當前基層醫院檔案管理存在的問題及對策

[摘 要]近年來，隨著我國醫療衛生事業的不斷推進和信息管理技術的知識更新，醫院檔案管理工作的要求也在日益變化和提高。檔案管理是一項關系醫院業務管理、科研發展和群眾疾病預防等多方面的系統工程。本文將基于基層醫院在檔案管理中存在的突出問題，尋求新形勢下實現醫院檔案科學管理的措施：1、加強對檔案管理的重視，不斷完善檔案管理制度建設；2、利用先進的管理辦法，科學梳理檔案管理的工作流程；3、加大投入，加快推進檔案的信息化管理進程；4、加強崗位培訓，提高檔案管理人員的職業素質。總之，需要不斷加大對醫院檔案軟硬件建設投入，加快實施信息化建設，從而最終實現提高醫院檔案管理水平的目標。

[關鍵詞]基層醫院；檔案管理；問題；對策

醫院檔案是其在業務管理和醫療技術發展中形成的具有保存價值的文件、圖標、聲像、盤片等各種形式的資料，這是醫院決策和管理的重要依據。為了促進醫院的可持續發展，需要重視醫院的歷史記錄和積累的數據信息管理。尤其是在管理相對薄弱的基層醫院，更要重視和加強對檔案工作的管理。從當前我國基層醫院檔案管理的現狀來說，還存在諸多的問題，比如醫院的領導層缺乏重視，檔案工作人員素質參差不齊，檔案管理信息化滯后等。因此，本文將結合自身在新疆伊犁州尼勒克縣人民醫院的工作實踐，針對上述管理中存在的問題，提出完善檔案管理的一些思考和建議，希望能對業界同仁有一定的幫助作用。由于個人理論水平有限，文章中還會存在一些問題，懇請大家批評和指正

一、目前基層醫院檔案管理存在的主要問題

作為基層醫院管理的重要組成部分，醫院的檔案管理工作還不能與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，存在的主要問題如下：

（一）缺乏對檔案管理工作的重視，疏于其管理制度建設

由于基層醫院的財力和人力等方面的制約，加之檔案工作無法如醫療科研、教學研究等能夠直接產生社會效益和經濟效益的特點，導致一些醫院對檔案管理的重視不夠，具體表現在：（1）檔案管理并未與醫療業務的發展同步。目前整體來看，我國的醫療事業還處于快速上升的階段，很多先進的、新型的醫療手段和醫療器械都在不斷涌現，這就要求醫院的檔案管理工作也相應地跟上發展的需求。但是很多基層的醫院，僅僅重視醫院的規模的擴大、醫療設備的引進等，對檔案設備的投人等嚴重不足，有的甚至不能納入到醫院的計劃范疇，這直接延緩了檔案管理工作能力的提高。（2）缺乏較為完善的檔案管理制度，導致很多需要歸檔的文件仍然存留在各職能科室或是主管院領導那里，而且檔案的借閱制度也存在管理漏洞，很容易出現借而不還的現象。

（二）對醫院檔案內容界定不清，檔案管理方法落后

目前基層醫院檔案管理存在著一定程度的管理不規范問題，比如管理職能不明確，主要表現在：很多基層醫院在檔案管理的機構設置和管理職能上存在管理漏洞，比如醫院的文書檔案、科技檔案、會計檔案和音像檔案等通常是由綜合檔案室主要負責，醫療病歷資料通常由病案室管理負責，這樣就形成了多個部門來管理的基本格局，缺少一個專門獨立的部門來負責管理，不利于檔案資源的利用和共享。此外，由于檔案的管理不當，導致檔案的利用率偏低。一些基層醫院缺乏有效的信息檢索系統，開放程度較低，存在“管大于用”的現象。

（三）醫院檔案管理未全面納入信息化建設

實現數字化管理已經成為諸多醫院進行現代化管理的目標和重要舉措。當前信息化技術在一些醫院行政管理、醫療管理等方面得到了具體應用，但是檔案管理的信息化建設卻非常滯后，具體表現在：（1）一些基層醫院的檔案管理工作還停留在人工手動的管理階段，比如一些文書檔案、醫療器械登記、人事檔案等，這些都制約了醫院數字化和信息化管理的發展。（2）在大多數的基層醫院，檔案的保存主要依賴紙質和照片這兩種形式，很容易受通風、溫度以及防火等因素的影響，從而給醫院的檔案管理庫房帶來潛在的風險。

二、提高基層醫院檔案管理能力的建議和思考

基于前文的分析，本文將從四個角度提出相應的解決對策，具體如下：

（一）加強對檔案管理的重視，不斷完善檔案管理制度建設

（1）在工作理念上，需要加強對檔案管理工作的重視和檔案法等內容的宣傳，這樣讓醫院的領導和各科室職工都能充分認識到實施檔案管理工作的必要性和重要性。（2）不斷完善檔案的收集、利用和歸檔制度。一方面，需要將檔案管理的相關工作納入醫院的績效考核制度中，另一方面還需要建立檔案管理的責任制，將責任劃分到相關的管理部分、職能科室和個人，大力提高他們的責任意識，從而為檔案管理工作的開展提供一定的保障。（3）強調檔案管理的服務特色。這就要求檔案管理工作不能“閉門造車”，需要逐步改變被動服務的現象，建立檔案機構的聯網系統，從而拓展服務的范圍和層次。

（二）利用先進的管理辦法，科學梳理檔案管理的工作流程

基于基層醫院目前存在的主要問題，本文建議：（1）實現檔案的集中統一管理。具體包括：進行質量控制，即運用科學的管理方法，進行檔案的收集、歸納、編號和登記等，從而從源頭上直接控制檔案的質量；進行全過程控制，即成立檔案形成的過程監控小組（部門），選派專業的檔案管理人員對檔案的形成和整理過程進行指導和必要的監控，從而將檔案涉及的各個業務工作內容進行統一設計，達到醫院資源合理配置的管理目標。（2）將檔案管理方法實現標準化和規范化。比如建議采用數據庫的方式對醫學影像等資料進行歸檔和管理。

三、結束語

綜上所述，檔案管理對于醫院整體管理水平的提高具有至關重要的作用，不容忽視。為此，需要不斷加大對醫院檔案軟硬件建設投入，加快實施信息化建設，從而最終實現提高醫院檔案管理水平的目標。本文僅僅提出了一些提高基層醫院檔案管理能力的建議，還有待于進一步的完善，從而真正實現新形勢下醫院檔案管理工作更好地服務于醫療服務工作。

參考文獻：

[1]張紅文.徐秀玲.淺談如何實現醫院檔案管理現代化[J].醫學信息.2013（20）.

作者簡介：李紅梅（1968年-），女，新疆尼勒克縣人，新疆伊犁州尼勒克縣人民醫院檔案室，館員，大學專科學歷，研究方向：檔案管理