辦公室秘書對檔案管理工作問題的探討

賈雪燕

[摘 要]針對辦公室秘書對檔案管理工作問題，介紹了秘書與檔案管理中的問題，主要是檔案的標準與規范、公文設計與附件要求、檔案的規范程序與文種利用，提出了對檔案管理的處理措施，包括原稿與編號、秘書對檔案的處理措施、秘書對檔案管理的管理意識、秘書對檔案管理的質量標準、組織機構、嚴格的公文辦理程序和公文檔案管理要運用先進的設備技術。

[關鍵詞]辦公室秘書；檔案管理；工作問題研究；研究探討

辦公室秘書的工作和檔案管理聯系十分密切，秘書工作與檔案管理工作有相輔相成、密不可分的關系。現代的秘書工作和檔案管理最關鍵的問題是公文。公文是秘書工作的重要產品，檔案資料是從公文中獲得的，檔案管理的前身就是公文。因此，公文質量的高低對于檔案管理的質量有十分重要的影響。一個高質量的檔案管理，需要嚴格的對公文進行處理。所以，做好秘書工作是確保檔案管理工作的重要基礎，其之間雖然緊密相連，但是還具有各自的獨立性。

1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

伴隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的快速發展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發展，實現了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從秘書工作和檔案管理的角度出發，公文從生成、制發到歸檔管理的過程中，需要通過運用計算機管理系統，實現文檔的生成一體化、利用一體化、規范一體化以及管理一體化，實現秘書工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，秘書工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了秘書工作與檔案管理的距離。因此，通過對目前秘書000工作與檔案管理存在的關鍵問題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著一些不足。

1.1紙質檔案的標準與裝訂規范問題

我國相關的規范標準對公文的規定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內的膠版狀態的印刷紙或者復印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側裝訂，不能出現漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關注克度的要求，進而容易造成紙具有質量差、耐折度低的特點，最終導致公文的紙張保存時間不長，就出現發黃的現象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現象，進而導致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。

1.2公文版記設計與附件要求規范問題

公文版記的規范有利于促進“文檔一體化”，實現秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，秘書往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內容，卻沒有表明抄送和抄發單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。在我國的相關規范標準中，對于公文的附件也做出了相應的規定，但是在目前的公文制發過程中，還存在著部分單位企業沒有對其進行正確處理的現象，例如，部分公文的附件字樣標志不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。另外，在對附件進行單獨裝置時，沒有對正文的字號、排列序號進行正確的標識，這對于公文的規范立卷、規范歸檔，進行檔案管理具有一定的阻礙影響。

1.3檔案的規范程序與文種利用問題

我國的相關規范規定的公文檔案有13類，但是在實際的工作過程中，秘書人員容易將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個文種是“請示”與“報告”，在應該使用“請示”的情況下，使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴重者還出現將這兩個文種互相結合的現象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來了影響。公文辦理程序是一個具有嚴密性特點的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發，公文的有校對無復核以及沒有登記就進行印發的現象卻屢屢存在，不可避免，就會給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。

1.4公文原稿與規范編號問題

對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環節。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經過領導批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復印，就對其進行存檔，在短期時間內字跡容易變模糊，進而給公文的質量造成影響。

2.秘書工作中對檔案管理的處理措施

以上針對秘書工作的檔案管理關鍵問題進行分析，為了有效的避免這些問題，需要采取以下幾個方面的措施進行解決：

2.1秘書對檔案管理要樹立質量管理意識

為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要對檔案管理工作樹立質量管理意識。在對待檔案工作的每個環節，管理檔案的工作人員都要樹立在檔案管理上，檔案的管理質量窯器必須是第一的思想觀念，對自身的檔案管理工作崗位、責任和義務要進行明確。

2.2秘書對檔案管理要制定規范的質量標準

在我國的相關法律規范中，例如《檔案法》、《辦法》等規范，對于我國的機關公文進行處理時，需要遵循相關規范所制定的公文格式、原則、收發程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。要求秘書000工作人員要認真的學習，并熟練掌握。

2.3公文檔案管理要建立組織機構

實現公文的全過程管理，要通過理順管理體制，健全組織機構以及建設優秀的隊伍等方式來加強管理。秘書000工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業性和技術性，建立一支優秀的工作隊伍。

2.4公文檔案管理要制定嚴格的公文辦理程序

通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據嚴格的標準規范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執行公文的行文規則，要對審核簽發制度進行嚴格規范，例如公文在印制前所辦理的審核手續是否規范、附件和格式是否齊全、規范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。

2.5公文檔案管理要運用先進的設備技術

目前我國已經進入了信息化時代，先進的科學技術的得到了越來越廣泛的應用。以往的公文文件設備和檔案管理工具已經不能適應現代社會的發展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術，使檔案管理實現電子化，并配置相應的先進設備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練、規范的操作設備。

3.結束語

通過對目前我國的秘書工作和檔案管理問題進行分析，為了搞好檔案工作，在文中提出了搞好檔案工作應解決的對策和方法，其目的，旨在促進辦公室秘書工作的良好發展，通過辦公室秘書，將編制委員會的檔案管理工作。以科學性和規范性的方向發展，使檔案工作，在市場經濟中，為人才流動做好服務，為檔案管理規范化做出貢獻。

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