新建本科院校提高教學檔案管理質量的探討

劉艷菊

[摘 要]新建本科院校教學檔案管理具有來源分散性、專業細化、形式多樣性、等特征。為此，加強教學檔案管理應解決幾個問題：檔案的完整性、管理的規范化、創新性和網絡化管理與服務。

[關鍵詞]新建本科院校；教學檔案；管理質量

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校檔案的主體、核心和重點，它是高校教學工作的歷史記載，是服務學院教學、規范教學管理的重要資料。新建本科院校教學檔案管理工作關系到學校的教學質量，關系到良好校風、教風、學風的形成，是高等學校教學管理規范化的基本要求。科學、系統、規范的教學檔案對正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，促進教學改革，提高教學質量，有著十分重要的作用。

一、新建本科院校教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理沒有形成規范化

新建本科院校在教學檔案管理上很大程度還處于過去高職高專的經驗性階段，規范化程度較低。一是大多數新建本科院校特別是二級學院（系、部）沒有正確的教學檔案管理觀念，不重視教學檔案管理工作，許多二級學院（系、部）沒有設置專職教學檔案管理人員，教學檔案資料均由各學院（系、部）資料室人員或教學秘書代管。這些兼職教學檔案管理人員，對教學檔案工作的重要性認識不足，對教學檔案材料的收集不及時、不主動，甚至被動等待，導致教學檔案材料不齊全、不完整、不系統，甚至會造成在教學評估中因丟失材料而緊張補救的被動局面。二是教學檔案管理制度不健全，缺乏有效的管理機制。學校只是大致規定了一些需要歸檔材料的內容，沒有明確規定歸檔的時間、要求和獎懲措施。三是歸檔范圍的內容過于抽象，教學檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，導致了部門之間相互推諉責任。四是沒有教學檔案利用的保障機制，教職工借閱、傳閱教學檔案比較隨意，既不妥善保管也不及時歸還，從而造成教學檔案資料流失，不利于教學檔案的開發利用。

（二）教學檔案管理信息化程度偏低

當今人類社會正步入一個利用計算機和網絡技術數字化的全新時代，電子化教學檔案信息已日益成為信息服務的重要媒體，相比之下，新建本科院校教學檔案信息化管理手段滯后。一方面，教學檔案由于涉及的專業多、課程雜、范圍廣、內容繁、工作細，各教學部門若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，將造成全校在教學檔案管理、數據查找、資料共享等諸多不便。另一方面，隨著高等教育的快速發展，教學活動中產生的教學信息以及對這些教學信息的需求也快速增長，傳統的教學檔案管理模式和手工操作方法已經遠遠不能適應這樣的形勢。

（三）教學檔案的應用價值體現不充分

教學檔案的應用價值主要體現兩個方面：一是在教學評估工作中，教學檔案材料作為重要的評估材料，是衡量新建本科院校教學水平、教學質量等是否符合本科院校教學水平的重要標志；二是在日常教學管理工作中，教師可以通過查詢教學檔案、利用教學檔案進行深化教學內容、改革教學方法和手段。但傳統的教學檔案管理方法手段落后，主要通過手工操作，以紙張、案卷為載體進行收集、歸檔、檢索等，教學檔案收集不及時不完整、整理不規范，教學檔案數字化水平低，難以充分實現教學檔案的應用價值。

二、新建本科院校提高教學檔案管理質量的對策

（一）建立教學檔案管理完整性

對新建本科院校來說，相對于其專科階段，這一點更為突出。為了實行集中統一管理，確保教學檔案的統一性、完整性和系統性，學校檔案工作也要緊跟教育規律，建立一個覆蓋面較廣、查詢便利的教學檔案完整系統。首先，廣泛宣傳。在每個新學期開學工作部署時，就要在全校范圍內廣泛宣傳，提高各級領導和廣大教師對教學檔案工作重要性的認識。其次，統一安排。根據教學工作要求和各專業的教學安排，制訂整個學期教學檔案材料的歸檔計劃，具體落實各項教學檔案材料的歸檔日程，向各系部、科室提出教學檔案材料的收集、整理和歸檔工作的要求。再次，建章立制。建立健全教學檔案歸檔制度，確保教學檔案的完整與安全。教學檔案管理工作作為學校整體教學管理工作中的重要組成部分，要以真實、完整、齊全為目標，重點抓好教學檔案材料的歸檔工作，使得教學檔案完整。最后，分解到人。教學系、部制訂好本單位的教學檔案歸檔計劃，將歸檔材料收集整理按大類分工到責任人，并根據每學期的教學任務將每項教學文件都分解落實到各位教師，規定移交時間，明確責任。

（二）加強教學檔案管理的規范性

教學檔案管理的規范性最起碼的要求就是保證材料從收集、整理到編目這一系列工作中，力求做到統一標準、整齊劃一、減少隨意性，使分散、龐雜的檔案信息變得規范有條理，利于檢索，為檔案的充分利用提供便利條件。要達到這個基本要求，就必須依法治檔，因為它也是新建本科院校的大學制度建設中不可缺少的一部分。教學檔案的專業性、周期性和歷程性，需要占用大量的時間與經費，為了保證教學檔案的齊全及規范，就必須有一個嚴格的制度作為保障。為此，學校應該出臺相應的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事，循規操作。因此，檔案管理部門首先要加大檔案普法力度，利用多種形式向教學活動有關的人員進行檔案法的宣傳工作，與他們建立良好的協作關系；其次，在執法過程中，要強化檔案監督職能，增加執法力度和有效性；還要建立起嚴密的層層監督機制，明確崗位職責，建立起行之有效的檢查評比制度。

（三）教學檔案管理要體現創新性

教學檔案管理的目的在于利用。教學材料收集整理成為檔案，最終形成為可再生利用的教學信息資源。信息資源的有效利用是組織成功的關鍵要素。如何開發好教學信息資源以增強組織的靈活性和適應性，是一個重要的課題。在當前信息化、強調創新的時代，新建本科院校應該充分利用現代化管理手段，開創科學化現代化的檔案管理新局面。一方面，可以充分利用高校的有利條件，利用計算機網絡開發出各類可行的軟件系統，在網上建立教學檔案信息收存網站；利用校園網進行網上服務，為教職員工提供教學檔案資源。實現教學檔案工作的自動化管理。另一方面，可以建立教學檔案的便利查詢系統，逐步實現檔案內容的全文檢索，提高檔案信息的利用率。通過提高教學檔案的管理水平，充分發揮其激勵和教學決策參考價值，更好地服務于學校的發展。

（四）提高教學檔案的網絡化

當今檔案管理的發展方向是檔案資源信息化、檔案管理現代化。為滿足新形勢的需要，新建本科院校需要研發一個完善的檔案管理系統，并且充分利用計算機網絡、光盤等先進技術和手段，變靜態管理為動態管理，將“死檔案”變成”活檔案”，把文字檔案轉變成電子檔案。新建本科院校檔案部門要以教育教學為中心，努力更新思想觀念，加強檔案信息資料的需求研究，把一些重要的檔案信息制成專題資料，一方面利用校園網及其相關網絡來豐富檔案信息量；另一方面加大信息編研的范圍，提升開發檔案信息的高度。高校檔案管理部門要與其他職能部門協作，合理調配和整合分散的信息資源，建立完善的高校檔案信息資源庫。把檔案文獻資源信息化，并且充分利用網絡的輻射特性，拓寬檔案文獻資源交流的渠道，使得新建本科院校的檔案文獻資源實現共建共享，使檔案文獻資源建設達到新的層次。

（五）加強檔案管理人才隊伍的建設

比較陳舊的管理方式在新建本科院校教學檔案管理中占主導地位，其管理方式基本以手工管理為主，院系檔案管理人員多數由秘書兼任，對教學檔案資源的研發相對落后，工作起來效率非常低。如此落后的管理方式，無法滿足教育發展和高校教學工作的開展，因此，要想提高教學檔案管理的信息化速度，就要充分利用計算機數據庫技術和網絡技術。由于網絡化管理對檔案管理人員要求比較高，其應具備較強的計算機信息處理和網絡管理等技能；這種檔案新載體的誕生，需要檔案管理人員具備良好的專業保護意識和特殊的保護水平；檔案大量的公開和信息量的增加，需要檔案管理人員應有較高的檔案鑒別、信息提取、信息篩選、信息反饋的鑒別和編研能力。新建本科院校檔案部門要利用組織培訓和參觀交流等方法來全面提升檔案管理人員的素質，快速創建一支數量眾多、年齡職稱結構比較合理的、專業素質強的復合型檔案管理隊伍，來滿足高校檔案信息管理的需要。

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