當(dāng)前時(shí)期下事業(yè)單位檔案信息化管理模式的若干思考

丁峰

[摘 要]當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作正逐漸朝著信息化管理方向邁進(jìn)，信息化的檔案管理模式已經(jīng)成為了必然。筆者根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，首先概述了事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性，其次提出了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的策略。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化；策略

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案工作由傳統(tǒng)模式逐漸的向信息化模式方向轉(zhuǎn)變，在國家頒布實(shí)施了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》后，檔案信息化建設(shè)工作正式開展。檔案是對所有真實(shí)事物的詳細(xì)記錄，直接反映了單位的成長與發(fā)展歷程，屬于一項(xiàng)豐富且重要的信息資源。所以事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作，保證單位效益、績效，促進(jìn)單位健康持續(xù)發(fā)展。

1.事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

檔案信息化指的是事業(yè)單位的檔案管理模式由之前的注重檔案實(shí)體發(fā)展成為在數(shù)字化信息基礎(chǔ)上關(guān)注檔案實(shí)體，良好的服務(wù)于社會(huì)。事業(yè)單位要想真正的做到檔案信息化管理目標(biāo)，就必須從以下幾方面著手進(jìn)行：

首先，解放自身思想，轉(zhuǎn)變觀念，摒棄以往使用的較為被動(dòng)的服務(wù)方式，積極樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識。其次，不斷強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案工作人員的技能并投入到現(xiàn)代化的檔案工作中。在科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展下，使得事業(yè)單位檔案管理方式有了一定的變化，這些變化對檔案工作人員的技能有了新的要求。要實(shí)現(xiàn)多樣化的檔案收集渠道，保證檔案收集具有較高的歸檔率與準(zhǔn)確率，完善檔案信息資源。并且將檔案信息資源的使用延伸至單位的信息化過程中，提高檔案利用的有效性，充分體現(xiàn)檔案工作的重要性。適當(dāng)?shù)暮喕爆崗?fù)雜的工作，始終圍繞信息化目標(biāo)把會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等各類檔案全部歸列到管理領(lǐng)域中，加強(qiáng)檔案的質(zhì)量監(jiān)控。此外，構(gòu)建專門的庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)。檔案信息化管理能及時(shí)有效的進(jìn)行信息處理、減少存儲(chǔ)空間的大量使用、調(diào)閱檔案便捷、對檔案原件進(jìn)行了良好的保護(hù)，正是因?yàn)槠溥@些優(yōu)勢之處的存在，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理正致力于全面信息化目標(biāo)，也就是今后中會(huì)朝著自動(dòng)化、管理方式網(wǎng)絡(luò)化、決策智能化以及檔案信息電子化方向邁進(jìn)。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

2.1增強(qiáng)檔案信息化管理意識

要想保證檔案管理意識的真正形成，就必須從領(lǐng)導(dǎo)層抓起，要求單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案信息化管理及時(shí)充分的掌握了解，強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)力度，樹立檔案的信息化管理理念，增強(qiáng)自身的檔案信息化管理意識。光有領(lǐng)導(dǎo)層注重檔案信息化管理工作還是不夠的，單位全員工作中也必須遵循信息化管理理念，不斷推動(dòng)信息化有效建設(shè)，將過去已經(jīng)過時(shí)的檔案管理模式摒棄，將先進(jìn)高效的信息化管理手段落實(shí)到單位檔案管理全程中，保證單位良好效益。

2.2構(gòu)建行之有效的檔案數(shù)字化管理制度

國家檔案局應(yīng)對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行統(tǒng)一安排，制定并落實(shí)由上到下的電子檔案管理辦法及電子檔案管理制度，要求單位檔案管理工作人員作業(yè)過程中必須嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，禁止有違紀(jì)違法的行為。此外，一套信息化從業(yè)資格制度也是必不可少的，應(yīng)加強(qiáng)崗前培訓(xùn)和上崗考試，學(xué)習(xí)掌握檔案信息化方面的知識及相關(guān)技能，從而保證所有檔案工作人員都具備較高的信息化水平。

2.3提高檔案管理人員素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員素質(zhì)的高低將直接反映了其作業(yè)質(zhì)量與作業(yè)效率，所以為了落實(shí)檔案信息化管理，應(yīng)注重提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，要求檔案管理人員充分的認(rèn)識到進(jìn)行信息化的檔案管理具有的重要性與必要性，以調(diào)動(dòng)他們學(xué)習(xí)檔案信息化管理手段的積極主動(dòng)性，真正做到在思想上對該工作的重視，唯有如此，才能促進(jìn)檔案信息化管理的良好運(yùn)行。其次，檔案信息化管理需相應(yīng)的技術(shù)手段作為支撐，需加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；因此單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，以使其具有豐富的檔案管理知識。同時(shí)，做好思想政治教育工作，因?yàn)楹鸵话愕钠髽I(yè)不同，事業(yè)單位不僅要注重業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，還必須不斷增強(qiáng)人員的思想政治水平，培養(yǎng)其良好的道德科學(xué)素質(zhì)。總之，事業(yè)單位中從事檔案管理工作的人員應(yīng)擴(kuò)大自身的知識領(lǐng)域，緊跟信息化時(shí)代步伐，落實(shí)科學(xué)規(guī)范的檔案信息化管理。

2.4加強(qiáng)電子文件管理

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中最注重的一項(xiàng)要素就是保證安全完整的檔案信息，所以單位應(yīng)設(shè)置詳細(xì)完善的電子文件管理規(guī)定，并要求全員嚴(yán)格按該規(guī)定做好自己的工作，提高檔案信息的安全性，對于具有保存價(jià)值的電子文件，還應(yīng)將相應(yīng)的紙質(zhì)文件予以保存以作為備份，歸檔過程中，電子文件及其相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)一并歸檔。

3.結(jié)論

綜上所述可知，要想促進(jìn)檔案信息化管理的有效運(yùn)行，就必須結(jié)合檔案信息化管理特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案收集、檔案管理、檔案保存、檔案利用等各方面的工作任務(wù)。加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)貫穿于檔案工作各環(huán)節(jié)中，這不僅是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的有力支撐，還是保證檔案系統(tǒng)整體功能的核心手段。所以檔案信息化管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代事業(yè)單位檔案工作中不容忽視的重要部分。

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