民生檔案信息資源開發利用的思考

睢強

[摘 要]民生檔案信息資源開發利用工作是一項承擔著服務社會、造福人民重任的檔案基礎性工作，本文就如何開發利用民生檔案信息資源，發揮民生檔案的憑證、依據作用，如何做好民生檔案工作，為社會各界提供服務，以及民生檔案服務方式的創新方面進行了探索。

一、要做好民生檔案信息資源開發利用基礎業務

國家檔案局下發《關于加強民生檔案工作的意見》通知后，是對民生檔案工作做出的指導意見，具有十分重要的現實意義。民生檔案的形成積累及檔案的收集是檔案工作的起點，要圍繞服務民生制定發展目標，積極了解民生工作對檔案信息的需求，高度重視民生檔案資源管理，鞏固三農、重大活動項目、林權改革、計劃生育、婚姻檔案、城鎮建設等領域的檔案工作，積極開展信用建檔、民營企業建檔、家庭建檔等，不斷加強民生檔案制度建設，持續推進民生檔案開發利用。

要管好用好收好民生檔案。管理用好民生檔案有利于維護公民權益；有利于維護社會穩定，在黨委、政府為改善民生出臺的一系列政策措施過程中，收集好民生檔案有利于豐富館藏資源。管好用好收好民生檔案能提供重要信息保障，確保黨和國家的惠民政策得到具體落實，使人民群眾切實感受到黨和政府的關懷與幫助，進一步提高黨和政府在人民群眾中的威信。檔案館應接收具有可被社會利用、科學研究和歷史研究價值的民生檔案進館，如婚姻檔案、低保檔案、土地承包檔案、農業科技檔案、出生證明檔案、學籍檔案、公證檔案、養老保險檔案等，收集的民生檔案要準確、完整，確保進館檔案質量。民生檔案的整理、分類、鑒定和著錄等工作，是檔案業務基礎工作。民生檔案的歸檔立卷是根據系統之間的歷史聯系及自然形成規律和特點進行組卷的，立卷的目的不僅是方便保管，更重要的是便于為利用者提供相關信息。在民生檔案管理過程中，是以歸檔目錄為線索，制作檢索目錄及進行案卷質量檢查的。每個卷內都有相當數量的信息，這些案卷是按系統化，科學化原則進行分類。如果我們對進館的民生檔案不進行科學的分類，保管的檔案便沒有次序，將直接影響檔案的日常管理和利用工作，這樣保存的民生檔案便不能發揮其應有的價值。民生檔案的分類是檔案保管工作的一個重要環節，沒有民生檔案的科學分類作為前提保障，檔案的快捷利用便無從談起。維護檔案的完整與安全，是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，是每一個檔案工作者的職責和愿望，更是檔案保管工作的核心任務。檔案人員要做到對所保管檔案的了解，掌握檔案損壞的原因和規律，采取有效的技術措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞、遺失和泄密的不利因素，把檔案的自然損壞率降到最小范圍之內，延長檔案的壽命，這就要求我們尋求科學的方法保管檔案，保管工作趨于制度化和程序化，確保檔案資料的齊全、完整，為案卷質量提供基礎保障。檔案是國家信息資源的寶庫，檔案歷史資料的價值將會隨著時間的流逝顯現出越來越重要的作用，而變得更加珍貴。這就需要檔案工作者在業務技能上提高鑒別能力、管理上掌握科學的技術和方法，使保存的民生檔案既能反映和維護歷史面貌，又便于保管開發和利用。

二、要創新民生檔案信息資源開發利用服務方式

民生檔案要在不斷創新服務方式上下功夫。加強民生檔案信息資源開發利用，一是要不斷優化融合資源，將關系民生，群眾利用率較高的檔案優先進行整理、編目、數字化，逐步形成婚姻檔案、名人檔案、公證檔案、知青檔案、土地房產檔案等專門數據庫，面向社會提供信息查詢，方便群眾利用；二是不斷創新服務方式，在做好日常服務的基礎上，逐步實行函電代查、網上查詢、QQ熱線服務、遠程查詢出證等人性化的服務方式；三是圍繞關系人民群眾切身利益的重大專題，開展民生檔案信息的深度加工和專題編研工作，開發出一批直接針對公眾服務的重要專題；四是增強現行文件查閱中心的服務功能，將各部門公開信息全部納入民生服務內容。通過這些措施，使民生檔案服務工作更加方便快捷。構建社會主義和諧社會，涉及到社會的方方面面，檔案工作面廣量大、觸角深，要不斷創新，把檔案工作伸向社會熱點、難點問題，妥善協調各方面利益關系，為正確處理各方面社會矛盾服務。做好社會保障方面的檔案開發利用，為構建社會保障體系服務，保護弱勢群體就業再就業、社會保險、社會救助、社會福利，維護弱勢群眾的生存權，保障他們的尊嚴和合法權益，為促進社會和諧服務。

民生檔案是針對性強、利用率高的檔案。民生檔案事關群眾的切身利益，對社會和個人矛盾糾紛的解決，起到非常好的作用，如：婚姻檔案、土地證檔案，房產檔案、山林權證檔案等，這些檔案資源的保管和開發利用既可以維護群眾利益，又可以疏導矛盾，起到順利化解人民內部矛盾，安定社會的作用。各級黨委政府、各有關單位要進一步提高認識，依據各自工作職責，通力合作、齊抓共管，依法加強對民生檔案工作的統籌規劃和有效監管，認真做好民生檔案的收集、建檔、著錄工作。要全面推進館藏民生檔案信息資源建設；健全民生檔案管理體制和規章制度體系，完善檔案管理基礎設施建設，不斷加強對民生檔案的科學化、規范化管理，要在原有現行文件查閱中心的基礎上設立民生檔案公開利用場所，努力加強民生檔案信息化建設，大力開展民生檔案的宣傳工作，打造好民生檔案的社會服務平臺，完成民生檔案的整理、檢索工具編制、檔案開放審查以及公開場所設置等各項準備工作，主動向社會開放民生檔案，民生檔案檢索工具應具備既能對檔案目錄進行查詢又能查詢檔案內容等多種功能，提高檔案的查全率、查準率、方便利用者。

總之，做好民生檔案信息資源開發利用工作是利國利民的一件大好事，只有科學管好用好民生檔案，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系，更好地服務于和諧社會建設，才能得到社會的認同和廣泛的支持、使檔案為民生服務工作發揮其應有的作用。