水利事業單位檔案管理探析

摘要：為了保證水利事業單位檔案管理能夠順利進行，使單位檔案資料內容能夠完整、準確，提高檔案管理的整體水平，本文著眼于水利事業單位檔案管理工作中存在的主要問題，提出有針對性的改進措施，希望能夠為檔案管理者提供一些有價值的參考意見。

關鍵詞：水利事業單位；檔案管理；問題；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2014.20.0041

隨著我國經濟水平的快速提升和現代化建設進程的持續加快，水利部門的管理模式也得到了進一步的發展和優化。在水利事業單位的管理體系中，檔案管理是其重要的組成部分之一，盡管水利事業單位的檔案管理對水利工程建設并不產生直接的影響和作用，但是其在確保水資源合理規劃和水利建設科學性方面都發揮著不可替代的作用。建立結構完整、科學而又合理的水利事業單位檔案管理體系對提高我國水利建設的整體水平、加強水利事業單位經濟效益有著極為深遠的意義。

1 當前水利事業單位在檔案管理方面存在的不足

1.1 水利檔案管理機制體系亟待健全

目前，我國水利事業單位的檔案管理機制的制度性、規范性和嚴謹性都比較不足，負責檔案管理工作的人員對檔案管理知識的掌握程度比較弱，業務水平比較低，且很少有人接受過專業的檔案管理培訓，因此，大多數管理人員都不具備較強的檔案管理能力、缺乏對檔案管理重要性的認識，責任意識也不夠強，最后導致的結果就是檔案管理工作的不到位，經常出現這樣或那樣的問題。檔案管理人員在對檔案進行整理和歸檔時，經常是隨意將檔案裝入檔案盒、放入檔案柜，并不對檔案進行分類處理或做一些特殊的標記，甚至是在面對某些特別重要的檔案資料也并不及時歸檔保存，經常會出現檔案丟失或無從著手查詢的現象，所以，對水利事業單位檔案管理機制的進一步完善是十分又必要的，必須保證檔案管理工作的嚴謹性、科學性和規范性。

1.2 檔案業務的建設缺乏規范性

水利事業單位是水利建設和水利管理的重要部門，檔案資料通常來講比一般單位多一些，因此怎樣將檔案按照一定規則進行科學、系統、規范的分類和保存就成為了檔案管理人員首待解決的問題之一。

1.3 水利檔案信息化建設力度不足

水利事業單位的檔案管理的先進性嚴重不足，不能很好地適應時代發展，沒有進行現代化的信息化建設。在水利事業單位負責檔案管理的人員專業素養不夠，管理技能也達不到相關標準，很多水利事業單位檔案管理人員都是由負責內勤的工作人員兼任，有些人甚至身兼數職，還有些單位根本就沒有建立專門的檔案管理部門，更沒有設置專門的檔案管理人員，進而使得檔案管理跟不上時代進步的速度，無法實現現代化的網絡信息化建設，造成檔案管理工作的缺失，甚至經常會出現重要檔案資料丟失等現象。

2 水利事業單位檔案管理的改進和發展

2.1 加大資金投入，完善管理設施

水利事業單位在管理檔案的過程中，要不斷加大對檔案管理部門的投資力度，完善檔案管理的基礎設施，實現檔案管理的現代化建設。當信息化檔案室建設完成之后，有關領導要在后備資金和運行資金保障方面都給予較大的支持，滿足檔案部門在財務和人力方面的需求，并且定期到檔案室進行監督指導，聘請專業的檔案管理從業人員進行技術指導，解決檔案管理過程中遇到的各類“疑難雜癥”。除此之外，水利事業單位還要經常為檔案室添加電腦、打印機、掃描儀等信息化設備，保證檔案管理工作的順利完成。

2.2 實現檔案管理工作信息化、服務化

使用計算機等各種通信設備使檔案管理工作更加富有時代性，使檔案管理能夠為水利事業單位提供更加人性化和速度化的服務，這不但是提高單位整體檔案管理水平的有效途徑，也是今后我國水利事業單位檔案管理的發展趨勢。為了保證檔案管理工作的時代性以及其與水利工程建設之間的協調性，水利事業單位必須將檔案管理目標整合到整個水利工程建設中去，使管理目標和建設目標能夠保持同一高度。

2.3 編制檔案資料的目錄

因為水利事業單位的檔案資料種類繁多，復雜性較強、管理難度較大，通常不利于檔案使用人員的查找和使用，所以檔案管理人員在管理過程中應當根據檔案的類別設置專題目錄、類別目錄和總目錄，這樣不但方便查找和使用，還有助于提高檔案的實際應用價值。

2.4 對工作人員進行專業培訓

為了能進一步提高檔案資料的使用效率，水利事業單位需要組織檔案管理人員進行專業的業務培訓，并加強管理人員的責任意識和道德意識，以便管理人員能夠提供更加專業化、準確化和速度化的服務，提高業務水平，進而使單位的管理工作能夠更加完善。

2.5 對使用者進行及時、準確的登記

對于檔案的使用者而言，為了確保檔案機密不被泄露，提高檔案資料的安全性，在查閱檔案時，一定要及時做好登記，填寫好個人信息，信息內容包括使用者的真實姓名、使用時間等等，并確保填寫信息真實可靠。

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作者簡介：孫玉梅，中專學歷，四平市梨樹灌區管理局，檔案管理員，研究方向：檔案管理。