對檔案管理人員職業素養的探討

張靜靜

當今世界信息爆炸式增長，檔案管理也由過去的勞動密集型工作轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面人們對于檔案質量的要求也隨之提高，使得檔案管理人員的職業素養引起人們的關注，檔案管理人員在工作中應具備一定的職業素養，這種素質和修養的高低決定了檔案管理工作質量的高低、好壞。由此可見，提高檔案管理人員的職業素養，是強化檔案事業質量的前提，也是檔案事業發展的關鍵。

一、檔案管理人員必備的知識結構

一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，要懂得黨和國家關于檔案整理工作方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，同時也要具備一定的工作能力和文字表達能力。檔案人員要根據相關學科知識提高自己業務處理綜合能力，專（兼）職檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘學、情報學、計算機等相關學科知識，以保證檔案管理水平的提高。在檔案管理工作中應具備以下幾方面的能力：

（一）政治素養

檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

（二）知識素質

檔案管理人員在正常工作中，必須擁有較為豐富的文史知識，這有這樣，才能夠保證檔案管理人員的工作質量，促使他們提升工作效率。檔案一般是指通過文字記錄人們的社會實踐活動，而檔案管理人員于收集、整理、鑒定以及編制等工作，加之業務指導、檔案研究和檔案教育等環節也必須依靠文字。所以，檔案管理人員必須具備高水平的語言文字知識，其中包括少數民族語言、古代漢語知識和外語知識等等。另外，檔案作為人類在社會活動中的歷史記錄，對人類社會發展過程中的規律做出了真實的反映。由此可見，檔案管理人員必須重視對相關知識的學習，包括理論和中外歷史，還有其他和檔案管理相關的歷史知識，這是由于檔案管理人員只有熟悉掌握了檔案的形成者以及檔案內容關系到的一些歷史知識，對于檔案形成的歷史作用和背景有深入的了解，才可以對檔案內容有更好地了解，并對檔案價值與全社會關于檔案需求的變化有正確地判斷，以做好相應的檔案收集、管理以及開發利用等各項工作。

（三）專業素質

對檔案專業人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。目前，我國有著龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

（四）檔案管理相關知識

在現代科技不斷發展的同時，尤其是電腦與數據庫等多種技術和一些辦公自動化設備在檔案管理中的應用，使得檔案管理的手段與方法也出現了深刻變革，即由傳統手工的管理模式轉變為現代管理模式。例如，檔案在載體以及記錄方式方面表現出了多樣化的趨勢，而檔案管理人員應更及時、更準確地在互聯網上查找所需要的檔案，同時檔案部門對外提供的利用方式也出現了很大的變化。檔案管理作為一項具有很強專業性和技術性的工作，經過多年的實踐，其已成為一套非常專業的原則、理論、方法和技術，形成一門不僅包含理論基礎也具有業務知識的獨立學科。檔案管理人員必須精通于此專業的理論及技術，并將這些知識熟練地運用到具體工作中。另外，檔案管理人員還應學會在實踐過程中研究、總結檔案專業有關的理論與技術，從而把歷史留給人類的和現階段產生的各種各樣的檔案進行有效管理。

因此，檔案管理人員必須注重電子文件的歸檔與電子檔案的管理、數字檔案館的建立、通過互聯網來建立網站并發布檔案信息。所以，檔案管理人員應了解并熟悉現代化的科技知識，尤其是計算機技術、信息開發技術以及網絡技術。對于檔案管理人員來說，他們必須學會運用科學的技術與方法，才可以有效管理檔案資源，將有用的檔案信息開發出來，從而達成檔案管理的現代化。

二、檔案管理人員必備的職業道德

檔案管理人員所必須具備的職業道德指的是檔案管理人員在檔案保管、檔案行政以及檔案利用等工作中，必須要遵循的基本行為規范和道德準則，這也是對于檔案管理人員的職業行為最為基本的要求，其具體表現如下：

（一）檔案工作的協調與管理能力

1.協調能力。在實際工作中檔案人員的協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理協調統一。

2.管理能力。近年來，隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息。

（二）保持檔案的歷史原有性

檔案管理人員應將人們歷史活動的記錄真實地保存下來，并要保證它的完整性、真實性及安全性，以適當延續檔案壽命，將檔案的作用充分發揮出來。然而，人們往往會出自不同階級的利益，時常做出篡改甚至毀壞檔案等許多破壞性的活動。因此，檔案管理人員應客觀公正地按照自身的義務去履行自身職責，對于任何篡改文件和檔案的事件要堅決抵制，以避免人們隱瞞或歪曲事實，破壞歷史證據，致力于保護歷史數據的真實性。

（三）對檔案管理事業充分熱情與忠誠

高素質復合型檔案人才，是指忠于黨的檔案事業，熟悉國內外檔案法規，掌握現代檔案管理技能，在檔案法制建設、信息資源開發利用和服務上做出開拓性工作，為檔案事業的發展作出顯著成績的人。至少應具備以下特征：一是政治敏銳性。具有較高的政治覺悟和理論素養，堅持四項基本原則，在思想上和行動上與黨中央保持高度一致，能以辯證唯物主義的立場、觀點和方法來觀察、分析問題，對政治上的不同傾向和觀點有敏銳的觀察和識別能力。二是意志堅定性。要有對黨的事業的堅定信念和理想，嚴守黨和國家機密，具有愛崗敬業、無私奉獻、埋頭苦干、存真求實、默默無聞的奉獻精神和高尚情操。作為檔案管理人員應當從一開始就有意識地培養和磨練自己的心理素質和意志力，這樣才能在平凡崗位的工作中創造出有價值的工作業績來。要做到想利用者之所想，急利用者之所急，要有“為人找檔”與“為檔找人”的服務精神，滿腔熱情地為利用者和社會服務。

（四）擁有一心一意為人民服務的覺悟

提高工作效率。檔案工作者要注意了解并關注黨和國家的工作大局，善于從政治上認識判斷形勢，善于根據黨委、政府的中心工作需要積極主動地開展檔案工作。要不斷增強服務意識，有高度責任心，變被動等材料為主動收集材料；變給多少收多少為該收多少就收多少；變給什么就收什么為缺少什么就收什么。在工作中牢固樹立主動服務意識和默默奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神。這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。

（五）形成一定的保密習慣

檔案管理人員有責任保守他們管理檔案內容之機密，強化保密觀念，形成良好的保密觀念，同時在檔案管理工作中，積極主動地與各類失密、泄密與竊密的行為進行斗爭。另外，檔案管理人員還應加強對國家安全、集體利益和公民個人隱私的保護，不可以銷毀任何有關的檔案信息，特別是電子文件信息，他們更容易更新及消除。檔案管理人員還應尊重檔案形成者和文件涉及的當事人的隱私和合法權益。

（六）樹立較強的法制觀念

檔案管理人員必須具有依法、守法的觀念和意識，具體地說，也就是檔案管理人員不可以損毀、丟失檔案：不可以擅自提供抄錄、公布屬于集體的全部檔案；不可以隨意涂改或偽造檔案等等。檔案管理人員還應做到把法律意識和觀念轉變到依法處理檔案問題過程中，采取法律手段去分析并解決問題。

（七）發揚開拓進取、艱苦奮斗的精神

檔案事業作為集體的一項重要事業，對于社會發展具體重要意義。而檔案事業若要不斷發展，不落后于社會進步的步伐，那么，全體檔案管理人員必須積極進取、開拓創新。具有超前的創新意識和思維，緊隨檔案載體、管理體制等的發展變化及時調整工作思路和服務手段，以此來實現檔案工作為領導決策、為改革開放和現代化建設提供全面、主動、及時、有效服務的目的。

綜上所述，在社會發展的同時，記錄歷史過程的檔案文件發揮著愈加重要的作用，對于檔案管理人員職業素養的要求也不斷提高，因此，對檔案管理人員職業素養的研究有著重大意義。對于檔案管理人員來說，他們應從提高知識結構和職業道德等多方面來提高自身的職業素養，為檔案事業貢獻自己的力量。