GPMS系統在人事檔案信息化建設中的應用

楊海帆+胥南燕

摘 要：隨著科技進步及數字技術的不斷發展，人事檔案信息化由于其高效、準確等特點，成為近年來檔案管理工作的發展趨勢和有效手段。GPMS系統基于人事檔案的特點在系統構建、模塊應用、代碼管理、報表設置等方面既滿足了人事部門對管理信息化水平和信息安全保密性上的特殊要求，又可以在實際應用中擁有良好的靈活性和實用性，實現了人事檔案的信息化。

關鍵詞：人事檔案檔案信息化 GPMS系統模塊應用

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）01（a）-0255-02

隨著科技進步及數字技術的不斷發展，人事管理中諸如檔案管理、數據統計等許多傳統業務也迎來了新的發展契機，人事檔案信息化成為近年來檔案管理工作的發展趨勢和有效手段。

所謂人事檔案信息化，就是把紙質的人事檔案轉換成信息數據并通過相應管理軟件對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，為各類人事決策提供有力的信息支持和數據保障。

1 人事檔案信息化建設的必要性

1.1 提高工作效率，保證信息準確

傳統的人事檔案管理通常受到人力、物力、財力等因素的限制，大多采用紙質檔案管理信息，在工作方法上也多依靠手工操作進行管理，工作效率低下，信息準確性存在偏差：一方面傳統的管理方式需要通過人工操作建立檔案檢索工具，效率低下；另一方面在利用檔案檢索工具調閱檔案時，依然需要人工操作調閱檔案原件，手續繁瑣且耗時耗力，同時檔案的查全、查準率也很低。而通過人事檔案信息化建設，建立統一的數據格式，既便于檢索也保證了信息的準確性。

1.2 減少文獻損耗，保障信息安全

紙質檔案經常翻閱，容易破損。隨著事業單位人事制度改革工作的不斷深入，聘任制、競爭上崗、人事代理等新的用人制度已在事業單位全面實施，干部選拔聘任、員工職稱評審、繼續教育、學歷變更、工資調整等都需要利用人事檔案，因此人事檔案的利用頻率迅速提高。然而傳統人事檔案是按類將紙質材料排序并立成卷，經常翻閱、復印會對檔案原件造成機械性損傷，加速檔案原件的脆化和褪變，不利于檔案的保護。檔案信息化可以妥善解決珍貴檔案文獻的保護和利用問題。

2 使用GPMS系統實現人事檔案信息化建設

2.1 GPMS系統功能簡介

GPMS系統是按照國家人事部、國家技術監督局頒布的人事信息指標代碼標準，由北京金益康集團公司和國家人事部聯合開發的人事管理軟件。該系統依照國家標準、行業標準和用戶需求建立了近40個信息庫，270多項指標和80多種代碼，由十七個不同的管理模塊構成：系統構建、機構設置、單位管理等。其中工具箱管理模塊還提供各種花名冊、報表表樣繪制、數據庫導入導出等功能。每個模塊下面都有其子模塊，模塊之間相互獨立，又彼此相關聯。

GPMS系統完善的安全機制和數據維護功能滿足了人事部門對信息管理的安全保密性的特殊要求；可以直接上機查詢，并且可以通過一定的程序進行相應的整理。這樣，涉及檔案的學歷變更、工資晉升、職務職稱變動、年度考核等一系列問題，都可以利用計算機管理，解決了手工操作下的各項煩瑣而又繁重的文件管理工作，辦事效率得到極大的提高。

2.2 GPMS系統模塊在檔案信息化中的實際應用

2.2.1 系統重構模塊的應用

系統構建是系統中核心、基礎的部分，主要完成系統的一些初始化工作。用戶可以根據業務要求靈活構建出適合本單位的人員信息庫和單位信息庫的結構，以便更有效地完成以后人事檔案信息化中的各項管理工作。系統重構模塊為用戶提供代碼維護及指標維護功能，用戶可以根據工作的需要便捷的創建代碼類或指標集，也可以對代碼類中的代碼項及指標集中的指標項進行增刪改等調整操作。在實際應用中可根據本單位情況，利用系統構建如“所在部處科組”“崗位變動”“獎懲子集”等十多個子集，并編輯“部門代碼”“崗位代碼”等多個代碼類。

2.2.2 信息錄入模塊的應用

GPMS信息錄入模塊為用戶提供了兩種數據錄入方式：數據表錄入方式及記錄錄入方式。數據表錄入方式以信息采集為出發點，適合信息編輯和按信息集的錄入，通常用在定期對錄入信息需變更的內容進行更新以及批量修改多人信息時使用。記錄錄入方式是以人為單位，適合建立系統時的信息采集工作，信息錄入完成后需要經過審核流程，以便及時發現不必要的錯誤。照片錄入時須通過掃描儀來實現的，可以用人名來編輯文件名，只要將照片存放在GPMS系統目錄下的BMP子目錄下，系統即可自動調用。另外，網絡版的GPMS系統支持多終端同時錄入數據，比如我們在集中采集所有員工檔案信息時，可采取多人多機同步操作來分解工作量，從而提高錄入工作的效率。

2.2.3 查詢統計模塊的應用

查詢統計模塊是人事管理工作中最基本、最常用的一個模塊。GPMS系統在錄入、核對完數據之后，就可以按任一字段或條件在應用庫中進行查詢或統計。

GPMS系統提供了4種查詢方式：簡單查詢、復合查詢、二次查詢和簡單花名冊統計方式。根據實際需要用戶可以采用代碼形式或編輯形式來直接查詢，也可以對查詢的結果進行二次查詢，無論哪種方式都有查詢歷史記錄的功能，這個功能可自由選擇。

簡單查詢提供了在同一子集內選擇一個指標進行查詢，如只需要了解某一人的具體情況時此種方式最為簡單。復合查詢及二次查詢是能夠在跨子集內選擇多個指標項進行查詢，以便查詢更詳細的信息。如我們需要查詢內設部門中中級以上職稱的員工，要一次查詢出結果，就用復合查詢。如果還想知道其中博士學歷占多少，只要在前次查詢的基礎上，選用二次查詢，輸入查詢條件為“學位左包含博士”，就會顯示出需要的結果。在查看查詢的結果時可以全部查看也可以部分查看，也可同時查看多個人的信息及照片。查詢時可以根據需要隨意的組合指標項，得到自己滿意的信息，這就是簡單花名冊方式。而且查詢的結果可以通過剪貼板粘貼到其它文字處理軟件中。endprint

GPMS系統提供了4種統計方式：簡單統計、綜合統計、一維分析、二維分析。GPMS系統可以對任一指標多條件或多指標多條件進行統計，不但可以對應用庫進行統計還可以對查詢結果進行統計。同時還有統計分析功能，為領導的決策和政策的制定提供各種統計數據。簡單統計和綜合統計是對日期型或數值型的指標項進行求和、平均值、最大值、最小值的統計，如求員工的平均年齡。除此之外綜合統計可根據查詢條件和條件表達式對每個統計項的結果進行分析比較。一維分析和二維分析是對某個指標項的各種情況進行統計。統計的結果以直方圖或餅圖的方式表示。我們可以利用GPMS系統的統計分析功能向上級機關提供各類統計數據，分析本單位員工的年齡、性別、學歷、職稱、職務、政治面貌等結構情況，從而滿足人事部門對復雜信息數據的統計分析需求。

2.2.4 統計報表模塊的應用

GPMS系統擁有強大的報表統計功能。系統根據國家人事部、勞動部、國家統計局對報表的要求預制了一百多張表樣，可以通過系統對數據進行自動統計分析，且表格發生變化時支持通過簡單的操作做到修改統計條件。系統同時允許用戶自定義統計報表的格式和統計條件，不但可以進行人數統計，還可以進行數值統計。用戶可直觀、方便地定義表頭、表尾格式及統計條件，制作出滿意的統計報表。用戶可以對完成的統計報表進行存儲、編輯、統計、打印等操作。系統提供的統計報表和用戶自定義的統計報表格式，都可以多次永久使用，用戶只需把報表發送（導出）出，并且在需要時在導入到系統中即可使用，這樣對長期的持續工作會提供很大的便利。

2.2.5 登記表模塊的應用

GPMS系統為用戶提供了直觀、靈活的制表功能，能夠滿足用戶個性化制表的需求。比如我們可以使用該模塊來制作事業單位的員工檔案工資調整表。首先在編輯界面繪制工資調整表的表格式樣，定義工資調整表中崗位工資、薪級工資、薪級、員工檔案號等指標字段的關聯路徑，系統會自動根據預先定義好的路徑條件從數據庫內調取相應信息，自動將工資調整表格中的各項內容進行填寫，并結合復合查詢結果批量打印員工的工資調整表，為人事部門準確、高效地填寫員工工資調整表提供了便捷的操作工具。

3 GPMS系統在實際應用中應需要注意的問題

3.1 重視信息采集、錄入工作，確保數據準確無誤

系統對員工檔案信息數據的采集和錄入是搞好人事檔案信息化的基礎。為了準確規范的完成人員信息的采集，我們下發了中組部制的“員工履歷表”，要求員工如實填報，同時收回的員工履歷表須與檔案材料反復核準后方可做為錄入的原始數據，從而確保數據信息與檔案內容的一致性。

3.2 充分利用GPMS系統開展日常管理工作，提高工作效率及工作質量

在GPMS系統的數據庫搭建以及數據錄入階段的確需要消耗大量的人力和精力，但當系統開始正常運行后，會在人事檔案管理中就發揮巨大作用，可以顯著的提升工作效率、降低人員和成本的投入，并且數據的準確性安全性上也得到了很大的保障，詳盡的統計報表也可以為領導決策提供科學的輔助決策。建議在日常使用中盡量做到系統管理標準化、業務工作條理化、報表文件統一化、數據資料規范化的要求，從而最大可能發揮GPMS系統的各項功能。

總之，GPMS系統在應用中運行速度快，性能可靠，具有良好的靈活性和實用性，使人事檔案管理工作從繁瑣和枯燥的傳統模式中解脫出來，能夠迅速、完整、準確的提供所需人事信息，較好地實現了人事檔案管理的信息化。

參考文獻

[1] 賈振玲.GPMS系統在高校人事統計查詢工作中的應用[J].中國科技信息，2007（10）.

[2] 潘樹楓.北京海關GPMS人事管理系統的建設與應用[J].中國海關，1999（7）.endprint