淺談檔案管理人員的素質(zhì)與檔案管理

翁錦霞

【摘 要】檔案管理質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專業(yè)知識(shí)、文化科學(xué)知識(shí)以及較高政治素質(zhì)的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合組織實(shí)際的檔案管理制度，運(yùn)用先進(jìn)手段和現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理。本文從檔案管理人員的素質(zhì)要求出發(fā)，探討加強(qiáng)檔案管理工作的一些措施與方法，促進(jìn)組織和社會(huì)的和諧發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；人員素質(zhì)；措施與方法

一、檔案與檔案管理

《中華人民共和國(guó)檔案法》將檔案定義為：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡(jiǎn)單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

檔案種類(lèi)繁多，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對(duì)于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的還可建立專門(mén)檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

檔案管理，也稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)就是檔案管理。

檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內(nèi)容。檔案局管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，也稱檔案信息組織。

做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類(lèi)整理好，不出差錯(cuò)，更重要的是必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

1.良好的政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具備各類(lèi)專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅(jiān)持社會(huì)主義道路，遵紀(jì)守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強(qiáng)的政治素質(zhì)。無(wú)論何時(shí)何地，都應(yīng)堅(jiān)持正確的政治方向，立場(chǎng)堅(jiān)定，嚴(yán)守機(jī)密。

2.精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對(duì)本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行檔案管理。

（3）全面、扎實(shí)的實(shí)踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的要求都靈活地應(yīng)用于日常的檔案管理工作實(shí)際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時(shí)掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。

3.愛(ài)崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛(ài)檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

4.與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新

隨著社會(huì)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應(yīng)具備高度的責(zé)任心，具備較強(qiáng)的表達(dá)和溝通能力，具備高度的安全意識(shí)，具備一定的專業(yè)管理知識(shí)。

三、加強(qiáng)檔案管理的措施與方法

加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1.建立以人為本的檔案管理制度

檔案種類(lèi)繁多，形式各異。要實(shí)現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理，就必須以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)，建立符合組織實(shí)際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個(gè)人需求與自我實(shí)現(xiàn)和組織協(xié)調(diào)發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng)造一種學(xué)習(xí)型的組織氛圍，促進(jìn)組織成員個(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合，從而形成組織成員個(gè)人的自我實(shí)現(xiàn)和組織檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.嚴(yán)格規(guī)范文件的制發(fā)

檔案來(lái)源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過(guò)程中必須要解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實(shí)體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項(xiàng)工作：

（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類(lèi)歸檔；

（2）文件要素要齊全、內(nèi)容要完整；

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用紙要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，便于整理。

3.科學(xué)管理電子檔案

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強(qiáng)電子文件的管理。

（1）提高電子文件載體的穩(wěn)定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。

（2）建立電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的電子文件管理體制，正確進(jìn)行電子文件的分類(lèi)與歸檔。

（3）做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（4）解決好電子文件的保存與利用。

4.提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量

在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案仍以其特有的優(yōu)勢(shì)得到廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)檔案在唯一真實(shí)的原始性、無(wú)法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無(wú)法替代的，因此任何組織都必須提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量。

在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問(wèn)題：一是注意解決好檔案立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

5.創(chuàng)新檔案管理工作

用科學(xué)發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。

（1）思想觀念的創(chuàng)新。要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)，強(qiáng)化檔案使用效率意識(shí)。

（2）管理方式的創(chuàng)新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。

（3）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

6.堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

（3）檔案管理的根本目的在于檔案利用。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

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