加強(qiáng)社保檔案在新時(shí)期的管理工作

趙明

[摘 要]近年來，國家加大了社會(huì)保障制度建設(shè)的力度，社會(huì)保障改革也不斷的深入，不僅覆蓋面得以不斷擴(kuò)大，而且參保人數(shù)、參保人的范圍及流動(dòng)性也日益增加，這都在很大程度上增加了社保檔案管理工作的難度。在這種新形勢下，社保檔案管理需要不斷的進(jìn)行規(guī)范，提升管理水平，更好的覆行其服務(wù)職能。文中從社保檔案的內(nèi)容入手，對社保檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對社保檔案管理工作的開展提出了具體的建議。

[關(guān)鍵詞]社保檔案；管理；內(nèi)容；特點(diǎn)；建議

社保檔案是指在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)時(shí)所直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。黨在十八大中對完善我國社會(huì)保障制度建設(shè)提出了新的要求，而近幾年，社保工作也得以較快的發(fā)展，這就需要對社保檔案管理進(jìn)行規(guī)范，有效的維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分的發(fā)揮社保檔案的服務(wù)作用，提升社保檔案管理工作水。

一、社保檔案的內(nèi)容

社保檔案多以文書、文件、會(huì)計(jì)憑證、音像和實(shí)物等資料構(gòu)成，真實(shí)的對參保人的基本資料進(jìn)行記錄，對參保人履行繳費(fèi)義務(wù)和享受社保待遇進(jìn)行全面的反映，其是社保工作進(jìn)行的重要依據(jù)和基本前提。社保檔案作為參保人員合法權(quán)益得以維護(hù)的重要憑證，同時(shí)也是社保部門實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和提高工作水平的必要條件，其在實(shí)踐工作中所管理的檔案大體為六類，分別為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建設(shè)備檔案和實(shí)物檔案。由于檔案的類別不同，所以在進(jìn)行整理歸檔時(shí)所采用的方法也存在著一定的差異性，但無論是對哪類檔案進(jìn)行整理歸檔，都需要按照安全保管和方便利用的原則進(jìn)行，嚴(yán)格按照國家檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)還要充分的結(jié)合實(shí)際工作來對社保檔案進(jìn)行管理，確保社保檔案的安全性。

二、社保檔案的特點(diǎn)

社保檔案屬于進(jìn)行專門的管理，所以可以說一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，在管理工作中需要充分的考慮到社保檔案自身的特點(diǎn)，努力的提高管理的水平，使社保檔案的作用得到有效的發(fā)揮。

（一）數(shù)量非常龐大

近年來，社會(huì)保障制度得以不斷加強(qiáng)和完善，有效的加快了我國社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，目前社保參保人員已開始向農(nóng)村進(jìn)行蔓延，其目的是想實(shí)現(xiàn)全民參保的目標(biāo)，隨著參保人數(shù)的數(shù)量和范圍的不斷擴(kuò)大，社保檔案的數(shù)量呈不斷增加的趨勢，其數(shù)量非常龐大，社保檔案管理的工作量不斷增加。

（二）社保檔案呈動(dòng)態(tài)變化

社保檔案是對參保人的基礎(chǔ)情況的真實(shí)記錄，這就決定了社保檔案需要隨著個(gè)人工作單位及工作關(guān)系的變化而隨著變化，同時(shí)社保檔案還與個(gè)人的工資變化情況息息相關(guān)，其各項(xiàng)繳費(fèi)會(huì)隨著工資的增減而發(fā)生變化，所以從多個(gè)方面可以看出，社保檔案具有動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)。

（三）以人為本

由于社保檔案的形成單位是以個(gè)人為主，社保檔案是個(gè)人參與社會(huì)的原始憑證，是維護(hù)參保人員合法權(quán)位的重要依據(jù)，所以在檔案管理工作中需要做到以人為本。

（四）規(guī)范性強(qiáng)

社保檔案無論其種類有多大差異，但其在辦理過程中都具有統(tǒng)一的、規(guī)范的力理程序和繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。而且在社保檔案形成過程中，都使用規(guī)范的記錄卡、登記清冊和報(bào)表，不論其是個(gè)人或是哪個(gè)單位，其所形成社保檔案的材料都具有一致性。

三、加強(qiáng)和規(guī)范社保檔案管理工作的建議

（一）加大宣傳力度，給予充分重視

加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高公民的社會(huì)保障意識；積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有法可依

國家應(yīng)盡快制定社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法，將社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作納入法制化、規(guī)范化管理。管理辦法應(yīng)就社會(huì)保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設(shè)備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責(zé)、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用等作出較為詳實(shí)的規(guī)定，以徹底改變社保檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社保檔案管理體系。

（三）健全制度，規(guī)范程序

理順社保檔案工作管理機(jī)制。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺(tái)帳、圖表、會(huì)記賬簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社保檔案的集中管理。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)社保檔案的微機(jī)一體化管理。各級社保管理部門都應(yīng)購置先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備裝備檔案室，為計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社保檔案的各種數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作.

（五）加快信息化建設(shè)

充分利用微機(jī)化管理的優(yōu)勢，大力開發(fā)信息資源，發(fā)揮服務(wù)于改革的最大效能。檔案的信息開發(fā)就是對檔案中蘊(yùn)藏的有價(jià)值的信息進(jìn)行開采和發(fā)掘，廣泛組織信息交流為用戶服務(wù)，如可根據(jù)檔案史料編制若干年的社會(huì)保險(xiǎn)基金收支計(jì)劃，為結(jié)余基金的有計(jì)劃投入，使其保值增值提供依據(jù)；可充分利用的檔案信息，大力挖掘整體性人力資源，為人才資源的充分合理利用服好務(wù)；可根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)基金的遠(yuǎn)程收支結(jié)余情況信息預(yù)測，作為調(diào)整養(yǎng)老金標(biāo)準(zhǔn)的一項(xiàng)重要依據(jù)等，真正實(shí)現(xiàn)由檔案“管理型”向“經(jīng)濟(jì)效益型”的轉(zhuǎn)化。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的新形勢下，社保檔案管理工作需要及時(shí)更新觀念，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在管理工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新和探索，加強(qiáng)社保檔案管理人員的整體素質(zhì)的提升，確保工作效率和工作水平的提高，加快探索社保檔案現(xiàn)代管理的新模式，從而推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

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