淺析檔案管理中的物理管理與邏輯管理

霍艷艷

[摘 要]檔案管理工作對于個人和企業都有著重要的意義。在現階段我國的檔案管理工作中，出現了兩種不同的檔案管理方式，即檔案的物理管理和邏輯管理。那么，什么是物理管理，什么又是邏輯管理，這兩者之間又存在著什么問題呢？本文將從這幾個方面深入探討，旨在加強對檔案管理工作的認識。

[關鍵詞]物理管理；邏輯管理；基本特征

檔案管理工作中的物理管理和邏輯管理的方法是伴隨著社會的不斷發展進步產生的。二者正是哲學中物質與意識的辯證關系的具體體現。在信息化不斷發展的今天，出現了電子檔案。傳統的對紙質的檔案的管理就是物理管理，是對物質載體進行管理。而邏輯管理從此社會進入了邏輯管理時代。

一、檔案物理管理與邏輯管理的概念分析。

由檔案組成的兩個部分所決定，檔案管理包含著針對物質介質和信息內容兩個方面的管理工作，并由此形成相應的管理方法、管理模式和管理思想。我們分別把它們稱為物理管理與邏輯管理。所謂物理，在這里是指事物的形象，即檔案的物質載體。所謂物理管理，就是按照形象思維與手工管理的方式，以檔案的物質介質為基本對象，來進行檔案管理工作。所謂邏輯，就是人類思維的規律，這里特指邏輯思維。邏輯思維就是人們在認識過程中借助于概念、判斷、推理反映現實的思維方式。它區別于形象思維，是用科學的抽象概念揭示事物的本質，表述認識現實的結果，是抽象思維。所謂邏輯管理，就是按照抽象思維的方式，以檔案的信息內容（概念）為對象和手段，來進行檔案管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理的特點分析。

物質和意識是人類社會兩種既獨立存在又緊密相連的基本存在狀態。同時，它們也必然是檔案管理活動中兩種基本存在狀態。在管理活動中，物質與意識是即獨立存在又密不可分的兩個部分。人工化的物質和物質化的意識構成了管理世界中兩個基本組成部分，由此形成物理管理和邏輯管理。

1.物理管理與邏輯管理的管理對象特征

根據上文中提高的檔案物理管理和邏輯管理的概念的不同，可知這兩者所管理的對象也不盡相同。物理管理是對檔案文件本身就行管理，表現更多的是整理和保存；檔案邏輯管理則是對檔案的內容和信息部分進行管理。二者的管理對象截然不同，但二者并不是相互矛盾的。相反，物理管理與邏輯管理是兩種相互影響、相互制約同時又相互促進的檔案管理方法。在社會發展的不同時期，這兩種方法起著不同的作用。在物理管理方法占據主導地位的時期，檔案管理工作主要做好對檔案文件的保存，運用優質的檔案文件材料來盡可能的使得檔案能夠保存的更久，同時注重對檔案的修復。在邏輯管理占據主導地位的時期，檔案管理工作主要是針對檔案的內容和信息進行的。追求檔案信息被有效的利用，進而提高檔案管理工作的價值。

2.物理管理與邏輯管理的勞動特征

對檔案管理工作中的物理管理來說，人的體力勞動的比重要遠遠多于人的腦力勞動。因為物理管理主要是對檔案本身的物質載體進行管理。包括對檔案的裝訂，編號、保存等過程都需要人力來完成。雖然，在此過程中也會加入一些人的腦力工作，但是卻不是主要的。但是我們不能把物理管理單純的看成是工作人員的體力勞動。要重視起工作的重要性，不能使得檔案的管理人員有任何懈怠的情緒。檔案的邏輯管理則更多的運用人的腦力勞動，因為邏輯管理的對象是檔案的內容方面的東西，這就要求檔案的邏輯管理充分的利用計算機進行工作。將人的腦力勞動轉化成計算機的程序，提高檔案工作的效率。

3.物理管理與邏輯管理的方法特征

無論是檔案的物理管理還是邏輯管理，其管理的執行主體都是人。但是對于物理管理來說，主要是人的手工作業。這與檔案管理工作的性質決定的。但是邏輯管理則不再局限于單一的手工管理，而是把繁雜的數據信息錄入計算機，應用計算機進行檔案管理，其過程是完全自動化的。這就節省了一定的工作時間，避免了物理管理中存在的麻煩。

4.物理管理與邏輯管理的思維特征

物理管理的思維特征和邏輯管理的思維特征完全不同。前者是運用了具體的思維特征。因為，工作人員在對檔案進行管理的時候首先要考慮到檔案的編號、文件名、具體位置等因素，這就要求人們運用具體的思維方法。而在邏輯管理中所運用的則是抽象的思維方法，在對某一檔案進行查找時，不需要人們去考慮這個文件具體長什么樣子，只需要在計算機中鍵入文字進行檢索就可以了。

5.物理管理與邏輯管理的哲學特征

物理管理與邏輯管理擁有著不同的哲學特征。首先物理管理是針對一個具體的現實世界進行工作，因為無論是物理管理的特性還是物理管理的對象都是具體可感的檔案文件。而邏輯管理則是一個抽象概念的管理模式，是一種虛擬性哲學。通過大量的檔案管理工作經驗來看，邏輯管理對物理管理有著某種超越性的意義，但并不是對物理管理方法的否定。存在著3種不同形式與層次：

第一，對實存事物的數字化虛擬，即對象性的數字化或現實性的數字化。具體是指對檔案信息的數字化虛擬；

第二，對現實中具有可能性的不可能的數字化虛擬，即對可能性或可能性空間的虛擬；

第三，對現實中的不可能性的數字化虛擬。

以上3個層次的數字化虛擬，共同構成了電子文檔多維性的存在空間，使它形成了超越傳統檔案物理管理的檔案邏輯管理的種種新的屬性與特點：

三、結語

無論是物理管理還是邏輯管理對我國的檔案工作都起到至關重要的作用。二者是不同形式的管理方法，有著不同的側重點。同時邏輯管理方法是對物理管理方法的超越。本文通過對物理管理方法和邏輯管理方法的基本概念、不同特征進行分析，讀者認識到物理管理方法和邏輯管理方法的根本異同，使相關的工作人員在具體的檔案管理工作中，更好地把握自己的工作性質，確保我國的檔案管理工作能夠順利進行。

參考文獻：

[1]丁海斌.檔案管理活動中的物質與意識——兼論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學研究.2010（03）

[2]丁海斌.論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學研究.2001（02）