淺論當(dāng)前檔案管理工作存在的問題與對策并作出創(chuàng)新的建議

軒擎

[摘 要]做好檔案管理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)工作，而要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展就必須從工作中存在的問題著手，制定對策，不斷創(chuàng)新。本文首先介紹了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，探討了做好檔案管理工作的相關(guān)對策，對檔案管理工作的創(chuàng)新提出相關(guān)建議。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；制度；問題；對策；建議

前言

做好檔案管理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)工作，我國經(jīng)濟(jì)和社會的飛速發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求，雖然我國檔案管理工作在過去的幾年里已經(jīng)取得了長足的發(fā)展，但無論是管理思想意識、管理人員還是管理方式都存在一定的問題，需要采取相應(yīng)措施對其進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)和改進(jìn)，不斷創(chuàng)新，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理思想意識落后

檔案信息資源可為單位開展各項工作提供重要的信息服務(wù)，通過利用檔案資源可間接為單位帶來較大的經(jīng)濟(jì)和社會效益，然而在實(shí)際工作中很多單位對檔案管理工作的定位更多的是一種例行工作，有的單位甚至認(rèn)為檔案管理是一種多余的卻不得不做的工作，因此只將很少的精力放在檔案管理中，對檔案的利用價值了解不多，因此導(dǎo)致檔案資料大多都是館藏狀態(tài)，開發(fā)利用率極為低下。

1.2檔案管理制度不健全

在實(shí)際工作中檔案管理工作主要有以下幾個方面的缺點(diǎn)：第一，檔案分類不規(guī)范，導(dǎo)致檔案編號不科學(xué)，給查找檔案造成了困難；第二，檔案案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三，檔案案卷卷內(nèi)目錄缺少或者編排混亂；第四，組卷混亂。而導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作不規(guī)范、效率不高的主要原因就是檔案管理制度不夠健全，對于檔案的收集、歸檔、保存、借出、歸還等工作開展不順利，使得檔案資源要么利用率較低，要么在利用過程中極易丟失或損壞，使檔案失去應(yīng)有的使用價值，且不利于保持檔案的原真性。

1.3檔案檢索方式落后

檔案的檢索方式主要分為手動檢索和計算機(jī)檢索兩種，由于檔案管理工作的滯后，使得當(dāng)前大多數(shù)的檔案檢索仍然采取人工手動檢索的方式，而由于檔案的數(shù)量較多，就使得人工檢索需要耗費(fèi)大量的時間，工作效率和準(zhǔn)確率都受到極大的影響，隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛使用，檔案檢索也不斷推出各種計算機(jī)檢索工具，工作效率有了一定程度的提升，然而檔案管理部門在編制檢索工具時為拓寬涵蓋范圍，而無法做到檢索深度精細(xì)化，因此對提升檔案服務(wù)質(zhì)量提供的幫助極為有限。

1.4對檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)有限

隨著科技的進(jìn)步，在單位的日常管理中計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)十分普遍，同樣，對于檔案管理而言，管理手段也在不斷進(jìn)步，檔案的收集、檢索、利用等過程正在不斷實(shí)現(xiàn)信息化，然而由于很多單位對檔案管理工作的重視程度不夠高，使得很多單位用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)十分有限，現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)所要用到的硬件設(shè)施不足，導(dǎo)致檔案的收集、檢索等很多還是停留在手工操作階段，用于存放檔案的檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施更新?lián)Q代較少，很多都已陳舊老化，檔案保存的條件較為簡陋，使得檔案在保管過程中容易出現(xiàn)霉變、蟲蛀等，檔案損壞現(xiàn)象較為常見。

1.5檔案管理人員素質(zhì)偏低

當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還處在較低的水平，很多單位為節(jié)省開支而不設(shè)置專門的檔案管理員，而是由其他工作人員兼任，因此無論是理論水平還是實(shí)際經(jīng)驗(yàn)都十分欠缺，與當(dāng)代檔案管理工作的實(shí)際要求不相符合。

2.提高檔案管理工作的相關(guān)對策

2.1提高檔案管理的思想認(rèn)識

單位各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案管理工作對于企業(yè)日常管理和長久發(fā)展的重要作用，形成檔案工作的責(zé)任感，只有這樣才能從源頭上做好檔案管理工作。

2.2建立健全檔案管理制度

應(yīng)按照單位的長遠(yuǎn)發(fā)展以及日常工作的要求建立健全檔案管理制度，使之能夠滿足檔案管理工作不斷變化的要求，使檔案工作責(zé)任明確，用規(guī)章制度約束工作人員的工作行為，提高檔案管理工作效率。

2.3實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

為滿足現(xiàn)代企業(yè)對檔案信息使用的要求，使得檔案管理必須不斷實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，包括檔案文件的數(shù)字化、檔案管理的信息化、檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化等。

2.4提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高崗位入職門坎，避免水平低的人員混入檔案管理隊伍，其次，要提高現(xiàn)有工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對人員的繼續(xù)教育，使之能夠不斷與檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展相適應(yīng)。

3.檔案管理工作創(chuàng)新建議

3.1檔案管理思想觀念的創(chuàng)新

思想觀念的創(chuàng)新是各項工作創(chuàng)新的前提和基礎(chǔ)，可以說，在檔案管理工作的創(chuàng)新所有過程中都貫穿著思想觀念的創(chuàng)新。思想觀念創(chuàng)新就是要改變過去老舊的思想，以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，改變過去“重藏輕用”的檔案管理觀念，使檔案管理工作的核心從檔案保存轉(zhuǎn)移到檔案收集和檔案服務(wù)上來。

3.2管理方式的創(chuàng)新

不同使用者對檔案的使用有不同的方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法做到對所有使用人群的兼顧，因此可能會導(dǎo)致檔案利用率不高，為改變這一局面，可在一方面充實(shí)檔案館藏資源，另一方面促進(jìn)檔案館際合作，創(chuàng)建專業(yè)化程度高的檔案館，為完善檔案資源提供有針對性的參考，有利于優(yōu)化檔案資源和促進(jìn)檔案利用率的最大化。

3.3服務(wù)方式的創(chuàng)新

為提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，需要改變過去被動服務(wù)的方式，變被動為主動，加強(qiáng)市場調(diào)研，了解用戶的需求，以用戶的需求為檔案工作創(chuàng)新的核心，同時主動挖掘潛在的檔案使用者，采取有效措施消除檔案使用者利用檔案資源的障礙。

4.結(jié)束語

綜上所述。當(dāng)前檔案管理工作在管理思想、管理制度、管理方式以及人員素質(zhì)方面均存在一定的問題，為提高檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)從這幾個方面入手制定相應(yīng)的對策，要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，使之不斷向前發(fā)展，與社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展相適應(yīng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]隨曉華.當(dāng)前我國檔案管理工作存在的問題及對策.《中國西部科技》，2009.

[2]楊珍.信息化背景下企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策.《經(jīng)營管理者》，2011.