對(duì)新時(shí)期檔案利用和服務(wù)工作的思考

孫瑞國(guó)

[摘 要]“利用”是檔案工作的核心內(nèi)容。“利用”就是對(duì)檔案的直接使用，怎樣更準(zhǔn)確、更迅速的進(jìn)行查找，同時(shí)及時(shí)的提供檔案資料，為所有利用者提供服務(wù)，正是目前檔案利用工作應(yīng)探索的課題。在當(dāng)今新的歷史時(shí)期，檔案利用與檔案服務(wù)的作用得到了充分的肯定與重視。我們只有不斷的提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，才能使檔案信息資源達(dá)到最大程度的開(kāi)發(fā)與利用。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；信息意識(shí)；服務(wù)

檔案工作的內(nèi)容就是我們通常所說(shuō)的統(tǒng)計(jì)、利用、保管、鑒定、整理與收集工作，其中又以“利用”為檔案工作的核心內(nèi)容。“利用”就是對(duì)檔案的直接使用，怎樣更準(zhǔn)確、更迅速的進(jìn)行查找，同時(shí)及時(shí)的提供檔案資料，為所有利用者提供服務(wù)，正是目前檔案利用工作應(yīng)探索的課題。在當(dāng)今新的歷史時(shí)期，伴隨人們法律意識(shí)的逐漸強(qiáng)化，檔案利用與檔案服務(wù)的作用得到了充分的肯定與重視。人們的檔案工作意識(shí)逐漸增強(qiáng)，檔案資源的社會(huì)價(jià)值也逐漸被公眾認(rèn)可，本文對(duì)新時(shí)期檔案利用工作進(jìn)行一定的探討，期望可以為檔案利用工作提供一定的理論參考。

一、不斷提升自身素質(zhì)，提高服務(wù)意識(shí)

檔案工作是集科學(xué)管理性、服務(wù)性與政治性為統(tǒng)一整體的專業(yè)工作，檔案工作的最終目的是為各項(xiàng)工作服務(wù)，而檔案保存的目的就是利用，為國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

1、檔案管理工作中應(yīng)不斷的學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，逐漸的將微縮技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中。伴隨人工智能、知識(shí)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)等科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，逐步構(gòu)建具有知識(shí)檢索能力的自助式知識(shí)服務(wù)技術(shù)平臺(tái)。檔案資料的利用者可以使用個(gè)人電腦或電話，依據(jù)自身的需求進(jìn)行自助服務(wù)，同時(shí)還可提供檔案知識(shí)服務(wù)。

2、檔案人員除了應(yīng)具有良好的思想素質(zhì)外，還應(yīng)具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)與較為完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案人員應(yīng)不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能，擴(kuò)大知識(shí)面，不斷提高自身的知識(shí)層次。伴隨改革開(kāi)放的不斷深入，涌現(xiàn)出了許多新的檔案門類，檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出全方位性，因此，就要求檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立全新的服務(wù)觀念。無(wú)論檔案利用者的職位高低，都應(yīng)積極對(duì)待，通過(guò)自身的業(yè)績(jī)不斷提高檔案工作的地位。

二、樹(shù)立明確的服務(wù)觀念

正確認(rèn)識(shí)服務(wù)與收集的關(guān)系，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高工作人員素質(zhì)，將檔案工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至提供檔案利用的服務(wù)中來(lái)。檔案管理員應(yīng)任勞任怨，樹(shù)立為民服務(wù)的觀念，自覺(jué)的將服務(wù)社會(huì)的觀念貫穿于單調(diào)的檔案工作之中。在檔案利用與查閱的工作中，應(yīng)自覺(jué)的熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)，掌握檔案資料的位置，爭(zhēng)取做到隨到隨查，滿足利用者的需求。徹底改變檔案服務(wù)的被動(dòng)情況，積極主動(dòng)地提供服務(wù)。

三、有效利用科技檔案資源

伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技檔案資源的有效利用問(wèn)題受到廣泛的關(guān)注，提高經(jīng)濟(jì)效益的前提就是開(kāi)發(fā)利用高質(zhì)量的科技檔案，這就需要我們?cè)鰪?qiáng)檔案管理工作，不斷提高科技檔案的質(zhì)量。科技檔案的利用，可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。

1、科技檔案工作應(yīng)建立和社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體系，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，使檔案管理工作向咨詢服務(wù)型、開(kāi)發(fā)管理型與智能型轉(zhuǎn)變。檔案工作人員應(yīng)將科技檔案利用工作和本單位的經(jīng)營(yíng)管理、科研與生產(chǎn)緊密結(jié)合，提高服務(wù)質(zhì)量，轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，改變服務(wù)思想，及時(shí)了解與利用社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益方面的信息，做好科技檔案利用的反饋工作，改進(jìn)并提升科技檔案管理水平。

2、科技工作的基礎(chǔ)就是做好科技檔案的收集工作。科技檔案工作應(yīng)緊跟時(shí)代改革的步伐，不斷增加和外界科技檔案的交流工作，擴(kuò)大檔案的范圍，增強(qiáng)服務(wù)經(jīng)濟(jì)的能力。科技檔案只有達(dá)到收集系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，才能在利用開(kāi)發(fā)上做到有效及時(shí)。

四、需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平

1、完善的咨詢服務(wù)體系的建立

完善的咨詢服務(wù)體系的建立，主要由檔案專家與查檔接待室服務(wù)人員共同負(fù)責(zé)咨詢工作。查檔接待室服務(wù)人員主要負(fù)責(zé)幫助利用者了解檔案的流傳與保存狀況，提醒其應(yīng)注意的問(wèn)題，了解相關(guān)的歷史背景，解決在查檔過(guò)程中遇到的相關(guān)問(wèn)題。

2、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)提高工作效率

主要通過(guò)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)目錄檢索。將卷內(nèi)文件目錄與案卷目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的自動(dòng)化管理。計(jì)算機(jī)全文檢索系統(tǒng)主要是將利用與檢索兩者相結(jié)合，通過(guò)將檔案信息全部輸入數(shù)據(jù)庫(kù)之中，方便使用者檢索與查閱。

3、建立完備的檔案利用途徑

完善的檔案檢索系統(tǒng)，不僅僅包括書(shū)本式目錄、各種卡片目錄、專題指南、全宗指南、檔案館指南等等，還包括全文檢索系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)目錄的檢索系統(tǒng)與遠(yuǎn)程檢索系統(tǒng)。近幾年，由于信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，使得檔案檢索體系更加完善，基本可以滿足檔案使用者的利用與服務(wù)。

五、增加基礎(chǔ)建設(shè)，不斷提高利用手段

為了更好的做好檔案服務(wù)工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）應(yīng)增加檔案學(xué)術(shù)交流，在保留自身特點(diǎn)的同時(shí)不斷吸取他人的長(zhǎng)處。不斷完善工作方式，增加檔案科研工作的研究，不斷推進(jìn)檔案工作的進(jìn)步，強(qiáng)化與提高全社會(huì)檔案利用的觀念，使檔案發(fā)揮更大的作用。（2）應(yīng)不斷的提高檔案工作者的主動(dòng)性與積極性，增強(qiáng)檔案工作的影響力，做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)掌握檔案信息動(dòng)態(tài)。（3）加快檔案信息化建設(shè)的速度，提高檔案借閱、查閱速度，盡最大努力滿足全社會(huì)對(duì)檔案的需求。

六、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今，我們的國(guó)家已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的歷史發(fā)展時(shí)期，如何利用與開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，是目前檔案工作者急需解決的重要問(wèn)題之一。利用與開(kāi)發(fā)檔案信息資源是檔案工作任務(wù)的重要內(nèi)容，我們只有不斷的提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，才能使檔案信息資源達(dá)到最大程度的開(kāi)發(fā)與利用。

參考文獻(xiàn)：

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