關于加強檔案管理信息化建設的思考

田東

[摘 要]檔案是全社會的共同財富，檔案管理是社會各級各類組織、機構和個人的共同行為，其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來，形成一個社會性的開放管理系統。然而，多年來檔案管理始終存在著存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一等問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。本文就加強檔案管理信息化建設的必要性及對策進行了研究，對于管理好利用好檔案，提高檔案工作效率提供參考。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；建設

檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經歷、工作表現獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據。隨著互聯網技術和信息技術產業的快速發展與廣泛應用，人們的思維方式、空間概念、時間概念都發生了巨大的變化，尤其是管理信息化的發展趨勢極為明顯。加強檔案管理信息化建設是提高服務水平和檔案現代化管理的客觀需要，也是社會發展和時代要求所必須的選擇，同時也能夠使得檔案管理水平大幅度上升。

一、檔案管理信息化建設是新時期檔案事業不斷發展的必然

（一）檔案信息化是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。隨著現代科技的迅猛發展，經濟建設步伐迅速加快對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動也不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多，加強信息化管理，已經成為檔案管理部門檔案管理的一個主要趨勢和途徑。因此，檔案信息化建設是時代發展的需要，是檔案工作的主流，是檔案管理改革的方向。

（二）檔案信息化是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。面對全球信息化的浪潮傳統的檔案節理正面臨前所未有的挑戰和機遇。檔案信息化管理正是在這樣一個時代背景下對傳統檔案妥理模式的改革和創新。？傳統的檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。檔案管理信息化建設之后，各種信息資源都是以數字信號和磁信號的形式出現，而不再是過去的實物形式，這樣一來，使得使用和傳輸的效率大大加快。信息技術的發展與廣泛應用使檔案信息化建設提上了議事日程，為檔案工作叔得了跨越式發展的歷史性機遇。檔案的信息化管理，也是檔案工作發展的必然選擇。

（三）檔案信息化是人事制度改革和發展的關鍵步驟。檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據，是干部工作、人才工作的重要信息，是記載干部一生個人經歷、業務能力、工作業績等內容的文字資料，是干部個人的信息存儲庫，是全面考察、了解和正確選拔任用干部的重要參考。隨著經濟體制改革和人事干部體制改革的不斷深入，新時期如何推進干部檔案信息化管理水平，如何開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，使之更好地為人事干部和社會主義現代化建設服務，成為一個嶄新的課題。

二、推進檔案信息化建設思路分析

（一）轉變觀念，加強領導是搞好檔案信息化建設的關鍵。檔案管理是一項系統工程，涉及到多個部門和領域。需要組織、人事和各個部門齊抓共管，協調一致才能搞好。因此，必須首先從加強領導，優化管理人手.構建干部檔案管理框架，領導率先垂范，更新觀念，帶頭學習信息技術知識，加快了干部信息化進程，并把檔案管理工作納入領導議事日程納人法制管理軌道，為信息化建設打下堅實的慕礎。

（二）設計科學高效的檔案數據庫管理系統。數據庫是檔案管理信息化建設最基礎也是最重要的工作，數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的數據信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止信息化管理的漏洞出現。同時，建立了檔案信息網絡化管理體系，按照管理權限，在領導和相關科室間，建立了檔案信息管理局域網，實行檔案的網絡化管理，使信息得到共享。在使用權上，根據不同用戶，通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息，快速準確獲取干部的基本情況等方面的綜合信息。改變過去從紙面上靜態了解干部人事情況的傳統方式，實現從形式上變被動服務為主動服務。

（三）積極探索檔案管理信息化建設新機制。我們要通過創新機制，整合資源，協調力量，微縮檔案紙樣，掃描錄入微機，建立檔案電子信息系統。注重整合資源，合理利用原有的干部管理數據庫，將其中的干部信息導入管理軟件，按照新近產生的材料不斷完善管理系統中干部信息內容，將極大地方便干部信息查詢和使用，提高工作效率，真正地實現檔案信息從傳統紙質管理到電子信息管理的跨越，做到信息互通，資源共享，滿足干部管理的現代化需求。

三、結束語

總之，隨著網絡技術和社會經濟不斷發展的今天，檔案管理部門應以社會信息化為依托，運用現代先進信息技術，不斷解放思想、與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源，爭取早日實現較完整意義上的檔案工作信息化、現代化和資源共享，使檔案工作更好地服務服務社會，從而推進檔案管理機構檔案工作的健康、順利發展。

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