?qū)n案進行掃描、復(fù)印時，必須將案卷拆成散頁才能進行，拆卷再裝訂的過程不僅增加檔案人員的工作量，同時也破壞了檔案原件。實施以“件”為保管單位后，既節(jié)省了人力物力，又便于掃描、復(fù)制和提供利用。

二、具體做法

1.隨辦隨歸。我們在實際指導(dǎo)過程中發(fā)現(xiàn)，基層檔案人員對“隨辦隨歸”的認識存在一定的偏差，有人認為隨辦隨歸的做法其主要內(nèi)容是無論收文發(fā)文，只要形成一件就歸檔一件，不進行其它形式的整理，這種做法違背了檔案歸檔原則，把檔案管理變成了文件管理。實際工作中，我們強調(diào)，“隨辦隨歸”中的“辦”指的是辦結(jié)而不是辦理，因此文件應(yīng)在辦理程序結(jié)束后才能歸檔。我們在糾正這種認識偏差的同時，針對各單位的實際情況開展了方向性的指導(dǎo)工作，對于那些檔案數(shù)量不太多的單位，結(jié)合平時的工作，做到隨辦結(jié)，隨存檔，將整理工作做在平時。對形成文件較多的單位，在隨辦結(jié)隨歸檔的同時，其檔案部門一年一次接收歸檔為多次接收歸檔。

2.歸檔鑒定。根據(jù)檔案鑒定工作的原則（即根據(jù)需要和為國家積累歷史文化財富的需要，用歷史的、全面的、發(fā)展的、效益的觀點，正確分析和鑒別檔案保存價值，限確劃分檔案的保管期限），首先建立明確的檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，其次確定歸檔與不歸檔文件的范圍，有效預(yù)防了“有文必檔”情況的發(fā)生。

3.科學(xué)排列。有的單位將全部歸檔文件直接按時間或文號順序排列，造成按事由途徑查找文件不便等問題。歸檔文件應(yīng)當(dāng)按事由排列，在此前提下，歸檔文件在事由內(nèi)和事由間的排序具有較大的靈活性。在事由內(nèi)既可按文件形成時間的先后順序排列，也可按文件的重要程度進行排列；在事由間除了按事由形成的時間和重要程度排列外，還可以按事由具有的共同屬性分別集中排列，例如：按責(zé)任者或承辦部門進行排列，按不同問題集中排列，如：村委選舉、村干部任免等有關(guān)村務(wù)問題形成的文件分別集中排列。另外，還應(yīng)結(jié)合本單位的實際情況選擇歸檔文件的排列方法，實行了文件隨辦隨歸的單位宜采用按不同事由形成時間的先后順序進行排列；而檔案管理現(xiàn)代化水平較低的單位宜采用按事由具有的共同屬性進行排列，這樣便于手工檢索。

4.分類方法。由于新《規(guī)則》對歸檔文件的分類方法賦予了很大的靈活性，根據(jù)試點單位的具體情況，結(jié)合目前大部分單位檔案管理采取手工與計算機并用的特點，對黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類檔案的分類采用了年度一問題一保管期限分類法。

三、結(jié)論

總之，通過在實施以“件”為保管單位的歸檔辦法，我們認為《規(guī)則》的應(yīng)用既適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，又立足于未來的現(xiàn)代化管理，并由于具有較大的靈活性和很強的可操作性，受到了檔案工作人員的歡迎，必將成為今后檔案立卷發(fā)展的趨勢。

參考文獻：

[1]吳嵐.檔案實施按件歸檔的思考與探討[J].文教資料，2010（33）.

[2]趙真.以“件”為單位整理檔案應(yīng)注意的問題[J].浙江檔案2008（07）.