事業單位檔案的信息化管理探析

郭星妤

[摘 要]隨著社會信息化時代的到來，人們對信息技術的依賴性越來越大，信息化管理技術對提高事業單位管理工作的質量和水平有著重要的推動作用。事業單位檔案管理的信息化是現代化管理體制發展的必然方向，它能不斷提高管理工作質量，且讓管理工作走向規范化和科學化。本文將對事業單位檔案的信息化管理進行簡單探討，了解信息化管理的必然趨勢和實現信息化管理的有效策略。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；信息化管理

一、事業單位檔案信息化管理的必然性

事業單位檔案信息化管理具有一定的必然性，檔案信息化管理就是將傳統的紙質檔案便成為數字信息的方式來儲存重要的用戶信息，并且合理使用這些重要的信息檔案。這種電子儲存方式具有其獨特的優勢，能長期有效的保存，且不會變質和遺失，電子管理方式能實現資源在線共享，建立單位與客戶之間的聯系和交流，因此，事業單位實現檔案信息化管理具有一定的必然性。

（一）科技進步的必然結果

事業單位檔案信息化管理是我國現代化高科技不斷發展的必然結果。隨著科技的不斷進步，人類研究和使用的信息技術在不斷提高，信息技術對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業軟件的開發和使用，很多專業的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。如現在被廣泛使用的人事管理軟件、財務管理軟件以及辦公室管理軟件等，這些都被廣泛的應用在檔案管理工作中，且具有很強的實用性。

（二）管理水平提高的有效方式

事業單位檔案信息化管理能夠促進工作人員努力學習現代化先進管理軟件技術，并且能操作計算機相關軟件，不斷提高檔案管理工作的水平和質量。檔案信息化管理是利用計算機軟件進行管理工作，其具有很強的技術性和規范性，很多軟件中已經設計好相關的項目和儲存信息內容，工作人員只要根據實際檔案情況填寫內容，這樣既能減少工作任務，又能完善檔案內容，并且提高檔案管理工作的水平，是一種有效的檔案管理方式。

二、檔案信息化管理的有效策略

（一）進行檔案信息網站的有效建設

檔案網站，也就是企事業單位的在網絡上成立的信息站點，是通過網頁的途徑來進行檔案信息的提供和服務。實施檔案資源的網上咨詢、查找、電子文件直接提供或者實時歸檔。它也是對于檔案實行數字化轉變的主要目的，也是信息化檔案發展的重要手段和目標。在進行信息化檔案建設的時候，應該將檔案管理體系納入企事業單位的相關信息管理系統中，從而實現系統一體化建設，對于本單位的相關部門的各項信息進行資源共享和統籌考慮，將實現系統管理中的綜合效益。選取適合的具有升級換代功能和開發功能的檔案管理體系是有效實現檔案上網的條件之一。只有符合進行網絡管理的條件才能夠使得相關檢索功能變得強大，才能夠對于計算機的實際優勢充分發揮，為不同的用戶提供高效、優質的服務。標準化相關網絡設備，選擇的產品要符合我國內外的相關標準，能夠確保產品進行及時的更新換代，從而有效避免重新開發。

（二）強化事業單位檔案信息化管理

強化事業單位檔案信息化管理，首先從提高管理人員綜合素質開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學習計算機技術，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓，并且要開展培訓評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現工作人員內部的優勝劣汰，從而達到增強檔案管理人員管理意識的目的。只有檔案管理工作人員的綜合素質得到提高，他們才能將檔案信息化管理工作落實到位，并且不斷深入進行信息化管理模式的探索，不斷完善新的信息化管理體制。

（三）擴充事業單位檔案信息資源，加快基礎設備建設

檔案信息化管理必然為檔案信息資源的擴大提供有力的條件，信息化檔案管理使得工作人員可以利用網絡力量，通過收索引擎，收集和整理單位檔案信息資源，并且及時根據新的信息情況，更新現有的檔案信息，實現資源的及時性和共享性。單位要加快信息化管理基礎設備的建設，信息化管理是以計算機為基礎，要為管理工作購買質量好的設備，保證設備的使用壽命，防止檔案信息的損壞和丟失。事業單位要加大設備購買和圍護的投資力度，在設備采購階段，要采買儲存量大的數字設備，方便管理人員儲存大量的有用信息。在計算機中安裝專業的防毒軟件，且使用性能強大的計算機硬盤，從而確保檔案資源的安全，更好地實現檔案信息化管理。

（四）合理使用和建設單位檔案信息化管理的收索引擎

檔案信息化管理要合理使用相關的收索引擎，從而更好更快的找到所需要的檔案資源。收索引擎是目前計算機中自帶的一種相關功能，它可以通過輸入關鍵字而立即收索相關資料，這樣既能節省時間，又能及時完成工作。在事業單位檔案信息化管理中，單位管理人員要合理利用計算機這一功能，建立自己內部的收索引擎，以便于管理人員更好地開展工作，方便領導及時掌握相關信息。從而實現檔案信息化管理，且發揮信息化管理的作用，提高檔案管理工作的質量和效率。

三、結束語

綜上所述，事業單位檔案信息化管理具有一定的歷史必然性，同時信息化管理對提高管理工作的質量和效率有著重要的促進作用。因此，事業單位要加強單位信息化管理設備的相關建設，不斷提高硬件設施，為檔案信息化管理提供優質的基礎設備，保證信息化管理工作正常有效的開展。同時，還要充分利用網絡資源，不斷擴充單位信息資料，實現資源共享和長久保存。

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