淺析檔案的寄存服務(wù)

陳濱

[摘 要]為了全面開拓、發(fā)揮檔案館的社會化服務(wù)功能，綜合檔案館開展面向社會各界的檔案寄存服務(wù)，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。應(yīng)成為綜合檔案館拓展社會公共服務(wù)功能的一個重要方面。

[關(guān)鍵詞]檔案；寄存服務(wù)

為了全面開拓、發(fā)揮檔案館的社會化服務(wù)功能，筆者認(rèn)為，綜合檔案館開展面向社會各界的檔案寄存服務(wù)，已是一項(xiàng)擺上日程的緊迫任務(wù)，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。綜合檔案館積極拓展為社會公眾服務(wù)的功能，是綜合檔案館拓展其他服務(wù)功能的基礎(chǔ)，將對社會產(chǎn)生更長遠(yuǎn)的效益。因此，發(fā)揮綜合檔案館自身優(yōu)勢，為社會公眾提供代管寄存檔案資源等服務(wù)，應(yīng)成為綜合檔案館拓展社會公共服務(wù)功能的另一個重要方面。寄存檔案是目前部分綜合檔案館推出的一項(xiàng)新業(yè)務(wù)，是檔案部門貫徹落實(shí)“三個代表”思想，實(shí)行服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的重大舉措。為加強(qiáng)檔案管理，防止檔案的散失和損毀，確保檔案的完整與安全，綜合檔案館應(yīng)依據(jù)國家《檔案法》，積極面向社會開展檔案寄存服務(wù)。

一、寄存檔案的對象

與新經(jīng)濟(jì)組織興起和各類破產(chǎn)情況的出現(xiàn)及個人寄存檔案社會需求日益增長的形勢相適應(yīng)，綜合檔案館可開展面向社會的檔案寄存服務(wù)，使其中對國家和社會有重要價值的檔案得以妥善保管。凡是本地區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、其他社會組織和個人具有保存價值的檔案資料，均可寄存到綜合檔案館。

關(guān)于寄存檔案，在《檔案法》第十六條中規(guī)定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購。前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣。”也就是說，不屬于綜合檔案館接收范圍的單位和公民，其對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，可以以寄存的形式存放在綜合檔案館。現(xiàn)在檔案的概念比傳統(tǒng)意義上的檔案更加寬泛，除了紙質(zhì)文字資料外，包括照片、磁帶、光盤以及書畫作品等。

筆者認(rèn)為，寄存檔案是指具有檔案管理權(quán)的國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人，將其管理的檔案全部或一部分寄存在綜合檔案館，由綜合檔案館代為保管的一種檔案管理方式。企事業(yè)單位、社會組織和個人具有保存價值但又不屬于各級綜合檔案館接收范圍的檔案資料，均可寄存到檔案寄存服務(wù)中心，包括文書、科技、會計(jì)、聲像、電子、實(shí)物等類型的檔案資料。國家鼓勵單位、公民向綜合檔案館寄存其所有的對國家、社會具有保存價值的檔案資料。

檔案寄存服務(wù)中心一般由綜合檔案館負(fù)責(zé)，依托綜合檔案館現(xiàn)有的先進(jìn)檔案管理設(shè)施、設(shè)備、管理手段和高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，對國家規(guī)定移交進(jìn)館的檔案資料以外的各類企業(yè)、事業(yè)單位及屬于公民個人所有的檔案資料，提供科學(xué)規(guī)范的保管、保護(hù)和服務(wù)，確保寄存檔案的安全完整。檔案寄存服務(wù)實(shí)行自愿寄存、無償服務(wù)的原則。

二、寄存檔案的程序

檔案寄存、托管服務(wù)面向本地區(qū)國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位及個人。需寄存、托管檔案的單位、個人，需向綜合檔案館提出寄存、托管申請，與綜合檔案館訂立存管協(xié)議。寄存、托管的檔案材料，包括紙質(zhì)檔案和磁質(zhì)、光盤等新介質(zhì)檔案。磁盤、磁帶、光盤檔案以及珍貴的紙質(zhì)檔案原件只受理寄存，其復(fù)制件可做托管，代為辦理利用服務(wù)。

（一）接受檔案所有人的寄存申請，對其所要寄存檔案的內(nèi)容、數(shù)量和整理、保管狀況進(jìn)行系統(tǒng)檢查。綜合檔案館對有關(guān)寄存檔案的檢查、磋商情況進(jìn)行討論，確定是否接收寄存檔案。

（二）通過協(xié)商，對寄存雙方的權(quán)利、義務(wù)，寄存檔案的整理、管理、保護(hù)、保密、利用，一般情況和特殊情況下，特別是自然災(zāi)害損害、損毀寄存檔案的處理，超過寄存期限檔案的處置，寄存保管的費(fèi)用等事項(xiàng)達(dá)成共識。同時要求寄存檔案所有者對寄存檔案的形式、利用限制等提出明確要求。

（三）簽訂寄存檔案協(xié)議，并對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，辦理寄存手續(xù)，消毒入庫。

（四）按照雙方協(xié)議，對寄存檔案提供保管、保護(hù)和利用等有關(guān)服務(wù)。

三、寄存檔案的利用

取用寄存檔案，由持有效證件的寄存者（單位需介紹信+工作證、個人需身份證）辦理取、歸登記手續(xù)。取用、歸存寄存檔案，由庫房管理人員和寄存者同入庫驗(yàn)封、監(jiān)封。

寄存檔案的所有權(quán)和處置權(quán)屬于寄存檔案的所有者，除寄存檔案所有者有權(quán)無償利用外，其他利用寄存檔案的用戶必須首先得到寄存檔案所有者的授權(quán)。綜合檔案館為利用者提供檢索、閱覽、有償復(fù)印等服務(wù)項(xiàng)目，以滿足利用者的需求。

利用在綜合檔案館托管的檔案，由托管檔案的單位制定具體利用辦法，利用者需持托管協(xié)議規(guī)定之有效證件，在檔案管理處辦理利用手續(xù)。

如果寄存者同意，也可以將所寄存的檔案允許公眾查閱，達(dá)到服務(wù)社會的作用。

四、寄存檔案服務(wù)的保密

寄存檔案中可能記載有黨和國家的秘密事項(xiàng)，也可能記載有企業(yè)商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，甚至包括個人隱私等內(nèi)容。因此，寄存服務(wù)中心把保守秘密貫穿在檔案寄存服務(wù)的全過程，確保寄存者的合法權(quán)益不受損害。

庫房管理人員要定期對托管檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，以保證托管檔案的安全。