淺議電子文件管理標準體系的架構理論

鄭宇

[摘 要]電子文件的科學管理在很大程度上依賴于標準的作用，電子文件管理標準體系理論的構建，將有利于保證電子文件管理積極而有成效地開展。

[關鍵詞]電子文件；管理；標準體系

電子文件的科學管理在很大程度上依賴于標準的作用，標準是電子文件高效、規范管理的保障，同時也是其他相關活動（電子政務、電子商務等）有效開展的基礎。標準的缺失、滯后、失范，幾乎意味著電子文件管理的失控，也將導致電子文件重要信息資源的浪費。電子文件管理標準體系理論的構建，將有利于保證電子文件管理積極而有成效地開展。

一、文件連續體理論

文件連續體模式是20世紀90年代由澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德構建的，主要是為了應對電子文件管理實踐深入發展所帶來的挑戰。該模式得到了國際檔案界的廣泛認可，被認為可適用于檔案學背景下的一切文件管理，涵蓋從單份文件形成到文件作為檔案保存和利用全過程，包括電子和非電子的文件和檔案管理。與信息生命周期理論相比，文件連續體模式以文件為研究對象，也擁有較為廣闊的視域。該模型構建在四個軸上：文件保管軸、憑證軸、業務活動軸、來源軸。文件保管軸的四個組成部分包括形成中的記錄、文件、檔案、全宗；憑證軸是由行為的過程、文件提供的證據和它們在機構和社會記憶中的角色組成，表明文件憑證作用的擴展方向；業務活動軸代表了文件形成者的行為、活動以及文件體現的功能和目的；來源軸則體現了文件形成者、與形成者相聯系的有關組織以及其與整個社會的聯系。

在軸的基礎上，為了進一步解釋各個組成要素之間的互動，文件連續體理論引入了“維”的概念。第一維是形成；第二維是捕獲；第三維是組織；第四維是聚合。其中，形成維要根據文件管理系統的要求捕獲文件的內容、結構以及形成文件的詳細背景，并儲存文件，從而可在未來保證文件的真實性和完整性。捕獲維主要保障了文件憑證價值，根據文件管理系統的要求捕獲文件的運動的背景信息，保證文件作為社會和業務活動證據的價值。組織維主要針對機構而言，包含了一個組織所有文件的處埋過程，體現了一個組織機構的總體記憶價值，反映了特定組織機構的職能和作用。聚合維則涉及社會和文化的使命，使文件具有社會記憶的功能。

文件連續體模式從“大文件”的觀點出發，尤其強調機構業務中的文件在檔案化過程中，其價值與管理活動的連續性。拒絕武斷劃分文件管理和檔案管理的界限，提倡文件的連續管理。它注重文檔管理功能，強調文件管理是機構業務的一個重要組成部分，將文件管理活動納入業務活動過程和目的當中。此外，還強調文件的憑證價值，重視文件的真實性保障，并注重文件管理元數據的提取與運用。這些都符合在電子環境下對電子文件的管理需求，以文件連續體模式為指導進行電子文件管理標準體系的架構，能夠充分體現電子文件前端控制、真實性保障的管理原則。

二、OAlS模型

OAIS參考模型是一項基于信息長期保存與獲取的國際標準。在國際信息資源領域受到廣泛關注。該參考模型是對于數字信息保存系統相關的環境、功能模塊以及信息對象的概念化，是實際系統建立的起點，任何致力于數字信息長期保存活動的系統和組織都可在其基礎上構建自己的長期保存系統框架。

OAIS信息模型將信息包分為三類：提交信息包（SIP）、存檔信息包（AIP）和發布信息包（DIP）。三類信息包共同描述了信息在收集、保存、管理、利用整個過程中的變化過程。OAIS的功能模型包括收集、檔案存儲、數據管理、系統管理、保存規劃、訪問等功能實體。其中，收集模塊是與信息形成者聯系的接口，負責接收信息，管理接收過程中所有程序，并進行歸檔存儲。檔案存儲模塊負責數字信息的長期存儲與維護，保證歸檔的內容處于適當的存儲狀態，維護數字信息的長期完整性與可讀性。數據管理職能包括維護用以支持查找的描述性元數據數據庫；管理用以支持內部系統操作的管理性數據，如系統執行數據或存取統汁數據等。保存規劃主要功能是制定OAIS的保存策略，并根據外部環境的變化，推薦適當的修訂建議。訪問模塊代表OAIS系統與用戶進行直接交互，為用戶提供信息的定位、查詢請求和接收傳輸等服務。系統管理模塊主要負責OAIS系統的日常運作。作為OAIS內外部交互的中心，它既與其他五個模塊進行合作，又與OAIS外部的信息形成者、用戶和外部管理產生直接的交互。OAIS模型側重于電子文件形成后的長久保管活動，為此，OAIS提供了信息模型、功能模型和長久保存的基本策略，與前述模型相較而言，OAIS的視域相對較小，但具有更強的專指性。它注重對于長久保存信息的管理，更關注文件管理活動的后端。對以檔案館為代表的信息存儲機構而言，以OAIS為指導架構電子文件管理標準體系，充分體現了對具有永久保存價值的電子文件長久保存的思想。

三、信息生命周期管理理論

信息生命周期理論以信息為研究對象，擁有最為廣闊的視域，對信息的管理具有普適性的指導意義。電子文件是信息大家庭中的一員，以信息生命周期理論來指導標準體系的構建，可將電子文件置于更廣闊的環境之中，融入到信息資源管理中。這對于電子文件和其他信息資源（如電子商務信息、電子政務信息、電子圖書、網絡信息等）的集成、交流、共享，對于電子文件管理系統和其他信息資源管理系統的互聯互通是極具價值的。

根據信息生命周期的思想，信息生命周期管理在縱向的應用層級可以分為三個層次，由低到高分別是存儲層、管理層和應用層；結合信息的運動規律，在橫向的管理階段可以分為六個部分，按時間順序分別是創建、采集、組織、存儲、利用、清理。信息生命周期理論是電子信息運動的普適規律，注重信息在不同生命階段的管理特點，以此為框架基礎指導電子文件管理標準體系的構建，有助于從全程管理的角度把握電子文件管理活動，包括電子文件的形成、移交、維護、銷毀、長久保存等主要管理階段。