Word中利用樣式提高文檔的寫作效率

史小飛 張珊云

（1.湖南科技學院 圖書館，湖南 永州 425199; 2.衡陽縣第五中學，湖南 衡陽 421236）

引 言

對于學生、文秘工作人員，在寫作中的格式要求很嚴格，涉及到自動編號的問題，在寫作中涉及到添加內容或者刪除內容，如果手工修改自動編號，那會帶來很大的不變。參考文獻也是的，尤其是碩士或者博士論文，參考文獻都很多，如果是手工錄入參考文獻會很麻煩。有研究者提出利用word提供的模板功能可以設置符合規范要求的地質資料電子文檔[1]。巧妙地利用Office模板可以大大方便我們的操作[2]。劉昌華等提出了基于WORD 模板的科技成果申報系統的解決方案[3]。巧用Word 模板提高工作效率的研究[4]。有研究者利用word模板制作電子教案，提高工作效率[5]。有研究者把 word模板用于大學英語寫作教學中[6]。期刊采用word模板有利于保證稿件內容的完整性、作者的滿意度和版面美觀: 既可以減少作者的工作量, 也可以減少編輯的工作量[7]。可以用Word 的模板功能，制作一套標準格式的試卷模板[8]。實現自動編號關鍵設置樣式。借用樣式實現word多級編號[9]。在word 中快速設置文字或段落的格式有兩種方法,：一種是用格式刷，另一種是套用樣式，采用樣式的方法效率更高，修改更方便[10]。Word樣式就是應用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改變文檔的外觀[11]。

1 建立樣式和設置樣式格式

首先建立一個空白文檔，我們以湖南科技學院畢業論文的格式要求為例，文件->新建->空白文檔，文檔的名字為“湖南科技學院理工科畢業論文樣式.doc”。本文用的是office2003，打開這個文檔。格式->樣式和格式，在文檔的左邊出現樣式和格式的工具欄，如圖1（a）所示。點擊圖1（a）中的“新樣式”彈出圖 1(b)所示的對話框。把圖 1(b)中的名稱:“樣式1”修改為“01_一級標題”，其具體的格式：四號黑體、固定行距20磅、段前后均為0.5行距。

按照上面具體格式把“01_一級標題”字體設置為四號黑體，見圖2(a)所示。點擊圖2(a)“格式”選擇段落，設置固定行距25磅、段前后均為0.5行距。

圖1 樣式和格式

圖2 設置01_一級標題的樣式

按照圖1和圖2所示的方法建立：02_二級標題和03_三級標題(小四號黑體、固定行距20磅、段前后均為0.5行距)。04_圖題(5號黑體、單倍行距，段落居中), 05_圖題(5號黑體、單倍行距，段落居中),06_論文正文(小四號宋體、固定行距20磅，首行空2個字符)。合計建立6個樣式，見圖 3(a)所示，所有的西文，即字母和數字都是 Times New Roman體。以“01_一級標題”樣式的設置為例，用鼠標指向圖 3(a)所示的“01_一級標題”，點擊左邊向下三角進行篩選，如圖3(b)所示，點擊“修改”，出現圖4(a)所示對話框。點擊圖4(a)“中文”左邊的向下三角進行篩選，出現圖4(a)中所示的所有腳本、西文和中文，選擇“西文”，出現圖4(b)所示的對話框。把格式下面選擇為Times New Roman體，這樣“01_一級標題”樣式的字母和數字都是 Times New Roman體。如法炮制把其他的樣式的西文都設置為Times New Roman體。

圖3 建立的樣式

圖4 樣式的西文設置為Times New Roman體

2 設置多級編號

用鼠標點擊圖4(a)中格式左邊的向下三角篩選鈕，出現圖5(a)所示的對話框，點擊圖5(a)所示的編號出現圖5(b)所示的對話框，點擊多級編號。選擇第 1排的第 3個，見圖5(b)所示。點擊圖5(b)所示的自定義。出現圖6所示的對話框。

圖5 多級編號

圖6 自定義多級編號

點擊圖6所示的“高級”進入圖7所示的界面。編號位置設置為左對齊(根據畢業論文要求進行設置)，編號格式數字1左邊的多余的點去掉，只留數字1。編號樣式選1,2,3，…。對其位置設為 0厘米，編號之后選擇空格。“將更改應用于”設置為整個列表。

圖7 編號的1級與“01_一級標題”進行鏈接

點擊圖7編號格式級別2，與“02_二級標題”進行鏈接，出現圖8所示的界面，刪掉編號格式的數字，重新選擇編號樣式。選擇圖9中的“無”下面的第1個，見圖10所示。

圖8 將編號的1級與“02_二級標題”進行鏈接

圖9 選擇二級標題的編號格式

圖10 設置二級標題的編號格式完成

把光標放在圖10中所示編號格式中數字1的左邊（切記），在前一級別編號處選擇“級別1”，出現2個數字1，2個數字的中間用英文的點分開，見圖11所示。

圖11 設置二級標題的前一級別編號為級別1

點擊圖11編號格式級別3，與“03_三級標題”進行鏈接，出現所示的界面，在編號格式里面會出現三個數字1，將它們刪掉，重新選擇編號樣式。選擇圖9中的“無”下面的第1個，見圖12所示。

把光標放在中圖12所示編號格式中數字1的左邊（切記），在“前一級別編號處”選“級別2”，出現2個數字1，再把光標放到左邊那個數字1的左邊，在“前一級別編號”處選擇“級別 1”，在編號格式里面會出現三個數字 1，3個數字的中間用英文的點分開，三級標題前面存在 2個級別。

圖12 選擇三級標題的編號格式

圖13 “03_三級標題”編號設置完成

類似二級標題，將編號格式的級別 4與樣式“04_圖題”鏈接，編號格式的前一級別選擇級別1，只有這1個級別。在“在其后重新開始編號”處選擇“級別1”，在編號格式的左面增加文字“圖”，見圖14(a)所示。

圖14 “04_圖題”編號的設置

類似“04_圖題”的設置進行“05_表題”的編號設置。

圖15 “05_表題”編號的設置

這樣5個樣式的多級編號設置完成，見圖16所示，從圖中可以看出，樣式“01_一級標題”前面有數字 1，而在“02_二級標題”前面有數字1.1，在“03_三級標題”前面有數字1.1.1，在“04_圖題”前面有“圖1.1”，在“05_表題”前面有“表1.1”。

圖16 樣式的多級編號設置完成

用樣式時點擊圖16中對應的樣式不方便，可以增加工具欄，把樣式放到工具欄上。這樣直接點擊工具欄即可。

3 樣式添加到工具欄的方法

選擇 工具->自定義，出現圖 17(a)所示，點擊圖 17(a)所示的工具欄，點擊新建，出現圖 17(b)工具欄，在“工具欄可用于”處選擇“湖南科技學院理工科畢業論文樣式.doc”，這樣工具欄就加入到這個文檔，考到任何電腦上都是存在的。

圖17 新建工具欄

點擊圖 17(a)的命令，找到樣式，將所需的樣式拖入工具欄，見圖18所示。在圖18中右擊樣式的名字，可以修改樣式的名字。

圖18 樣式拖入工具欄過程圖

見圖19(a)所示，在文檔中輸入幾行字，點擊圖18中樣式工具欄中對應的樣式，會在文字的前面自動出現編號，并且字體也相應發生變化，見圖19(b)所示。從圖19(b)可以看出二級標題帶有灰色的底紋，這是因為點擊了其中一個二級標題所致，這個編號是自動產生的。

圖19 樣式測試

結 論

本文研究了word多級樣式的建立方法，并建立工具欄，把樣式拖入工具欄，這樣只需點擊工具欄上對應的樣式，就能實現多級樣式的自動編號。對于寫作有很大的幫助，可以實現自動編號，利用樣式可以批量修改字體和段落格式。

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