關(guān)于檔案數(shù)字化建設工作的探討

陳靜 李靜

摘 要：隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)及通訊技術(shù)得到快速發(fā)展起來，在這使我國長期以來傳統(tǒng)的檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)變有了技術(shù)上的支撐。使文件和信息資料開始實現(xiàn)數(shù)字化。檔案數(shù)字化建設工作對我國傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了較大的影響。但由于多種原因的影響，我國的檔案數(shù)字化發(fā)展的整體水平還較為落后，檔案數(shù)子化的道路還有較長的路。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 建設 問題 發(fā)展策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（c）-0249-02

檔案作為對人類社會實踐活動中形成的具有保存價值的并以各種載體形式呈現(xiàn)出來的文件，只有將其重要作用得以在現(xiàn)代化建設中得到出來，那么檔案和檔案建設工作才有其現(xiàn)實的價值和意義。長期以來我國的檔案管理工作都對其利用價值不重視，以致于檔案工作處于封閉的狀態(tài)，所以在當前信息化時代，需要充分的將檔案信息資料變?yōu)橛杏玫男畔ⅲ涌鞕n案數(shù)字化建設工作的進程，從而使檔案信息資源更好的為現(xiàn)代化建設服務。

1 檔案數(shù)字化的發(fā)展概述

1.1 檔案數(shù)字化的概念

在各種高新技術(shù)支撐下，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為檔案信息，利用數(shù)字化形式進行存儲，同時以網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結(jié)，在計算機系統(tǒng)的管理下形式一個有序的檔案信息庫，能夠提供利用，使信息資源實現(xiàn)共享。長期以來在我國的檔案管理都是以紙質(zhì)、膠片和底片等載體形式來進行的，而且在目前部分檔案館中保存的檔案信息形態(tài)還是如此，這對于當前信息化時代的社會，具有較大的適應性，使檔案的經(jīng)濟價值和社會價值無法有效的發(fā)揮出來，所以檔案數(shù)字化建設具在必要性和緊迫性，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和利用的重要保證。

1.2 檔案數(shù)字化的發(fā)展的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化的發(fā)展的主要內(nèi)容：檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；檔案專題信息的采集與建庫。

1.3 檔案數(shù)字化的發(fā)展的作用

近年來，我國加牧了檔案信息化建設的步伐，而檔案信息化建設其中最為重要的內(nèi)容即是檔案數(shù)字化。這對于保護檔案原件有著極其重要的作用，檔案數(shù)字化有效的保護了檔案原件，數(shù)字化的原件副本代替原件進行使用，而且利用縮微膠片實現(xiàn)了檔案信息的永久保存，即使在天災人禍情況下也不會發(fā)生毀滅性破壞，而且還可以對模糊及殘缺的檔案信息進行有效的修復，確保其使用價值。

檔案數(shù)字化后，使檔案的利用方式發(fā)生了較大的為化，在檔案利用上不再受到數(shù)量、時間和空間的限制，一份檔案可以同時提供多人進行共享使用，而且通過局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)有效的實現(xiàn)了檔案的異地利用，使檔案的利用空間得到拓展，同時在檔案使用過程中，人們不必再受檔案館開關(guān)館時間的限制，通過計算機網(wǎng)絡人們隨時可以對自己需要的檔案信息進行利用。

檔案數(shù)字化的實現(xiàn)有效的改變了目前各檔案網(wǎng)站信息資源匱乏的問題，增加了信息加工的深度，使指引性信息和實質(zhì)性信息增多。所以加快檔案數(shù)字化建設的進程，這勢必會加快我國檔案行業(yè)的發(fā)展速度，使傳統(tǒng)檔案盡快向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。

2 我國檔案數(shù)字化建設過程中存在的問題

目前在我國檔案數(shù)字化建設過程中還存在著很多的問題，不僅沒有統(tǒng)一的檔案信息管理標準，而且標準管理工作還較為滯后，存在名目繁多的系統(tǒng)，從而使整體水平難以有效的發(fā)揮出來。同時當前很大一部分檔案管理人員都是老同志，這部分人員年齡較大，對于現(xiàn)代化的先進技術(shù)和新事物接受能力較慢，思想觀念較為保守，認識不到檔案數(shù)字化的重要性，對數(shù)字化專業(yè)知識缺乏，這在很大程度上限制了檔案數(shù)字化建設的速度的提高。

在數(shù)字化建設過程中，由于受到經(jīng)濟基礎和物質(zhì)條件的制約，各單位在實施過程中整體水平存在著明顯的差異，這主要體現(xiàn)在系統(tǒng)的規(guī)劃、建設、運行維護和管理等方面。與此同時，各單位在信息共享方面落實不到位，效率低下，甚至不能實現(xiàn)信息共享，這就形成了信息孤島現(xiàn)象，信息傳達不到位或者根部沒有收到相關(guān)信息。在數(shù)據(jù)庫建設過程中，由于檔案數(shù)字化系統(tǒng)仍處于由文件管理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡性階段，數(shù)據(jù)庫建設水平仍有待提高。可以看出，檔案數(shù)字化在實踐過程中存在的相關(guān)問題，將會影響其發(fā)展和提高，因此，需要進一步提高檔案信息管理的數(shù)字化和信息化。目前，由于缺乏對檔案信息化和數(shù)字化的整體規(guī)劃，檔案管理信息系統(tǒng)效率較低，這嚴重阻礙了信息系統(tǒng)功能和效用的發(fā)揮，息化和數(shù)字化對檔案信息的支撐作用有限，無法實現(xiàn)檔案的科學管理，部分檔案信息系統(tǒng)由于缺乏規(guī)范化和標準化的管理和維護，系統(tǒng)時常出現(xiàn)宕機現(xiàn)象，這在一定程度上也限制了檔案數(shù)字化建設步伐。

3 加快我國檔案數(shù)字化建設的發(fā)展策略

通過檔案數(shù)字化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，能夠讓廣大民眾能夠方便地獲取實時檔案信息，為各方檔案信息的需求者提供網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)快捷、高效的檔案管理模式。然而我國檔案數(shù)字化建設還處于信息化建設的初步階段，檔案數(shù)字化過程中還有不少的問題，這些問題的存在和變化制約著我國檔案的信息化進程。因此，推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案信息管理的標準化和規(guī)范化水平，包括檔案業(yè)務管理的規(guī)范性，建立健全檔案標準實施規(guī)范，積極推進檔案數(shù)字化建設，抓好檔案標準化、規(guī)范化發(fā)展。同時要注重檔案信息系統(tǒng)的整體效果，利用網(wǎng)絡進行信息溝通和交流，充分檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，高檔案管理系統(tǒng)的綜合能力鼓勵和支持先進單位提高裝備水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗。

此外，要重視檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫建設。就目前我國檔案管理的信息化狀況來看，仍處于由文件管理向數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過渡階段，檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設是指利用信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，面向應用，把利用頻率和使用效率結(jié)合起來，把綜合數(shù)據(jù)庫的完善和提高與各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，使自動化效率大大提高。

加強對檔案信息化和數(shù)字化進行整體規(guī)劃，對檔案的標準化和信息化進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一系統(tǒng)接口，使檔案數(shù)字化建設有章可循，穩(wěn)步推進，形成統(tǒng)一有序的管理系統(tǒng)，從而提高系統(tǒng)的管理水平，提高系統(tǒng)的利用率，大力推動檔案的數(shù)字化進程和發(fā)展。

4 結(jié)語

檔案工作具有復雜性和繁瑣性，但由于其是信息資源管理和社會管理活動中的重要組成部分，所以利用現(xiàn)代化的高科技技術(shù)來實對檔案信息數(shù)字化，從而使檔案信息能夠好的為社會建設服好務，充分的發(fā)揮出經(jīng)濟效益和社會效益，加快檔案信息化建設的進程，這是當前檔案工作的重中之重。

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