檔案工作要為檔案利用活動引領(lǐng)“行為趨向”

呂晶

[摘 要]作為檔案部門組織開展的一項專業(yè)實踐，檔案利用活動本身有著具體明確的工作目標與精心構(gòu)建的活動實體。實踐表明：檔案利用活動實質(zhì)上是檔案利用者與檔案工作者共同完成的一項“雙邊活動過程”。其中，檔案工作者對于檔案利用活動具有提供物質(zhì)前提、把緊質(zhì)量關(guān)口、引領(lǐng)行為趨向等影響作用。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；檔案利用活動；行為趨向

眾所周知，在人類社會實踐中，檔案利用活動實質(zhì)上是由檔案工作者與檔案利用者共同完成的“雙邊互動”過程：受檔案本身某些特殊屬性的影響，檔案利用者必須獲得檔案工作者的幫助與支持，才能實際取得參與檔案利用活動的目的；而檔案工作者參與檔案利用活動實踐的基本目的，是為了發(fā)揮自身優(yōu)勢，吸引檔案利用者實際參與檔案利用活動，達到有效利用檔案、發(fā)揮檔案應(yīng)有作用的目的。但必須注意到，在參與檔案利用活動的實踐過程中，檔案利用者一經(jīng)實際參與到檔案利用活動中時，其檔案利用的“行為趨向”往往要受到檔案工作者的“支配”。此時，檔案工作者則占據(jù)著檔案利用活動的“主導(dǎo)”地位。這是由檔案的特性以及檔案利用活動的特點共同作用的結(jié)果：

一是由檔案管理、尤其是檔案實體管理的特殊方式?jīng)Q定的。檔案館對檔案實體的管理方式與圖書館等有很大不同。檔案作為社會組織與個人實踐活動歷史原貌的記錄，其形成過程充滿著有機聯(lián)系，檔案與檔案形成者之間的來源聯(lián)系則是其中最獨特、最本質(zhì)的一種。檔案整理只有保持來源聯(lián)系，才能真正地體現(xiàn)檔案有別于圖書和其它事物的獨有屬性，也才能真正地跳出圖書分類的“樊籬”。在世界范圍內(nèi)，包括我國在內(nèi)的大多數(shù)國家普遍以“來源原則”作為檔案管理、尤其是檔案實體管理的基本依據(jù)。而所謂來源原則就是“檔案館按照檔案的來源進行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散，不同來源的檔案不得混淆的整理原則。”[1]來源原則的基本內(nèi)容在于強調(diào)尊重來源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。這就決定了檔案管理、尤其是檔案實體管理所必須采取的特殊管理方式會與圖書館等有很大不同——管理方式的不同必然導(dǎo)致檢索手段上的差異。因而，在檔案利用活動中，要準確快捷地實現(xiàn)檔案利用目的，離不開檔案工作者的引領(lǐng)與幫助。從而使檔案利用活動實質(zhì)上成為一項由檔案工作者與檔案利用者共同完成的“雙邊互動”過程：檔案利用者必需將自身檔案利用意圖“通報”給檔案工作者，由檔案工作者根據(jù)自己的理解，通過檔案檢索環(huán)節(jié)并結(jié)合自身對檔案價值的認識，確定檔案利用者所需求的“特定檔案信息集合”，進入檔案實體的調(diào)（借）閱環(huán)節(jié)。只有在此時，檔案利用者方有可能真正實現(xiàn)與檔案實體原件的“零接觸”。在檔案利用活動中，檔案工作者對檔案價值的認識與對檔案利用需求的理解水平，直接決定著檔案利用活動實踐的指向正確與否、提供的“特定檔案信息集合”準確與否，甚至規(guī)定著檔案利用活動實踐能否實際進行下去。可見，檔案工作者的認識水平制約和影響著檔案利用活動的實現(xiàn)程度等。可見，檔案工作者在檔案利用活動中所發(fā)揮的作用實際上占據(jù)著“主導(dǎo)”的地位。

二是由公共檔案館的基本性質(zhì)決定的。公共檔案館本質(zhì)上同時具有黨和政府機關(guān)的性質(zhì)。其“立館之基”在于為黨和政府的決策服務(wù)、為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)、為社會公眾服務(wù)。“三個服務(wù)”職能之間相輔相成、互為依托、不容偏廢。同時，公共檔案館肩負著為社會積累、保存歷史記錄的重任，掌握著大量的信息資源，并以其獨有功能成為連接檔案信息與社會公眾的紐帶，處于社會檔案信息“實際支配者”與“特殊供給者”的優(yōu)勢位置。伴隨著我國改革開放進程的加快，客觀要求公共檔案館必須積極配合建立服務(wù)型政府的需要，加大履行為黨和政府的決策服務(wù)、為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)、為社會公眾服務(wù)職能的力度，切實解決好以往公共檔案館履行“三個服務(wù)”職能過程中面向社會公眾服務(wù)明顯滯后的缺憾，努力實現(xiàn)公共檔案館履行“三個服務(wù)”職能之間的合理平衡，拓寬檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案信息共享與開發(fā)利用的目的，必然要求公共檔案館加大檔案利用工作力度，某種意義上也使檔案工作者具有了順應(yīng)滿足引領(lǐng)檔案利用活動“行為趨向”要求的社會條件基礎(chǔ)。

三是由檔案本身的基本屬性決定的。“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。”[2]檔案的本質(zhì)屬性在于其所具有的原始記錄性。這就決定了檔案除具有內(nèi)容的典型性特點之外，還具有副本的有限性、甚至版本的唯一性等特點。檔案的副本有限性、甚至版本唯一性特點決定了檔案部門在開展檔案利用活動過程中，必須從更好保護檔案原件使用壽命的角度出發(fā)，盡量控制檔案利用者直接與檔案實體原件進行“零距離”接觸的幾率。而不能如圖書館等一般，依托副本多、版本全的優(yōu)勢，可以采取開放式的利用方法，讓圖書利用者盡可能地與館藏各類圖書進行“零距離”接觸，從而實現(xiàn)閱讀利用圖書信息的所需。凡此種種，都客觀致使檔案工作者必須成為檔案利用活動的主導(dǎo)者。

參考文獻：

[1]馮惠玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社，2006年5月版，第239頁

1.胡鴻杰：《中國檔案學(xué)理念與模式》，中國人民大學(xué)出版社，2005年9月第一版。

2.馮惠玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社，2006年5月第二版。

3.劉國能、王湘中、孫鋼：《檔案利用學(xué)》，中國檔案出版社1996年7月第一版。