醫院人事檔案管理存在的問題及其改革思考

孫琦

摘 要：在醫院眾多的檔案管理中，人事檔案管理占有十分重要的地位，其不僅可反映人員的自身情況、政治面貌、工作經歷、實踐技能，也可為醫院選擇優秀人才、提高醫院治療水平提供依據。但在如今的醫院人事檔案過程中還存在一些問題，這不利于醫院的長期發展。該文重點探討醫院人事檔案管理存在的問題并思考其改革措施。

關鍵詞：醫院 人事檔案 管理 存在問題 改革思考

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）05（a）-0191-01

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，有著重要的參考作用，其在個人轉正定級、職稱申報以及開具相關證明時都必不可少。醫院人事檔案則為反應醫院職工工作表現的可靠記錄，它能夠為管理人員提供醫院人力資源狀況及人才培養情況，并以此作為人員聘用及接收的依據，幫助醫院向更好的方向發展。然而，隨著經濟的發展及醫療水平的提高，醫院人事檔案管理方面也漸漸地顯現了一些問題，這些都嚴重影響著人才的發掘及醫院的發展，因此要正確的思考醫院人事檔案管理中存在的問題并采取積極地改革措施，為醫院更加公正健康的發展提供保證。本文就醫院人事檔案管理中存在的問題及改革措施探討如下。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識淡薄

隨著生活水平的日益提高，人們越來越要求高水平的醫療措施，這就導致了醫院過分關注醫療方面的發展，而忽略了人員的人事檔案管理。醫院員工認為檔案僅需醫院保存即可，對自身沒有重要影響；而檔案管理部門則認為只要人員檔案不丟失、不損壞，他們的工作就完成了，不重視檔案管理的重要性，這些現象都突出了醫院人事檔案管理意識的淡薄。

1.2 管理制度及方法落后

現存的醫院人事檔案管理制度較為落后，通常對管理人員工作沒有硬性要求，他們的工作往往僅局限于保存、看管檔案；對記錄入檔的文件考核標準也不嚴格，沒有系統的鑒定、核實制度；同時，醫院也缺乏各項激勵、創新制度，無法適應新時期的要求。在管理方法上，醫院往往采取傳統的人工方式記錄入檔、保存、查閱，這些步驟不僅繁瑣，也效率低下，嚴重影響了檔案的質量和利用率，耗費人力物力，使檔案管理不公開、不透明。

1.3 部分檔案完整性、真實性不全面

在人事檔案入檔時，其完整性和真實性大多無從考證。一些重要材料的填寫可能由于填寫人員態度不認真，管理監督人員審查不嚴格而導致內容缺失、不完整；同時，考核鑒定標準、過程不嚴密，也不可避免的使人事檔案存在造假、摻假現象。

1.4 管理人員素質欠佳

醫院大多數人事檔案管理人員并非專業出身，他們往往缺乏系統的相關知識，無法充分掌握管理工作的技能和要求，這些都造成了醫院人事檔案管理混亂。再加上醫院人員眾多、工作職能多樣，管理人員素食欠缺就更加突出了檔案管理中存在的問題。

1.5 檔案管理硬件條件不足

盡管醫院在不斷擴建，人員在不斷補充，可由于醫療用房依舊緊張，致使人事檔案管理部門的硬件條件并沒有隨之改善。檔案室的空間不足，檔案存放柜數量有限，檔案文件夾老化以及檔案室潮濕，人事檔案保密室保密措施不良等都是硬件條件不足的集中體現，這些都可能使醫院人事檔案出現破損、丟失，造成無法避免的損失。[1-2]

2 對醫院人事檔案管理的改革措施

2.1 增加各級人員的檔案管理意識

醫院要通過各種手段加強各部門、各人員對檔案管理的重視程度，包括在顯要位置擺放《檔案法》宣傳欄、定期組織檔案管理人員匯報工作以及在職工大會上強調人事檔案的重要性等。總之，要充分利用各種渠道、各種手段增加醫院人員整體的檔案管理意識。

2.2 完善管理制度及改善管理方法

要建立健全人事檔案管理制度，高度重視檔案管理工作，如嚴格規定領導部門監督責任，人事檔案管理人員職能，人事檔案入檔、查閱、銷毀原則等。同時，要改善現代醫院人事檔案管理方法，引進數字化、信息化的管理措施，將人員的人事檔案輸入到計算機中歸檔，這有利于檔案的高效管理、及時更新、快捷查閱參考等，使信息傳遞速度、范圍、方式進入一個新時期，全面提高醫院人事管理的效能，及時發現人才、改革創新。

2.3 建立嚴格的檔案管理審查機制

為保證醫院人事檔案的完整度及真實性，醫院要制定嚴格的規章制度，使檔案持有人員、審查人員及管理人員都按章做事，在各個環節都不存在遺漏、松懈及懶散現象。對不完整的檔案內容要及時發現并通知相關人員補充完整，對存在不真實及造假內容的檔案要采取嚴格的懲罰措施，使任何人員都堅守自己的職責，最大程度的保證檔案內容完整、真實。

2.4 全面提高管理人員素質

首先，醫院在新進管理人員錄用方面要更加注重其專業素質的考察，使這些人員能高效的發揮特長，參與人事檔案管理；同時，對于已經在崗的管理人員要定期進行開會指導，使他們能夠更好的認識到自己的工作職責，幫助醫院人事檔案管理制度更加完善。

2.5 提高檔案管理硬件條件

適當的增加醫院在人事檔案管理方面的撥款，提高檔案管理室各方面的條件，使檔案管理條件更加適應醫院發展及人員擴充，檔案查閱更加方便快捷。[3-4]

3 結語

21世紀，人才是最主要的競爭熱點，而人事檔案又是記錄人才履歷的重要載體，所以對人事檔案的重視程度也在日益增加。醫院作為社會必不可少的服務部門，對人才的需求也與日俱增。及時的發現及挖掘現存人才，人事檔案占有不可替代的地位，因此，要求對醫院人事檔案的管理更加適應時代的需求。然而，在當今醫院人事檔案管理中常存在一些問題，這些問題包括檔案管理意識淺薄、管理制度及方法老舊、管理人員素質不足以及入檔管理規則不完善，檔案室條件不良等，它們都嚴重滯后了醫院人事檔案的現代化管理。所以，針對以上出現的問題，要積極地思考其改革措施。本文根據相應問題采取有效的改革策略，在一定程度上能夠改善醫院較為混亂的人事檔案管理機制，使各部門各盡其責，最大限度的幫助醫院完善人事檔案、挖掘人才，為醫院提供一個可靠的服務平臺，更好的為醫院及患者服務。盡管隨著時間的推移在管理上將會呈現其他的問題，但現階段以上問題的相應改革策略有效，能規范醫院人事檔案管理體制，值得推廣應用。

參考文獻

[1] 李玉紅.醫院人事檔案管理存在的問題及對策初探[J].科技創業家，2013（6）（下）：252.

[2] 石曉東.醫院人事檔案管理存在的問題及對策[J].中國誤診學雜志，2011，11（19）：4682.

[3] 艾彩鑾.淺談醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J].赤峰學院學報（自然科學版），2009，25（11）：173.

[4] 周海濤.醫院人事檔案管理中存在的問題及改進對策[J].辦公室業務·科學管理與決策，2011（12）：137.endprint