信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用分析

吳翠紅

[摘 要]當(dāng)前我國疾病防控的任務(wù)超來越重，各種檔案資料越來越多。但是我國在疾控中心中疾病檔案建設(shè)與管理卻有待完善。本論文首先分析了現(xiàn)階段我國疾控中心疾病檔案管理現(xiàn)狀，論述了信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用措施，然后提出了信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用配套措施：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識，制定詳盡的疾病檔案歸檔方法、完善疾病檔案接收移交工作制度，以提高疾控中心檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；疾控中心；檔案管理

疾病檔案是地區(qū)進(jìn)行疾病預(yù)防與控制的基礎(chǔ)原始資料，在傳染病控制中離不開它。它既是傳染過程的真實反映和記錄，又是重要的基礎(chǔ)和依據(jù)。特別是在疾控中心的發(fā)展與壯大中，由于各種因素的影響，極易造成材料的散亂與遺失。再加上疾控中心一般只重視人事檔案、財務(wù)檔案等檔案的保護(hù)，疾病檔案的管理不當(dāng)現(xiàn)象更為普遍。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中。本文具體探討了信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，并提出了相關(guān)改善對策，現(xiàn)報告如下。

1.當(dāng)前我國疾控中心中疾病檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案觀念問題有待更新

我們知道，隨著疾控中心現(xiàn)場疾病控制與預(yù)防工作深入開展，疾病檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性，當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視疾病檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。但是當(dāng)前我國疾控中心檔案管理是較不受重視的類別，花的時間和精力相對較少。而且疾控中心檔案部門往往重視不夠，不想配合，認(rèn)為材料放在手邊用用就行了。檔案部門一般隨意找個臨時工作為檔案資料管理員，臨時工有的甚至連疾病材料的構(gòu)成也不清楚，更不用說是符合歸檔的要求。

1.2檔案管理缺少保障制度

雖然我國《檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多疾控中心沒有制定相關(guān)疾病檔案的收集、管理制度；有的疾控中心的規(guī)范制度甚至只有大致框架，而沒有細(xì)則，造成疾病檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責(zé)任制度及考核范圍；有些疾控中心所制定的疾病檔案規(guī)范因政策水平的差異而大相徑庭。

1.3疾病檔案質(zhì)量有待提高

在已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，疾病檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件，有些圖紙上任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，一般疾控中心只能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)電子稿。還有的疾控中心因為未能進(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步的整理。

2.信息技術(shù)在疾控中心中檔案管理中的應(yīng)用措施

檔案管理的信息化建設(shè)是檔案部門的一些基礎(chǔ)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，同時也是體現(xiàn)管理水平的一項重要指標(biāo)。檔案管理的信息化不僅要求設(shè)備配置信息化，還要管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，管理工作技術(shù)及管理思想信息化。加大了對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，增加了檔案用房面積，并按要求對檔案室進(jìn)行了重新改造，在資金緊缺的情況下配置了相應(yīng)的電腦設(shè)備，購置了密集架等必需設(shè)備。我們知道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號等記錄實實在在的物質(zhì)載體上，其表現(xiàn)和存儲形式直觀、簡單；而在數(shù)字化建設(shè)中，電子文件則以磁性介質(zhì)為載體，需借助計算機(jī)才可變?yōu)橹庇^的視屏信息或輸出打印成紙質(zhì)載體信息。從電子文件的生成過程和基本原理可以看出，它具有便于修改、拷貝、查詢、分類、編目、剪輯、移動、粘貼、重新編輯組合等特點(diǎn)。

3.信息技術(shù)在疾控中心中檔案管理中的應(yīng)用配套設(shè)施

3.1加強(qiáng)組織建設(shè)

建立了由分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案人員及各科室兼職檔案人員為具體責(zé)任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實際制定了檔案的管理規(guī)章制度，對檔案人員進(jìn)行了重新調(diào)整和培訓(xùn)。使各項管理制度更加完善，職責(zé)更加明確。

3.2增強(qiáng)檔案服務(wù)意識

打破過去的“重管輕用”陳舊管理方法，由被動式服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，根據(jù)傳染病的流行情況積極提供歷史數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，促進(jìn)管理水平全面提升，確保各項疾病工作的可持續(xù)性發(fā)展。

3.3提高檔案人員的綜合素質(zhì)

由于衛(wèi)生疾控工作的快速發(fā)展，各科室業(yè)務(wù)知識也在不斷更新，這就要求檔案管理人員必須牢固樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不僅要加強(qiáng)檔案知識、信息化管理知識的學(xué)習(xí)，同時還要根據(jù)疾控工作加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。主要是通過參加各科室的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、自學(xué)、學(xué)術(shù)交流等多種渠道學(xué)習(xí)。在提高檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的同時還積極加強(qiáng)與外界的橫向聯(lián)系，了解檔案工作，建言獻(xiàn)策，不斷提高檔案理的質(zhì)量和水平。

3.4制定電子健康檔案管理制度

比如某某疾控中心建立的居民健康檔案是以個人健康為核心，貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關(guān)因素的系統(tǒng)化文件記錄，是實施新醫(yī)改、促進(jìn)居民享有均等化公共衛(wèi)生服務(wù)的具體體現(xiàn)。有了健康檔案后，農(nóng)村居民在求醫(yī)問藥，接受預(yù)防保健服務(wù)時，醫(yī)務(wù)人員將先調(diào)閱健康檔案，根據(jù)個人健康狀況何做出科學(xué)診斷并制定治療方案，將有助于改善和得升居民的健康水平。

總之，在新時期下，做好疾控中心檔案管理，已成為疾控中心的重要組成部分，還需要我們共同加強(qiáng)管理與研究。

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