電子文檔的發展歷程及對傳統檔案工作的影響

叢艷茹

[摘 要]電子文檔由于具有可通過電腦等現代設施快速處理，不受時間地點影響等優點，在近些年得以廣泛使用。本文主要對電子文檔的發展歷程及對傳統檔案工作的影響進行分析。

[關鍵詞]電子文檔；發展歷程；傳統檔案；影響

在幾年前，當有人提到“無紙時代”時，大多數人會持懷疑態度；而在今天，當再有人提到“無紙時代”時，大多數人會深信不疑。這是一種巨大的變化，也是歷史的必然。曾經有國際檔案界著名人士說過：描述當前檔案事業的熱點，關鍵詞的第一個是電子文件。當代社會檔案工作革命性的的變革，就是電子文檔的出現與管理問題，就是“無紙時代”的即將到來。它是擺在我們面前最重要的課題，也是最嚴峻的考驗和挑戰。電子文件的出現是一種記錄方式的變革。歷史上，記錄方式的變革一般要經歷幾百年上千年，但電子文件的出現是加速度的，它將在幾年內完全改變檔案工作的全貌。

一、電子文檔發展歷程

電子文件的出現，最早可追溯到20世紀50年代的美國和日本。當時的社會政治、經濟和文化的發展對辦公信息的加快處理速度、提高工作效率和降低辦公費用的要求，就使得辦公自動化應運而生。辦公自動化以系統論、信息論、控制論和計算機科學為基礎理論和基本工具，運用以計算機為代表的現代科學技術和先進的辦公設備，自動處理、存儲、管理和傳遞辦公信息。這一系列工作都是以電子文檔為主要對象的。因此，電子文檔的產生是與辦公自動化等密切相關的。辦公自動化產生了電子文檔；而電子文檔又是辦公自動化實現的基礎。電子文檔的出現既是社會政治、經濟和文化發展的客觀要求，也是人類文明發展的必然結果。

總之，電子文檔與電子文檔管理工作，正在全世界的范圍內迅速產生和發展起來。

二、電子化對檔案工作的影響

我們的檔案事業長期建立在紙質檔案管理的基礎上。而當我們的事業轉變為以電子文件和電子檔案管理為主要內涵時，檔案事業的許多方面都將發生直接和間接的變化。近期內，檔案業務工作的變化和檔案學理論的變化將會十分明顯。檔案工作在長期實踐基礎上，以紙質文件材料為工作對象，總結出一系列業務工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產生對傳統紙質文件的管理方法產生了革命性的影響，在操作方法上對傳統檔案工作進行了全面的變革，在理論體系上也要發生相應的巨大變化。下面，我們按照傳統業務工作流程來簡述電子文件對檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸檔環節，是傳統文書工作和檔案工作的結合點。文書處理部門立卷，檔案管理部門接收，一年歸檔一次，這已經成為傳統檔案工作的固定程式。電子文件出現后，打破了這個固定的程式。在辦公自動化管理系統中，電子文件一經形成，馬上存儲到辦公信息數據庫中，并由文書處理人員、業務人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不存在明顯的接線，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環境下新的歸檔制度和立卷原則。在機關工作中，電子文件的出現使文檔一體化管理成為順理成章的事情。我們甚至可以說：機關檔案工作將被統一的電子文檔管理部門所取代，文檔一體化在工作程序上、機構設置上同時實現。

（二）分類管理

從檔案工作的分類整理環節看，這一環節一直是我們傳統檔案工作的重點，耗費檔案工作人員大量時間和精力。紙質文件材料只能逐份整理清楚，分類明確，歸入適當的類目，組成合適的案卷，對檔案信息進行有序化的處理，才能為以后的開發利用提供方便。紙質文檔的有序化是單一角度的、有形的，它無法實現多角度的有序化。然而，在辦公自動化系統中的電子文件由于可以得到系統迅速、有效、多角度、無形的整序，不再需要對它進行紙質文件那樣的組卷，實行多角度的隨機分類。可以由辦公自動化系統，根據用戶的不同需要，對電子文件進行自由組合分類。

多角度、智能化分類與檢索，在傳統檔案工作中只是停留在理想中。而在電子文件的分類與檢索中，它成為輕而易舉的事情，把我們過去的幻想變成今天的現實。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環節看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統檔案。電子文件的鑒定過程演變為對某一系統信息數據庫的清理過程，操作簡化為刪除指令的輸入。同時，由于電子文件制作方便，將會產生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作量。歷史上，竹木簡文件比金石文件多，紙張文件比竹木簡文件多。這一方面是隨著社會文明的發展，社會管理所需要的文件數量增加；另一方面，新型載體的出現，文件制作與使用的方便，也對文件的增加起到了一定的作用。因此，電子文檔的鑒定有方便迅速、數量更為巨大的特點。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環節看，電子文件出現后，多媒體技術的開發應用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來了檔案保管方法的變革。現在傳統檔案的保管方式，給我們帶來的是庫房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動化系統，根本無需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統檔案根本無法比擬的。

（五）檔案利用

同樣，對電子文件的利用，也較傳統檔案的利用方式發生了巨大的變化。在利用紙質檔案的過程中，檔案工作人員可以對用戶進行直接、有效的控制，利用的主動權掌握在檔案工作人員手中。在辦公信息管理系統中，存貯的電子文件由機關干部們共享；在網上的數字檔案館中，檔案信息更是實現了全球性的信息共享。檔案工作通過對系統的管理和控制，來執行檔案利用的服務工作。這就使得檔案工作人員不再在檔案利用過程中處于支配地位，而是我們設計的程序系統在人的指令下運行；電子文件也隨時面臨著被修改、盜竊甚至銷毀的危險。

三、結論

電子文件這一新型信息載體的出現，對檔案業務工作具有歷史性的影響，它使檔案工作擺脫了手工勞動的特點，而進入現代化的智能管理階段。

參考文獻：

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