開展檔案數字化建設的實踐與思考

劉麗華

[摘 要]隨著社會信息化的不斷發展，各個領域的工作形式都發生了變化。尤其是對于檔案管理工作來說，提高其數字化的建設進程迫在眉睫。因為在具體的檔案管理工作中，檔案管理的內容和形式都發生了變化，實現檔案的數字化可以有效地提高檔案工作的效率和社會利用率。本文主要通過對檔案數字化建設的實踐等方面進行了深入地闡述，希望給相關的檔案管理工作人員提供一定的借鑒和參考。

[關鍵詞]檔案工作；檔案數字化；檔案數據庫

檔案的數字化進行和計算機技術的普及是分不開的，而且也為檔案工作帶來了很大的方便。可以說，檔案的數字化建設是符合時代發展潮流，促進社會發展的一項重要內容。因此，只有采用先進的技術手段，才能從根本上促進檔案數字化的進程，完善其社會服務功能。而且，我國已經頒布了相關的法律來對檔案建設提出新的要求。所以，要對檔案工作的重要性進行深入地認識，才能開始進行檔案數字化的規劃。

1.充分認識檔案數字化建設的緊迫性

1.1實現檔案的數字化可以促進檔案管理工作的有效進行。傳統的檔案信息還存在著一定的局限性，管理人員的思維和管理模式也相對較為封閉。但是自從實現檔案的數字化，可以最大限度地進行檔案信息的采集，拓寬了范圍，提高了利用率，強化了檔案的管理和服務的基本職能。另一方面也可以對檔案資源進行合理的配置，提高管理的高效性。

1.2增強檔案的數字化是順應社會發展的需要。對檔案進行收集和保管的場所主要是檔案館，檔案館中的檔案信息浩如煙海，而且其價值較高。實現檔案的數字化就可以在一定程度上提高檔案信息的共享率，而且能夠更加方便的為各級領導以及決策者提供相關的信息；檔案的數字化也體現出了檔案管理的進程。在原始的檔案管理工作中，檔案信息的載體主要以紙質為主，對檔案進行管理主要就是對紙質的信息進行保存。而且在保管的過程中還會出現一些物理反應或者是化學反應，對檔案信息造成一定的影響。但是隨著檔案的數字化的發展，信息載體發生了明顯的變化，主要為磁盤、光盤等?，F如今電子檔案也被廣泛應用，所以對檔案信息進行收集和整理的最好方式就是實現檔案的數字化。所以說，實現檔案的數字化是順應社會發展的需要，也是順應檔案管理工作不斷更新發展的需要。

1.3檔案的數字化滿足了社會的需求。在現如今的社會發展中，由于生活節奏的不斷加快，要求人們對檔案信息的利用速度也在不斷提高。尤其是一些經濟條件和交通條件不發達的地區，對于自身檔案的查閱存在著一定的難度。但是如果檔案實現了數字化，可以通過網絡或者是其他較為便捷的傳送方式，獲取相關的檔案信息，不僅節省了時間，更能提高工作效率。除此之外，一些外商或者是投資者，他們對檔案信息的了解程度有限，因此必須要對其進行充分了解之后才可以做出投資決策。但是傳統的檔案管理工作無法滿足這一需求，因此，對于檔案的數字化水平提出了較高的要求。

2.檔案數字化建設的內容

2.1.推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為，對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化建設，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.2數字化建設要著眼于提高系統的整體水平。檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙都可能造成系統的梗阻。

2.3有重點地抓好數據庫建設。目前，檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的是：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

3.檔案數字化建設的步驟

3.1建立檔案數據。第一步，輸入文件級目錄。把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。檔案館內婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案使用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。

3.2建立檔案局（館）網站。檔案局網站應與市政務網、公眾網聯網實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱、政策法規查詢、舉辦網上展覽、展示本地兩個文明建設的成果等；建立網上現行文件查閱中心，提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地經濟建設和社會發展的良好環境。

4.總結

綜上所述，對于我國的檔案管理工作來說，實現檔案的數字化是一項較為長期的工作，而且其復雜程度也很高，因此在進行具體的工作時，不能急于求快，要制定相關的工作規劃，找到工作的重點，而且要突出時效性，實現檔案管理的可持續發展。

參考文獻：

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