李廣凱 封 潔
(1.南方電網科學研究院 廣東廣州 510080)(2.武漢大學信息管理學院 湖北武漢 430072)
自1996年世界經濟合作與發展組織(OECD)首次在報告中提出“以知識為基礎的經濟”這一概念,知識經濟一詞得到人們的廣泛使用。在知識經濟時代,越來越多的人們意識到信息、知識、情報對于一個企業發展的重要性。由于信息、知識、情報三者在企業內的定義存在一定的交叉,本文將其統稱為企業情報,將其界定為對企業用戶行為和管理決策具有一定指導意義的規律、經驗、規范及與企業相關的各類信息。
由于情報在主體(個人、部門、組織等)之間分布不均衡,存在著一定的差距,因而不同主體之間進行情報共享,在企業中可大致分為企業內部的情報共享與企業間的情報共享。本文主要探討企業內部的情報共享。
企業內部的情報共享對于企業高水平的創新與提高組織績效具有至關重要的作用,通過企業內部的情報資源共享,可以在一定程度上減少重復勞動,提高工作效率,有利于企業競爭優勢的培育,因而不少企業會投入大量資金,致力于情報共享。部分企業利用信息技術引入信息系統以促進情報共享,然而效果并不十分理想。研究表明,有相當多的組織在引入信息系統后,其情報共享程度并未得到顯著改善。在2001年英國信息產業內居領先地位的45家大企業中,有80%以上的信息技術項目由于缺乏對員工知識共享行為因素的重視而無法達到預期設計目的。在我國,情報共享現狀也并不理想,很多企業實踐知識管理還處于起步階段,企業內很多與企業相關的知識情報沒有得到有效保存與共享,其價值沒有得到充分發揮,因而研究情報共享的動力因素將有效促進企業內的情報共享,提升情報價值,使其充分發揮作用。
由此可見,探求企業情報共享的動力因素,對于企業內部的情報共享有著重要意義。因此,本文旨在探尋影響企業情報共享的動力因素,以有針對性的促進企業內情報共享行為,從而達到降低企業成本,提高效率,提升企業綜合競爭力的目標。
2.1.1 企業內部情報共享動力因素的理論基礎
我國部分學者將國外已較為成熟的理論作為理論基礎來探討影響情報共享的動力因素。王長河以社會交換理論為基礎,對影響企業員工個體知識分享行為的重要因素作了實證分析研究,發現在知識分享的影響因素中,預期的互惠關系、自我價值感、知識權利損失對企業員工知識共享行為的影響顯著。文庭孝等從知識不對稱理論出發,認為知識在知識主體之間分布是不均衡的,存在知識勢差,是知識共享產生的基礎和動力源泉,同時,又由于知識不對稱給競爭主體帶來競爭優勢,使得知識共享存在一定困難,因而也是阻礙知識共享進行的重要因素。安世虎基于組織行為學理論,認為適應知識共享的企業文化將有力的促進企業內部的知識共享,因而企業的激勵作用是影響員工知識共享的重要因素?;诓┺恼摾碚摰膶W者認為,知識共享問題是相關主體之間的博弈問題,沒有完善的激勵機制與良好的文化氛圍,知識共享行為不會自發發生。張忠良從博弈論出發,對電力企業活動中的知識共享行為的基本博弈模型以及合作性動態重復、不完全信息兩個角度進行了決策過程分析,確認了電力企業活動中知識共享行為實現的可能性。張志遠、譚躍進通過客戶知識共享過程中的完全信息動態博弈分析,獲取促使客戶知識共享的條件,其實質為實現各自利益的最大化。李娜基于社會資本理論的三個維度,將影響知識共享的因素分為三個層面,即知識共享主體、知識共享客體與知識共享環境,認為個體間互動強弱結構維度和人際關系維度影響了知識共享主體,個體間認知維度影響了知識共享環境。
2.1.2 企業內部情報共享的動力因素
關于企業內部情報共享,有學者從多方面分析影響其共享的動力因素,有學者則著重從某一方面分析。文庭孝、陳能華提出知識共享主要是在社會需求、社會利益、政府權力、社會競爭、道德精神這些作用力的共同驅動下進行的。蘇文兵等通過調查發現,影響企業內部信息共享的因素主要來自個人、組織和文化等方面,認為信息共享溝通平臺與信息溝通考核機制對于企業信息共享十分重要。郝文杰、鞠曉峰運用調查問卷與結構方程模型對研發團隊的知識共享影響因素進行了實證研究,得出結果表明,知識提供者、接受者、共享手段、共享雙方關系這四項因素對研發團隊知識共享水平有顯著影響,而知識共享文化對知識共享的作用并不顯著。章垚鵬將知識共享行為的動因分為員工個人層面與組織層面,其中個人層面又包括知識共享的成本與收益。錢春海以我國高新技術企業為例,著重從企業團隊成員角度探討了企業內知識共享的影響因素,研究結果表明,團隊成員間的共享心智模式對知識共享有著正向的效果,團隊成員的敬業性與外向型特征也對知識共享有著正向的調節效果。曹雁、吳英策從成員關系的角度出發,發現團隊成員間有較佳的交換關系時,會大大提升成員的知識共享行為,認為企業應重視營造團隊成員自主創新以及知識共享的氛圍。劉曉英、文庭孝還提出知識資源的公開程度、知識資源共享的技術條件等會影響企業知識的共享水平。而熊鈺君、崔家銘則認為目前傳統的知識共享系統已無法滿足企業需求,Web2.0的出現給企業知識共享帶來了新的契機,也在客觀上強調了技術條件對企業情報共享的影響作用。
國外關于企業情報共享動力因素的研究比較全面,主要分為內部因素與外部因素,其中內部因素又包括情報共享的主體、客體特征,以及情報共享雙方的關系;外部因素包括組織經濟激勵因素、組織文化因素與組織技術條件因素。
在影響企業情報共享動力的內部因素方面,主要包括情報所有者和接受者特征,兩者關系,以及所共享情報的特征等因素。Szulanski G從粘滯知識成因出發,提出接受者的知識吸收能力,知識所有者與接受者的關系是影響企業內部知識共享的重要因素。Jeffrey L Cummings和Bing-Sheng Teng提出知識共享主要影響因素為合作者雙方的理解能力,所共享知識的相似程度等。Gee Woo Bock和 Young-Gul Kim采用社會交換理論、自我效能理論和理性行為理論對四家大型組織的467名員工的調查結果進行研究表明:預期的合作和貢獻觀點是個體形成知識共享觀點的主要決定因素。Sheng Wang和Raymond A.Noe綜合了眾多學者觀點,將影響知識共享的動力因素歸為知識主體的信念、個體態度以及雙方間的信任程度等。
在影響企業情報共享動力的外部因素方面,Kathryn M.Bartol認為經濟激勵是影響知識共享動機的重要因素,并且提出經濟激勵通過四個知識共享機制(知識庫、正式交流、非正式交流、實踐協會)起到直接或間接的影響作用。Davenport和Prusak將知識共享過程看作是企業內部的知識參與市場的過程,認為企業中存在一種內部的知識市場,互惠、聲譽、利他在這一市場中起著支付機制的作用,影響著企業的知識共享行為。David Constant,SaraKiesler 和 Lee Sproull在對信息共享態度的研究中發現,人們共享知識是因為他們能夠得到某些個人利益。以上學者均從經濟及利益因素角度探討影響企業情報共享的動力,還有不少學者從企業組織文化以及企業制度角度對企業情報共享動力進行了研究。Wen-Bao Lin提出較為松散簡潔的組織形式以及創造性支持性的組織文化將有效促進企業內的知識共享。Sandra Jones研究了改善員工工作條件、員工參與決策和員工分享知識意愿之間的關系。指出只有改善員工的工作條件,給予員工參與決策的機會,員工才會有分享知識的動機。同時,組織制度也會影響企業內員工的情報共享行為,Bartol和 Srivasta-va指出,以團隊為基礎的考核制度更能激發員工共享信息的積極性。此外,還有學者從企業信息技術及其運用的角度探討企業內部知識共享的影響因素,認為知識共享是一種學習行為,其重要影響因素為企業內部知識管理系統的構建與企業內部信息技術的完善,可見外部技術條件對企業內員工的知識共享有著重要作用。
綜上所述,可以看出,目前國內外關于情報共享動力因素的研究觀點眾多,但角度各不相同,沒有形成統一的結論,同時,不同類型的企業內情報共享的動力因素也有所差異。本文以南方電網這一大型公共企業作為研究對象,立足于公共企業,詳細探究公共企業的情報共享動力因素,并針對用戶的不同特征分析其對于情報共享動力因素的認識。
南方電網公司是國有重要骨干企業,處在國民經濟的基礎行業和能源供應的關鍵領域,是我國重要的公共企業,選取南方電網公司作為樣本可間接了解我國公共企業的情報共享動力因素。與此同時,南方電網依據其公司“集團化管理模式、一體化管理制度”建設的總體要求,致力于搭建服務于全公司的情報共享平臺,以提供更優質的情報服務。選取南方電網公司進行情報共享動力影響因素的研究將推動全公司情報共享平臺的構建,有效促進公司內部情報共享。
本文通過問卷調查的方式對南方電網公司情報共享動力因素進行調查,參考國內外研究成果以及南方電網公司的實際情況設計了如下問題與選項。
您認為哪些因素會促使您進行情報共享(可多選):
●完成共同的工作任務,提高工作效率
●交流問題,尋求解決方案
●通過他人獲得有益知識,拓寬思路
●分享工作、研究經驗
●交流新動態
●增加個人聲譽
●增加企業經濟效益
●擴大企業社會效益
●健全的信息安全與隱私保護機制
●完善的版權保護機制
●其它(請自填)
本文于2012年6月設計完成了問卷,并在南方電網科研院選定用戶進行了預調研。通過對回收結果的分析,結合調查對象反饋的問題,我們對調查問卷做了進一步的修正,形成問卷定稿。2012年7~8月,我們通過網絡問卷平臺開展了此次問卷調查工作,借助于專業的網絡調研平臺“問道網”發放問卷為調查對象的作答提供了便利。經過20天的問卷調查期,共回收了349份有效調查問卷。
本文利用Excel對349份有效樣本進行了統計分析,并結合任務性質、職業資歷、職業資質、情報依賴程度這四項背景信息進行交叉分析,以期針對不同用戶的特征調查其情報共享動力因素。
4.1.1 工作任務
共有349人回答了自己所從事的工作任務信息,其中決策與領導類10人(占2.87%),行政與管理類52人(占14.90%),運營與工程類108人(占30.95%),市場與客戶類17人(占4.87%),服務與保障類86人(占24.64%),研究與情報類34人(占9.74%),其它類42人(占12.03%),包括技術、會計、檢修、生產工作等。
可以看到調查對象工作任務的分布比較廣泛,覆蓋了南方電網公司各種工作類型。為方便進行數據分析,并根據南方電網公司具體情況,本文按任務性質將所調查用戶分為兩類,研究型任務用戶與非研究型任務用戶,其中研究型任務用戶包括任務為決策與領導、研究與情報、運營與工程的用戶,共有152人(占43.55%),非研究型任務用戶包括任務為行政與管理、市場與客戶、服務與保障的用戶,共有155人(占44.41%)。
4.1.2 職業資歷
共有349人回答了工作年限信息,其中選擇“2年以下”的有 131人(占 37.54%),選擇“2~5年”的有 137人(占39.26%),選擇“6~10年”的有67人(占19.20%),選擇“11~15年”的有10人(占 2.87%),選擇“16~20年”的有 2人(占0.57%),選擇“20年以上”的有2人(占0.57%)。
4.1.3 職業資質
本文將用戶的學歷與職稱信息歸為職業資質。共有349人回答了學歷信息,選擇“大專及以下”的有49人(占14.04%),選擇“本科”的有 185人(占 53.01%),選擇“碩士研究生”的有98人(占28.08%),選擇“博士或博士后”的有17人(占4.87%)。學歷分布比較廣泛,也反映了南方電網公司現階段的人力資源狀況。
共有349人回答了職稱信息,選擇“正高級”的有14人(占 4.01%),選擇“副高級”的有 28人(占8.02%),選擇“中級”的有83人(占23.78%),選擇“助理級”的有132人(占37.82%),選擇“技術員”的有70人(占20.06%),選擇“其它”的有22人(占6.30%),包括初級工、實習生等。這種職稱分布也是與南方電網員工的實際情況相吻合的。
4.1.4 情報依賴程度
不同情報用戶的情報獲取頻率也有所不同,本文通過用戶獲取情報頻率來反應用戶的情報依賴程度。共有349人回答了本問題,選擇“每日”的有139人(占39.83%),選擇“每周”的有82人(占23.50%),選擇“每月”的有29人(占8.31%),選擇“根據工作任務的需要”的有84人(占24.07%),選擇“很少”的有13人(占3.72%),選擇“從不”的有2人(占0.57%)。
從統計的總體認知情況(見表1)可以看出,不同動力因素對于用戶發生情報共享行為的促進效果不盡相同,從用戶的選擇頻次可以將結果大致分為三組。
“交流問題,尋求解決方案”、“完成共同的工作任務,提高工作效率”、“通過他人獲得有益知識,拓寬思路”、“分享工作、研究經驗”四項因素被選擇的頻次最高。這四項因素均與用戶工作任務的完成密切相關,由此可見,在涉及員工自身的工作任務時,員工更傾向于進行彼此之間的情報共享與交流。因而,從這一結果可以看出,用戶進行情報共享的重要動力是為獲取有利于工作任務完成的情報信息,促進工作任務的順利完成。這也在客觀上反映出,用戶已在一定程度上認識到情報共享對于自身工作任務的完成具有促進作用,這一意識促使著員工積極進行情報共享行為。

表1 南方電網用戶對促進情報共享行為的因素的總體認知
“交流新動態”、“增加企業經濟效益”、“擴大企業社會效益”三項因素的選擇頻次居中,在100~200之間,這三項因素的共同點是為促進企業的發展,提升企業效益。從選擇頻次可以看出,與企業發展相關的因素現階段并不是促使用戶進行企業情報共享的主要因素,究其原因,可能是由于用戶還沒有充分認識到自身的情報共享行為與企業效益提升之間的關系,或者是用戶更為關注與自身工作更為密切相關的情報信息,而忽略了有關企業長遠發展的情報信息。這啟示企業應提升員工對于相關問題的認知程度。
“增加個人聲譽”、“健全的信息安全與隱私保護機制”、“完善的版權保護機制”三項因素被選擇的頻次相對較少,均未超過100。這一結果反映出,企業中的用戶總體上更注重情報共享的有形價值,更傾向于獲取具體的有利于工作任務或者企業發展的信息,而不是期望通過情報共享獲取無形資產,如個人聲譽。同時,排在最后兩項的因素均與信息政策法規相關,可見用戶還沒有意識到健全的信息政策法規對于情報的獲取與利用的重要作用,用戶在實施情報共享行為的過程中,更加看重的是情報資源獲取與利用目標的實現,而對情報共享過程中信息安全與版權保護等問題有所忽視。
從不同工作任務用戶對促進情報共享行為因素的認知情況(見表2)可以看出,研究型與非研究型用戶對于促進情報共享行為因素的認知有所差異,可見不同的工作任務對于情報共享的影響因素認知有所不同。從數據可以看出,在“完成共同的工作任務,提高工作效率”、“交流問題,尋求解決方案”、“通過他人獲得有益知識,拓寬思路”以及“分享工作、研究經驗”這四項因素的選擇上,研究型用戶的選擇比例高于非研究型用戶,由此看出,研究性用戶進行情報共享的目標多為解決工作方面的問題,也反映出研究性用戶的工作任務中,面臨著更多的問題需要借助于情報共享活動來解決,因此他們相對更善于利用情報共享來解決問題,提高工作效率。

表2 不同工作任務用戶對促進情報共享行為因素的認知
而在“交流新動態”、“增加個人聲譽”、“增加企業經濟效益”、“擴大企業社會效益”、“完善的版權保護機制”、“健全的信息安全與隱私保護機制”這六項因素的選擇中,非研究型用戶的選擇比例較高,這反映了由于工作任務為行政管理、市場客戶、服務保障,涉及研究性問題解決較少,非研究性用戶更注重情報共享對于工作任務之外的影響作用,例如個人無形資產的增加,企業效益的提高等等。同時,研究型用戶選擇“完善的版權保護機制”、“健全的信息安全與隱私保護機制”的比例只有19.21%與21.19%,大大低于其他因素的選擇比例,這說明從事研究型任務的用戶,更加看重與情報資源的獲取與滿足,目前對于其中涉及的版權問題與信息保護機制缺乏足夠的重視。
從不同工作年限用戶對促進情報共享行為因素的認知情況(見表3)可以看出,不同職業資歷用戶對情報共享動力因素的認知有所差異。工作年限在2年以下的用戶,選擇“完成共同的工作任務,提高工作效率”、“分享工作、研究經驗”的比例要高于其他組別,這反映了該類型用戶由于參與工作時間不長,更希望有機會分享相互的工作研究經驗,提升自身能力。工作年限在11~15年的用戶,選擇“交流問題、尋求解決方案”、“增加個人聲譽”、“增加企業經濟效益”、“完善的版權保護機制”的比例要高于其他組別,可以看出,職業資歷較老的用戶更善于利用情報共享來交流問題,尋求解決方案,同時,對于情報共享與企業經濟效益增加之間的關系有更為強烈的意識,對版權保護機制的作用更為看重。

表3 不同工作年限用戶對促進情報共享行為因素的認知
除此之外,工作年限較長的用戶(“5~10 年”、“11~15年”)選擇“增加個人聲譽”的比例明顯高于其他兩個組別,可見職業資歷越高的用戶更傾向于通過情報共享來提升個人聲譽。
企業用戶的學歷與職稱可以綜合反映用戶的職業資質,本文通過分析不同學歷與不同資質用戶對于促進情報共享行為因素的認知來綜合反映職業資質對于情報共享動力因素的影響。
從不同學歷用戶對促進情報共享行為因素的認知情況(見表4)可以看出,對于“完成共同的工作任務,提高工作效率”、“交流問題,尋求解決方案”、“通過他人獲得有益知識,拓寬思路”、“分享工作、研究經驗”等四項因素,學歷較高的用戶(“碩士研究生”和“博士或博士后”)選擇的比例要高于學歷為“大專及以下”和“本科”的用戶,這反映了學歷較高的用戶在從事工作的過程中,更善于利用情報共享的方式來解決工作中的問題,促進工作任務的完成,也反映了學歷較高的用戶更傾向于分享與工作相關的情報。而對于“完善的版權保護機制”、“健全的信息安全與隱私保護機制”這兩項選項,學歷較高的用戶(“碩士研究生”和“博士或博士后”)的選擇比例明顯低于學歷為“大專及以下”的用戶,特別是沒有一名學歷為“博士或博士后”的用戶選擇“完善的版權保護機制”。由此可見,較高學歷的用戶更加看重情報共享對于相關工作問題的解決,而忽視了情報獲取過程中的信息保護機制,這可能會在一定程度上影響其情報共享行為。除此之外,觀察數據可以看出,對于增加企業效益方面的影響因素,不同學歷的用戶選擇比例較為接近,差異不大,可見用戶的學歷對該因素的影響較小。

表4 不同學歷用戶對促進情報共享行為因素的認知
由不同職稱用戶對促進情報共享行為因素的認知情況(見表5)可以看出,不同職稱的用戶對促進情報共享行為因素的認知有所差異。對于“完成共同的工作任務,提高工作效率”、“交流問題,尋求解決方案”因素的選擇,隨著職稱的升高,用戶選擇的比例也呈逐步增加的趨勢,職稱級別高的用戶選擇比例也較高,由此可見,職稱較高的用戶更善于利用情報共享來尋求解決問題的方案,提高工作效率。在“增加企業經濟效益”、“擴大企業社會效益”因素的選擇上,正高級職稱的用戶的選擇比例明顯高于其他職稱用戶,這在一定程度上反映了高職稱用戶更加關注企業的效益和發展,并且對于情報共享與企業發展之間關系的認知程度更高。其他影響因素在不同職稱用戶之間的選擇差異不大,沒有顯著影響。

表5 不同職稱用戶對促進情報共享行為因素的認知
從不同情報獲取頻率用戶對促進情報共享行為因素的認知情況(見表6)可以看出,情報獲取頻率為“很少”的用戶,對“完成共同的工作任務,提高工作效率”“交流問題,尋求解決方案”、“通過他人獲得有益知識,拓寬思路”、“分享工作、研究經驗”四種因素的選擇比例較高,而對于企業信息保護機制相關的因素選擇比例較低,這反映了獲取情報頻率較低的用戶只關注與自己工作任務相關的情報信息,而對于企業及外部機制的關注較低,主要是被動接受一些情報信息,主動進行情報共享的意愿較低。
若單獨對有固定情報獲取頻率的用戶(“每日”、“每周”、“每月”)進行分析,可以明顯看出,在各個因素的選擇上,其比例均隨獲取情報頻率的增加而提升,并且較為顯著,由此可見,情報獲取頻率對于情報共享有著顯著影響,情報獲取頻率越高的用戶越積極進行情報共享活動,這反映了用戶在開展情報共享活動取得良好效果后,會繼續推動相關情報共享行為的開展,并且關注影響情報共享的相關信息保護機制。
總體上看,影響南方電網用戶進行情報共享的動力因素主要為促進其工作任務的完成,提升工作效率,而對促使企業效益提升這一因素的認識相對較弱,對于信息保護相關法規政策的關注最弱。同時,不同背景特征的用戶對于情報共享動力因素的認識有所差異,但不同的背景信息對其的影響程度不同。工作任務不同的用戶對于情報共享動力因素的認識差異主要體現在:研究型用戶更傾向于促進工作任務完成與問題解決的情報共享與獲?。欢ぷ髻Y歷對于情報共享動力因素的認識主要表現為,工作資歷較老的用戶更善于利于情報共享來解決工作上的問題,提高工作效率;工作資質的影響主要為高學歷高職稱的用戶更多的利用情報共享來解決與工作任務相關的問題,而高職稱的用戶同時對于情報共享與企業發展之間的關系的認知程度更高,更關注企業的效益提升;情報依賴程度的影響主要體現在,有著固定情報獲取頻率的用戶,其獲取情報的頻率越高,對于各個因素的關注與認知程度也越高,說明該類用戶更傾向于進行情報共享。

表6 不同情報獲取頻率用戶對促進情報共享行為因素的認知
這啟示情報工作者在開展情報服務工作,進行情報推送時,應圍繞用戶的工作特點及任務開展,重點推送與用戶工作任務相關的情報信息,并針對不同背景特征的用戶設置不同類型的情報服務進行推送,從而滿足用戶的情報需求,有效促進員工的工作任務的完成,提高企業的整體效率,使情報發揮其最大價值。
同時,不可忽視的是,雖然企業內用戶認為相關信息保護法規對于促進其情報共享行為的作用并不顯著,但是“完善的版權保護機制”與“健全的信息安全保護機制”對于情報共享的順利開展十分重要,需要引起情報工作者與企業內用戶的關注,相關情報工作者應重視信息保護法規則的作用,從而保證情報共享的健康有序進行。
由于調查方式與調查時間所限,本文在樣本選擇與問題選項設置上存在一定局限性,具體表現在以下兩點:
(1)在樣本選擇方面,本文選取了南方電網這一家公共企業,由于樣本量與其行業特征所限,該樣本的調查結果不能代表所有公共企業的情況,更難以囊括所有企業的情報共享動力因素情況,因而具有一定局限性。如在關于提高企業效益這一因素的調查上,結果顯示,用戶并不十分關注這一因素,可能是由于南方電網為我國電力行業的佼佼者,其競爭對手非常有限,因而其員工對企業的發展前景并不擔憂,以致于較為缺乏旨在促進企業效益提升的情報共享。
(2)在問題選項的設置上,本文也存在一定局限性。綜合國內外關于情報共享的研究成果可以看出,情報共享的影響因素主要可以分為內部因素與外部因素,其中內部因素又包括情報共享的主體、客體特征,以及情報共享雙方的關系;外部因素包括組織經濟激勵因素、組織文化因素與組織技術條件因素。而由于考慮到所調查樣本的特征,本文的問題選項只涉及了情報共享的主體因素以及相關利益驅動因素與制度促進因素,因而其問題選項設置并不全面,因而無法全面反映各個潛在因素對企業情報共享的影響,存在一定局限性,有待進一步研究。
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