淺議如何有效發揮檔案館的社會功能

張磊

[摘 要]時代的發展要求檔案館的功能實現不僅僅局限于對檔案資料的收集、保存和單位內部使用等，而且要面向全社會，為社會的發展發揮更大的作用，從而為社會的發展提供重要的資源保障，而如何使檔案館能夠有效發揮其社會功能是檔案工作者需要思考的問題。本文正是基于這樣的考量，從優化館藏資源、檔案館信息化建設、加強相關人才培養以及增強社會檔案意識等幾個方面討論發揮檔案館社會功能的途徑。

[關鍵詞]檔案館；社會功能；途徑

前言

檔案館的傳統功能有檔案收集、檔案保存以及檔案內部利用等，而隨著社會和經濟的發展，信息化社會正在逐漸實現，社會各行業各領域對檔案信息的服務功能需求越來越大，因此就要求當下檔案館應當面向全社會，為社會中各個領域提供重要的信息資源，但當前我國大多數的檔案館無論是館藏資源、硬件設施還是檔案管理都還停留在傳統檔案管理的階段，除此之外，社會上對檔案資源的意識也較為淡薄，這些客觀存在的原因嚴重影響了檔案館社會功能的實現，因此必須采取有效措施，尋求多種途徑，使當前檔案館在經濟和社會的發展中發揮其應有的作用。

1.優化館藏資源

當前檔案館的館藏資源雖說已經達到了一定量上的積累，然而由于管理方式較為落后，導致館藏資源的質量不高，很大數量的檔案資源的利用價值并不大，甚至由于可查考性低下而無任何利用價值，使得檔案館在服務社會時功能大打折扣，因此，要有效發揮檔案館的社會功能，就要優化檔案館的館藏資源，一方面給檔案館“瘦身”，將失去查考性以及無保存價值的館藏檔案及時清理，避免其占據館藏空間，并防止這些無用的資源被誤用帶來不良的后果；另一方面不斷收集新的檔案資料，拓寬檔案收集的渠道，提高工作效率，同時做好檔案進館時的質量鑒定和把關，嚴禁質量差的資料混入，優先收集專業性強、有特色的檔案資料，通過不斷的“吐故納新”和科學的編排目錄，使館藏資料更加豐富、更符合當前的發展形勢，同時結構更加合理，館藏資源利用更高效，以為社會各領域提供可持續性的服務。

2.檔案館信息化建設

2.1檔案資料數字化

將原本的紙質檔案資料進行數字化處理，如采用電子掃描技術、微縮技術、多媒體技術等將紙質的檔案轉化為電子資料，并儲存在檔案館的專用光盤等介質中，這樣不僅可節省大量的館藏空間，而且使得檔案資料以圖、文、聲音、影像等多種方式存在，豐富了檔案的使用性能。

2.2檔案資料網絡化

通過對檔案館網站的建設，促進地區檔案館館際間的合作和交流，有利于建成地區化的檔案館集群，檔案使用人無論是登陸哪個檔案館的網站均可使用各個檔案館的資料，在對檔案資料的使用上，使用人員可在任何地理位置登陸網站進行資料的檢索，通過在檔案館申請或購買的權限進行資料的在線使用，并可通過下載到本地電腦進行離線使用，因此極大地提高了檔案資料的使用效率，而且不擔心資料文本原件的損壞和丟失。

3.加強相關人才隊伍建設

要有效發揮檔案館的社會功能，就要提升檔案館的服務質量，而隨著檔案館信息化建設的不斷開展，雖然檔案管理自動化程度越來越高，需要人為手工操作的工作越來越少，然而這非但不會降低人的作用，反而對人才的業務技能有了更高的要求，檔案管理人員不但要熟練掌握傳統檔案管理方面的知識和技能，而且要對信息化檔案管理所必須的計算機技術、網絡技術、數據庫技術、多媒體技術等熟練掌握，以便為社會提供更好的服務。對人才的培養要分兩個方面：

第一，要提高檔案管理人員的社會責任心。要達到這一的目的，首先可通過制定嚴明的工作制度來約束相關人員的行為，同時輔以科學的獎懲機制，最大限度的發揮工作人員的主觀能動性，使其以飽滿的熱情投入到檔案社會服務工作中去；其次要通過持續不斷的思想教育，提高相關人員的思想覺悟，逐漸形成良好的責任心。

第二，要提高檔案管理人員的業務技能，首先，檔案館可通過建立合理的人才引進機制，拓寬渠道吸引更多優秀的人才加入到檔案館社會化工作中來，為檔案館的日常管理輸入新鮮血液，這樣也有利于提高既有工作人員的競爭意識，從而促使其不斷提升自身的業務能力；其次，對現有的檔案管理人員要采取各種形式的繼續教育，使其業務能力始終與檔案館的建設相適應，為發揮檔案館的社會功能提供基礎保障。

4.做好社會宣傳

檔案館社會功能的實現，檔案館自身的建設是一方面，同時社會的認知度也是極為重要的一環，因此，加強檔案宣傳工作，提高社會各行業、各領域的檔案意識是各項工作的重中之重。由于當前社會大眾對檔案的功能和使用方式都知之甚少，加之對檔案館和圖書館功能的區分較模糊，造成很多檔案館的社會服務功能無法發揮。鑒于此，檔案館應當將檔案的社會宣傳作為檔案社會化工作的一部分，通過宣傳使社會大眾了解檔案的功能和如何科學利用檔案資源。實際工作中，可通過舉辦專題講座、展覽會、創辦刊物、報紙等媒體宣傳方式向社會展示檔案館的功能所在，同時對一些社會上利用檔案館資源的成功案例進行宣傳，從而使公眾對檔案資源有一個全新的認識，提高其利用檔案資源的積極性。只有做好社會宣傳，使社會接受檔案館并積極利用檔案館的資源，才能使檔案館的社會服務工作有的放矢。

結束語

綜上所述，檔案作為一種重要的信息資源，在我國的經濟建設、科學研究、教育、宣傳、歷史考證等諸多方面都具有極大的參考價值，而隨著信息社會的到來，檔案館的作用越來越重大，因此檔案館必須要根據當前的現實情況，從優化館藏資源、促進檔案資料數字化建設、培養合格的檔案管理人員以及做好社會宣傳等幾個方面不斷強化自身的社會服務水平，以充分發揮其社會服務功能，為國家的發展發揮應有的作用。

參考文獻：

[1]吳文革.論檔案館社會功能的拓展.《大學圖書情報學刊》，2008.

[2]陳紅.論檔案館社會功能和實際效益的實現.《山西檔案》，2005.