新形勢下如何強化企業檔案的管理意識

孫利

[摘 要]現代企業要想生存和發展，必須樹立企業檔案管理意識，實現企業檔案由傳統管理向科學化、現代化管理的轉變。企業檔案管理工作的領導和從業人員只有正確理解、處理好其中的利害關系，才能使企業檔案管理工作在企業管理工作中得以發展、壯大。筆者結合在企業檔案管理工作的經歷，從幾個方面提出如何加強企業檔案管理的意識。

[關鍵詞]檔案管理；意識；創新

企業檔案是企業的歷史記錄和重要的信息資源，目前，以科技領先，信息開到的市場經濟體制賦予了企業檔案新的機遇和價值，筆者結合自己的實際工作，就如何通過法律意識、參與意識、服務意識、創新意識，使檔案工作抓住這個重大的發展機遇，在振興企業發展中找準自己的位置，融入企業經濟建設的主戰場，為企業可持續發展提供有效服務談幾點認識。

一、強化檔案的法律意識

社會主義市場經濟是法制經濟，企業檔案是企業行為的真實歷史記錄，是企業生產經營的依據，是各類經濟活動的憑證，是科學研究的可靠資料，它對維護企業合法權益、經濟利益、維護社會主義市場經濟秩序，有著不可代替的作用。《檔案法》是我國檔案事業的重要保證，只有堅持不懈地，廣泛深入地開展法制宣傳教育，借助廣播，電視，網絡等多種媒體進行宣傳《檔案法》，使企業領導和廣大員工樹立和增強檔案意識和法律觀念，才能使《檔案法》得到有效實施。例如：我公司為了增強員工的檔案意識，每年都組織員工進行《檔案法》、《保密法》知識考試，還組織部分員工和新進人員到檔案局進行學習，強化了員工的法律意識，為企業檔案納入規范化管理軌道，創造了良好的氛圍，使企業檔案工作在法治軌道上健康發展。

二、強化檔案的參與意識

企業的檔案職能應積極主動地服務于生產經營等活動，了解需求，充分發揮檔案的服務功能，特別對于企業的基建、科研、設計等工作更要全程動態服務，這樣既能保證檔案收集齊全，也能及時了解需求，提供必要服務。檔案人員也要轉變觀念，由過去被動“等、靠”意識轉變為主動的服務行為。檔案管理要深入基層、深入現場，主動到各業務部門收集歸檔材料，經常督促有關人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，協助各業務部門制定檔案資料的歸檔范圍，在企業基建竣工、新產品定型、科研成果鑒定、設備開箱驗收時檔案人員都要參加，確保檔案資料的完整，加強檔案形成的前期控制，豐富和完善檔案的庫存。

三、強化檔案的服務意識

“開發信息資源，服務經濟建設”，這是新形勢下檔案工作的指導思想，也是檔案工作的發展方向。檔案工作是服務性工作，如何最大程度地發揮檔案的利用效率和效益，是整個檔案工作的出發點，也是檔案工作的歸宿。企業要振興，要持續發展，不但要收集各類市場信息為企業建設服務，而且更要從企業檔案資料中獲取更有價值的信息，做好檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定這五個環節的工作的基礎上，利用豐富的檔案資源編研開發具有可行性、實用性、針對性的檔案信息，全方位、多層次為企業提供決策依據和信息情報，以提高服務水平。這些年來，我公司努力強化檔案部門的服務意識，使檔案工作始終堅持與企業改革發展思想同心、目標同向、工作同步，切實發揮檔案管理的職能作用，在2008年，公司開發研制了電子信息檔案管理系統，實現了電子檔案在公司內部局域網上進行歸檔，實現了圖紙資料、生產計劃編研、圖紙復制制動化系統，實現了授權范圍內的信息共享，該系統的投入運行，不但提高了工作效率，方便了用戶，而且標志著檔案管理工作發生了質的變化。

四、強化檔案的創新意識

隨著計算機網絡技術的應用和發展，數字化電子文件的形成，收集、整理、簽訂、保管、統計利用正逐步納入企業檔案管理體系中，檔案部門應根據計算機聯網的科研發展戰略，結合檔案管理的原則，實施“從兩方面入手，分兩階段完成”的現代化發展步驟。

“從兩方面入手”是指一方面要依據國家《檔案著錄標準》、《中國檔案分類法》等國家、行業檔案標準，加強對紙類檔案數字化的計算機前處理工作，利用企業局域網建立檔案信息網站，實現網上瀏覽、檢索、交流互動等服務功能，使經過授權訪問的各部門都能方便通過網絡了解檔案、利用檔案，提高了工作效率和工作質量，同時也使企業技術信息資源得到了有效的保護。另一方面就是著手建立庫存檔案數據庫，把現有的檔案按照原有的檔案方式組織分類，定期通過掃描儀輸入到計算機，經過凈化、裁剪、拼接、修改，存儲壓縮處理后，存入光盤，同時也可以將設計人員新設計的數字化圖紙及文件資料通過網絡存入光盤，經過授權的用戶可以隨時對數據庫內容進行檢索、瀏覽，并能使設計人員能在舊圖紙設計基礎上采用光柵矢量混合技術，提高設計速度，達到計算機輔助設計的目的。

“分兩階段完成”是指第一階段要完善檔案現代化管理系統，配合設計、工藝等部門建立起檔案信息數據庫，使用戶人員盡早在網絡中得到所需要的信息，最終實現企業高投入、高產出的科技戰略。第二階段是指檔案部門要依據國家、行業有關企業檔案管理規定，建立一套適應網絡化檔案管理的規章制度，解決網絡中諸如圖紙資料報完工審核、審核手續的確認、用戶極限設定、設計過程中作廢圖紙的收集、銷毀等一系列問題，進一步完善網絡中檔案信息管理，以實現真正意義的計算機網絡化管理。

檔案是一種信息，也是一種資源，在新的形勢下，企業檔案工作也必須順應形勢的發展需要，調查工作的重心，在振頭企業發展中找準自己的位置，真正發揮自身的價值，促進企業更快更好地發展。